Тема 5. Документація, інвентаризація.Оценка и калькуляція.

Документ– латинське слово, що означає буквально: свідоцтво, доказ. У теорії й на практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована інформація в зрозумілій і доцільній для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ – письмове свідоцтво певної форми й змісту про факт здійснення операції або надає право на її здійснення.

Всі господарські операції відображаються в системі рахунків на підставі даних, що містяться в документах. Від вірогідності (достовірності) й реальності цих даних залежить якість бухгалтерського обліку.

Документація – вся маса документів, що використовується на підприємстві. Всі документи повинні складатися чітко, вчасно й обов'язково по встановленій (типовий) формі. Для всіх підприємств (крім банків) Міністерство фінансів України встановлює єдиний порядок створення, прийняття, відображення, зберігання облікових документів.

Документування – процес оформлення господарських операцій документами.

Правильному складанню й використанню документів допомагає їхнє групування по однорідних ознаках.

У документах показуються дані, які необхідні для економічної і юридичної характеристики зафіксованих у них господарських операцій, для контролю за збереженням власності, визначення господарської доцільності й ефективності здійснюваних процесів. Від якості й своєчасності складання документів значною мірою залежить і якість системи бухгалтерського обліку, а також ефективність прийняття рішень.

Всі документи для додання їм юридичної чинності й доказовості повинні мати обов'язкові реквізити (показники, дані), без яких документи вважаються недійсними.

5.2 Реквізити – показники, які характеризують операцію, це складові елементи документа. Для кожного документа є свої специфічні показники, існують і загальні, обов'язкові реквізити, без яких документ є недійсним. У відповідності зі статтею 9.3 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» до обов'язкових реквізитів документа належать:

• найменування документа (форми);

• код форми;

• найменування підприємства, від імені якого складений документ;

• дата й місце складання;

• зміст й обсяг господарської операції, одиниці виміру;

• посада, прізвища й підписи осіб, відповідальних за дозвіл і здійснення господарської операції.

• особисті підписи, печатки.

У відповідності зі статтею 9.1 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після завершення її.

5.3. Класифікація документів.

1) по призначенню:

а) розпорядницькі (наказ, розпорядження);

б) виконавчі (виправдовувальні), у яких фіксується факт здійснення операції (накладні, прибутковий касовий ордер, виписка банку);

в) документи бухгалтерського оформлення (розрахунки, довідки);

г) комбіновані, які містять розпорядження й підтверджують фактичне здійснення операції (видатковий касовий ордер, доручення);

2) по місцю складання:

а) внутрішні;

б) зовнішні;

3) по ступені узагальнення облікових даних:

а) первинні документи - оформляють саму операцію й ті зміни, які вона викликала;

б) зведені - узагальнюють дані первинних документів (товарний звіт, матеріальний звіт, звіт касира, виписка банку, авансовий звіт);

4) по техніці формування:

а) паперові носії інформації, тобто документи, складені вручну;

б) машинні носії інформації, тобто документи, складені за допомогою обчислювальної техніки;

5) по характеру операцій, що обліковуються:

а) товарні (матеріальні) - містять відомості про ТМЦ у натурально- вартісному вимірі (накладна, товарно-транспортна накладна, специфікація);

б) касові - містять дані про рух готівки в касі (прибуткові й видаткові касові ордери);

в) банківські документи (платіжні доручення, чеки, акредитиви), які використаються для безготівкових розрахунків;

г) документи по оплаті праці (табель використання робочого часу, особовий рахунок, розрахунково-платіжна відомість);

д) документи по інвентаризації (наказ, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації наявності коштів, порівнювальна відомість);

є) документи по оформленню руху основних коштів (акт приймання-передачі, акт на списання основних засобів).