Тема 6.1. Форми бухгалтерського обліку

6.1Облікові регістри: призначення, види, техніка формування

Облікові регістри – спеціальні таблиці, призначені для відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків, а також для накопичення й зберігання облікової інформації.

Записи в обліковий регістр здійснюються на підставі перевірених і оброблених документів як первинних носіїв інформації.

Порядок запису в обліковий регістр завжди хронологічний, а спосіб реєстрації заснований на подвійному записі.

Регістри бухгалтерського обліку на практиці уніфіковані, тобто виготовлені типографським способом з відповідними графами й заголовками, із вказівкою типових кореспондуючих рахунків. Відповідальність за правильність ведення регістрів обліку несуть особи, які їх склали й підписали. Ці ж особи відповідають за реальність інформації, що міститься в облікових регістрах.

За допомогою облікових регістрів вся інформація, отримана з документів, відповідним чином групується, систематизується, накопичується протягом місяця й узагальнюється за місяць. Тому облікові регістри є підставою для складання балансу та інших установлених форм звітності.

Роль і призначення облікових регістрів - одержання інформації про наявність і рух коштів підприємства, підсумків і результатів його діяльності.

Облікові регістри можна класифікувати по таких ознаках:

1) по зовнішньому вигляду:

а) книги (зброшуровані аркуші) - головна книга, касова книга;

б) картки - складського обліку ТМЦ, основних коштів, особисті картки працівників і ін.;

в) вільні аркуші - журнали, відомості й ін.;

2) по обсягу інформації, що міститься:

а) регістри синтетичного обліку;

б) регістри аналітичного обліку;

3) по характеру облікових записів:

а) хронологічні;

б) систематичні;

в) комбіновані;

4) за формою облікові регістри діляться на:

а) двосторонні;

б) односторонні;

в) табличні;

г) шахові;

д) лінійні (лінійно-позиційні);

5)за технічними засобами складання:

а) облікові регістри, складені вручну;

б) машинним шляхом, на ПК.

Регістри синтетичного й аналітичного обліку відрізняються по ступеню деталізації інформації, що міститься в них.

Хронологічні регістри – регістри, у які проводиться запис самих операцій, їхня реєстрація в хронологічному порядку в міру подання в бухгалтерію документів. Наприклад, журнал реєстрації господарських операцій, у якому відображається номер і дата документа, утримування операції, сума операції. До хронологічних регістрів можна віднести відомості відвантаження готової продукції, відомості надходження вантажів.

Систематичні регістри – регістри групування й систематизації об'єктів обліку по однорідності. Таке групування здійснюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку. Тому класичним прикладом систематичних регістрів є головна книга.

Комбіновані регістри – регістри, у яких сполучаються хронологічний і систематичний записи, тобто операції відображаються в хронологічному порядку з одночасним їхнім відображенням у системі рахунків. Наприклад, книга обліку господарських операцій (ф.№ ДО-1), журнали-ордери, машинограми. Вони найчастіше застосовуються й у них ведеться поточний облік всіх операцій і тих змін, які вони викликають.

Двосторонні облікові регістри – регістри, що складаються із двох однакових за структурою частин, але які мають різне інформаційне значення. Як бухгалтерський рахунок складається із двох сторін - дебету й кредиту, так і облікові регістри мають дебетову й кредитову сторони. Слід зазначити, що двосторонні регістри становлять основу бухгалтерського обліку. Наприклад, журнал по кредиту кожного рахунку сполучається з відомістю по дебету цього рахунку.

В однобічних регістрах представлена тільки одна структурна частина рахунку, звичайно кредитова. Кредитова частина в основному означає відпустку, видаток коштів і тому вимагає особливого контролю за ними. Це може бути один журнал-ордер без відомості до нього.

Табличні (многографні) регістри призначені для обліку однорідних доданків.

У регістрах, що мають шахову форму, здійснюється взаємозв'язок підмета й присудка. У шаховому порядку будується відомість внутрішнього переміщення ТМЦ, у якій здійснюється контроль і взаємо ув’язка суми відпущених цінностей однією матеріально відповідальною особою й отриманих (оприбуткованих) - іншою.

Лінійні облікові регістри призначені для стикування взаємозалежної інформації. До всіх облікових регістрів пред'являються наступні вимоги:

- об'єктивність і вірогідність записів;

- чіткість записів; своєчасність формування регістрів;

- регістри повинні складатися з найменшою витратою часу і коштів, у результаті чого забезпечується ефективність обліку в цілому.

Облікові регістри, оформлені за допомогою ПК, повинні мати юридичну чинність як і регістри, сформовані вручну. Вони повинні мати властивості юридичної доказовості й відповідати вимогам вірогідності. Їх обов'язково підписує бухгалтер незалежно від того, сам він працював на машині й складав обліковий регістр або це робив оператор.