Виды документов

Распорядительные – Приказ - нормативный акт, обязательный для исполнения всеми работниками. Приказами оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы учреждения, с планированием, отчетностью, финансированием и другой текущей деятельностью. Процесс подготовки приказа складывается из изучения действующего законодательства, проектирования документа, где определяют цель, сроки исполнения и исполнителей. Четко-распорядительные действия. Приказ оформляется, визируется юристом, исполнителями, финансистом. Оформляется на общем бланке. Реквизиты приказа: наименование министерства; наименование организации; название вида – ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/ издания; заголовок к тексту (о чем, например, О создании ТЦСОН); текст; подпись; визы согласования.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (вводной) и распорядительной. В первой части пишется обоснование причин, цели, задачи (например, «С целью привлечения дополнительных средств…»; «В связи с реорганизацией…»). Во второй части – текст начинается со слов «В соответствии с …»; «На основании ….»; «Во исполнении….», затем наименование вида документа, организацию-автора, полный заголовок по тексту; дата; индекс документа во исполнении которого издается приказ. В заключительной части словом ПРИКАЗЫВАЮ – оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки и заканчивается двоесловием: «Утвердить штатное расписание ТЦСОН на 2-е полугодие текущего года». После текста ниже, через 3 интервала оформляется подпись от границы левого поля, должность. Расшифровка подписи строчными буквами без скобок, пробелов между ФИО на уровне нижней строки наименование должности. Личная подпись на первом экземпляре приказа. Визы и грифы согласования оформляются до подписания приказа на лицевой стороне последнего листа ниже подписи.

Информационно-справочные документы – акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы.

Актом называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. Часто акты составляются комиссиями, или несколькими должностными лицами. Поводом для составления акты могут быть обследования, ликвидация учреждения, прием-сдача материальных ценностей, дел, инвентаризации, аварии, несчастные случаи и пр. Акт составляется на общем бланке. Текс делят на 3 части: введение, констатирующую часть и выводы. Введение во всех актах формализовано, в нем указывается основание для составления акта. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Далее с новой строки слово «Составлен», двоеточие, перечисляются фамилии членов комиссии, начиная с председателя, далее по алфавиту с указанием должности. В констатирующей части излагаются цели, задачи, проделанная работа, ее результаты. В заключительной части текста делаются выводы и даются рекомендации. После текста указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Завершают текс акта подписи всех членов комиссии, начиная с председателя с указанием обязанностей в комиссии.

Справки составляются для отражения производственной деятельности организации или подтверждения сведений о работниках. Они печатаются на трафаретных бланках с указанием наименования ведомства, учреждения, вида документа (СПРАВКА), даты, номера, адрес и телефон выдавшей справку организации.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его об имеющем факте или событии, сложившейся ситуации. Докладная записка содержит выводы и предложения составителя. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Текст состоит из 2 частей: в констатирующей излагаются факты, во второй – просьбы, предложение. Оформляются на листе бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты бланка:наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, адресат, подпись ее составителя.

Объяснительные записки бывают двух типов. Первые сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на бланке учреждения. Вторые объяснительные записки составляют по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поведения сотрудников. Текс должен быть убедительным и доказательным. Оформляются на чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов и подписываются составителем.

Делопроизводство специалиста по социальной работе складывается из:

1) нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность учреждения и специалиста;

2) годовых, помесячных, еженедельных планов работы учреждения и специалиста;

3) актов обследования;

4) личных текущих записей;

5) переписки с учреждениями и организациями, участвующими в решении проблем;

6) отчетов;

7) аналитических справок и отчетов по результатам социально-педагогической диагностики и других исследований;

8) медико-психолого-педагогических характеристик отдельных учащихся, с которыми ведется специально спланированная индивидуальная работа;

9) протоколов различных заседаний, совещаний, встреч, педсоветов и тому подобное по вопросам, относящимся к компетенции специалиста социальной работы (в копиях).

Организация работы с документами включает следующие составляющие:

регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив. При регистрации документа заносят следующие сведения: дату получения, регистрационный номер, дату документа, его номер, количество листов, приложение, вид документа, краткое содержание, автора и текст резолюции, исполнителей, дата фактического исполнения, номер дела, в которое подшит исполнительный документ. С целью своевременного выполнения заданий руководства все зарегистрированные документы подлежат контролю, который предусматривает проверку исполнения, учет, анализ, систематизацию документов.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены – имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело» и т.п. Все документы, относящиеся к одному вопросу помещают в одном деле, приложения группируют с основными документами. Документы одного календарного года группируются в отдельное дело, кроме переходящих, личных, судебных, арбитражных. Одно дело не должно превышать 250 листов, а толщина – 4 см., если толще – формируют следующий том. В соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» и на основании номенклатуры дел документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются на хранение в архив. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, выписок из протоколов (кроме развернутых) и копий.

При формировании документов в дела и сдаче на хранение соблюдаются следующие правила: дела в архив сдаются на скоросшивателях. Надписи на обложке производятся четко, светостойкими чернилами или тушью. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В начале дела подшивается внутренняя опись. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим (простым) карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации страниц запрещается. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Надписи на обложке производятся четко, светостойкими чернилами или тушью. Личные дела сдаются по сдаточной описи. Дела имеют соответствующий описи порядковый номер, который ставится в левом верхнем углу обложки. Все виды документов (дела), равно как и личные дела, поступают на хранение при наличии сдаточной описи. Понятно, что все это, кроме планов и отчетов – рабочая документация специалиста и не подлежит официальному контролю, если эти документы не будут введены в обязательный перечень документов учреждения.