2. Международная действительность документов: проблема их легализации, совершение нотариальных действий консульствами

597. – Легализация – это действие, посредством которого публичное должностное лицо удостоверяет достоверность подписи на официальном или частном документе, и качество, в котором действовало лицо, подписавшее акт, а равно, в случае необходимости, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот акт, с тем, чтобы он мог считаться достоверным везде, где будет представлен.

Эта административная по своей природе формальность обязательна для всех иностранных публичных актов (ст. 106 Основ, ст. 151 проекта Федерального закона «Об организации и деятельности нотариата в Российской Федерации»). Легализация имеет только декларативный эффект и подтверждает, что с момента его создания иностранный документ обладал качеством достоверности. Иначе говоря, акт легализации сам является не более чем средством подтверждения достоверного происхождения иностранного документа от конкретного лица (автора). Его отсутствие не отражается на действительности и достоверности самого документа. Тем не менее легализация есть формальное условие признания правопроизводящей, доказательственной и исполнительной силы документа на территории иностранного государства. Поэтому его невыполнение влечет невозможность принятия таких документов при совершении нотариальных действий.

598. – Действительной будет легализация, осуществленная должностным лицом, компетентным в соответствии с российским законодательством или международным договором РФ. Неправильная легализация имеет такой же эффект, как ее отсутствие, и ведет к отказу в принятии иностранных документов в нотариальном производстве.

Процедура легализации будет различаться в зависимости от того, идет ли речь о российских документах, представляемых за рубежом, или об иностранных актах, используемых в Российской Федерации.

А) Требования к российским документам, представляемым за границей

599. – Консульская легализация. Если международным соглашением РФ не установлено иное, российские нотариальные акты и иные официальные документы, предназначенные для использования за границей, подлежат консульской легализации. Порядок консульской легализации предусматривается Инструкцией о консульской легализации (утв. МИД СССР 6 июля 1984 г.). В настоящее время легализацию документов и актов, исходящих от организаций, учреждений и должностных лиц РФ и предназначенных для предъявления за границей, осуществляет Департамент консульской службы МИД РФ.

Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме:

1) нотариус заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;

2) Министерство юстиции РФ свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;

3) Департамент консульской службы (ДКС) МИД России, подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица;

4) консул иностранного государства, где будут использоваться документы, подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника ДКС МИД России.

Безусловно, что основной этап в процедуре консульской легализации заключается в удостоверении документов консулом иностранного государства. Именно с ним связывается признание за рубежом действительности нотариальных и иных официальных документов, происходящих из Российской Федерации. Поэтому следует исходить, прежде всего, из процедуры легализации, установленной в соответствующем консульстве иностранного государства на территории Российской Федерации. Если она не предусматривает, например, требования предварительного удостоверения подписи и печати компетентного должностного лица в ДКС МИД РФ или Минюсте РФ, то нотариусу нет необходимости подвергать обратившихся к нему лиц дополнительным расходам и временным задержкам.

Согласно сложившейся международной практике не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т. п.). Не подлежат легализации документы и акты, которые противоречат российскому законодательству и могут по своему содержанию нанести вред интересам России или содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан.

Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в ДКС МИД России одновременно с его переводом. Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в ДКС МИД России в подлинниках.

Учредительные документы российских организаций подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например, устав российского акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.

За совершение легализации в ДКС МИД России взимается государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов. Срок рассмотрения документов, представляемых на легализацию, составляет три дня.

600. – Договорной режим. Россия заключила с рядом государств мира соглашения, согласно которым официальные документы, происходящие из одного государства, принимаются на территории другого без легализации. Речь идет о следующих государствах: Азербайджан, Албания, Алжир, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Испания, Кипр, Киргизия, КНДР, Куба, Латвия, Литва, Македония, Молдавия, Монголия, Польша, Румыния, Словакия, Словения, Тунис, Хорватия, Чехия, Эстония, Югославия. Нотариальные акты и иные официальные документы, направляемые в одну из этих стран, не требуют легализации.

601. – Освобождение от легализации в соответствии с многосторонними договорами РФ. В соответствии со ст. 13 Минской конвенции о правовой помощи документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. При этом документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются на территориях других Договаривающихся Сторон доказательной силой официальных документов.

Здесь возникает вопрос, что понимать для целей Конвенции под официальными документами, так как ее текст не содержит никаких уточнений на этот счет. Полагаем, что при толковании данного термина следует исходить из его общепринятого в международном обороте значения*.

* Статья 1 Гаагской конвенции 1961 г.; ст. 1 Брюссельской конвенции об отмене легализации документов в отношениях между государствами – членами ЕС от 25 мая 1987 г.

В отношении таких документов может быть потребован их нотариально заверенный перевод. Однако с учетом того, что стороны Минской конвенции 1993 г. в своих отношениях могут пользоваться также русским языком (ст. 17), полагаем, что при отсутствии возражений в государстве, где планируется использовать российский нотариальный акт, последний может представляться на русском языке*.

* И наоборот, нотариальные и иные официальные документы, происходящие из стран – участниц Минской конвенции, могут представляться в Российской Федерации на русском языке.

602. – Гаагская конвенция 1961 г.* по праву считается универсальным международным соглашением, заменяющим требованием консульской легализации иностранных официальных документов, представляемых на территории Договаривающихся Государств, на проставление апостиля. Согласно ст. 1 Конвенции официальными являются следующие виды документов:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

* См. информацию о ратификациях и сделанных назначениях на официальном сайте Гаагской конференции http://www.hcch.net

В то же время положения Гаагской конвенции 1961 г. не распространяется на:

1) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

2) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Апостиль – это специальный штамп, проставляемый на указанных выше документах в соответствии с образцом, прилагаемым к Конвенции. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (ст. 5).

603. – Органы, компетентные на проставление апостиля. Каждое государство – участник Гаагской конвенции назначает органы, компетентные на проставление апостиля (ст. 6). В Российской Федерации апостиль проставляют*:

• Министерство юстиции РФ – на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных Министерству;

• органы юстиции администраций субъектов РФ – на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах Федерации;

• органы загсов администраций субъектов Российской Федерации – на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов загсов;

• отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов РФ – на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;

• архивные органы субъектов Российской Федерации – на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;

• Управление делами Генеральной прокуратуры РФ – на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

* Приводится согласно ноте МИД РФ от 14 апреля 1992 г.. переданной официальному депозитарию Конвенции (МИД Нидерландов).

Таким образом, компетенция названных органов по проставлению апостиля имеет определенные территориальные пределы. Их должностные лица могут выполнять данную формальность только в отношении официальных документов, происходящих от организаций, учреждений и должностных лиц, находящихся в рамках их территориальной компетенции. Однако в интересах граждан и во избежание пересылки документов из одного региона в другой возможно проставление апостиля на копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения органа, проставляющего апостиль*.

* См. п. 8 письма Министерства юстиции РФ от 7 августа 1992 г. № 7-2/99 «О некоторых вопросах проставления апостиля».

604. – Гаагская конвенция 1961 г. не препятствует применению других международных соглашений, которые устанавливают еще более либеральный режим. Проставление апостиля не требуется, «если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации». Так, соблюдение данной формальности не требуется, если Российская Федерация и государство, где представляется российский официальный документ, являются участниками двустороннего (см. список выше, № 600) или многостороннего (Минская конвенция 1993 г.) соглашения, освобождающего их от каких-либо удостоверительных процедур.

В то же время если международным договором РФ с иностранным государством, также являющимся участником Гаагской конвенции 1961 г., установлены более жесткие правила (требование консульской легализации), то применяется более либеральный режим Конвенции 1961 г. (ст. 8).

Например, в соответствии с Договором между СССР и Грецией о правовой помощи по гражданским и уголовным делам от 21 мая 1981 г., освобождаются от легализации лишь официальные документы, выданные или направляемые в связи с оказанием правовой помощи компетентными учреждениями Договаривающихся Сторон (ст. 15). Остальные документы подлежат консульской легализации. Аналогичное положение содержится в Договоре СССР с Финляндией о правовой помощи от 11 августа 1978 г. (ст. 11). Однако данное правило не может применяться, так как Россия и названные государства являются участниками Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, которая будет иметь приоритет по сравнению с двусторонним договором.

Б) Оформление иностранных документов, представляемых в России

605. – Консульская легализация. Документы, происходящие из-за границы и предназначенные для использования в России, должны быть легализованы российским консулом на территории соответствующего иностранного государства (см. Инструкцию о консульской легализации, утв. МИД СССР 6 июля 1984 г.; см. также № 599). При этом консул принимает к легализации документы и акты, удостоверенные властями консульского округа или исходящие от этих властей, образцы подписей и печатей должностных лиц которых он имеет. Таким образом, документ должен быть предварительно удостоверен компетентным органом иностранного государства (МИД, Минюст или др.) и только затем передается на легализацию консулу РФ.

Кроме того, официальный документ иностранного происхождения может быть легализован в России консулом государства, где он был совершен. Такие документы также подлежат дополнительному удостоверению в ДКС МИД РФ.

606. – Договорной режим. Не требуется легализации в отношении иностранных официальных документов, происходящих из государств, с которыми Россия заключила соответствующие двусторонние соглашения (см. № 600), или из стран – участниц Минской конвенции 1993 г. (см. № 601) или Гаагской конвенции 1961 г. (см. № 602). В последнем случае легализация официальных иностранных документов осуществляется путем проставления компетентными органами иностранного государства специального штампа – апостиля.

607. – Язык нотариальных актов. Тексты нотариальных актов и удостоверительных надписей совершаются российским нотариусом на русском языке или языке республики, автономной области или автономного округа (ст. 10 Основ). Данное правило является императивным и не изменяется положением о возможности совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств (ст. 104 Основ)*. Эта норма означает лишь использование надписей и указание реквизитов на документах согласно иностранному законодательству и не затрагивает обязательных для российского нотариального процесса требований о языке. Как правило, обязательным этапом, обеспечивающим действие российских нотариальных актов за границей, является их перевод при легализации**.

* Contra: Зайцева Т.И., Галеева РФ., Яркое В.В. Настольная книга нотариуса. Т. 2. С. 364—365 (автор главы – Р.Ф. Галеева).

** За исключением случаев, когда международный договор РФ допускает представление документов в иностранном государстве непосредственно на русском языке. См.. например: Минская конвенция 1993 г. (ст. 17).

За рубежом существует обратная практика: немецкие, бельгийские, нидерландские, швейцарские нотариусы, английские солиситоры (solicitors) могут изготавливать нотариальные документы и совершать удостоверительные надписи на иных, чем национальный, языках. Это ставит российский нотариат в более неудобное положение с точки зрения конкуренции. В международном плане представляется совершенно неоправданным запрет на совершение нотариальных актов на иностранном языке, когда он является родным для одной или нескольких сторон, обратившихся к нотариусу. Естественно это предполагает знание самим нотариусом соответствующего иностранного языка. В сравнении с уже сложившейся вне России нотариальной практикой желательно законодательное закрепление возможности составления хотя бы некоторых договоров, удостоверяемых нотариусом, на двух языках – русском и иностранном.

Программа курса «Нотариальное право России»

ЧАСТЬ I. ОБЩАЯ ЧАСТЬ НОТАРИАЛЬНОГО ПРАВА

Раздел I. Общие положения нотариального права

Глава 1. Понятие о нотариате и организации нотариального дела

Понятие о нотариате и органах, совершающих нотариальные действия.

Нотариус как юридическая профессия. Закон 25 вантоза XI года и современный нотариат.

История развития нотариата. Нотариат в России до реформ Александра II. Нотариат России в период 1866—1917 годов. Советский период развития нотариата. Реформа нотариата в 1993 году. Нотариат в современный период.

Место нотариата в правовой системе России. Нотариат и правосудие. Нотариат и регистрационная деятельность. Нотариат как орган бесспорной гражданской юрисдикции.

Нотариат и другие формы юридической помощи. Сходство и отличия институтов нотариата и адвокатуры.