Тема 11. Ділові прийоми

11.1 Загальні вимоги до проведення ділових прийомів

Ділові питання вирішуються не тільки за столом переговорів, але і під час прийомів, які є н айпоширенішою формою ділового протоколу. 

Прийоми – зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні страви і створюють умови для спілкування, знайомства, ритуальних процесів та церемоній, відпочинку.

Влаштовуються прийоми у зв’язку із завершенням переговорів, річницею якої-небудь видатної події, на честь прибулої на фірму делегації чи висо­кого гостя, а також у заплановано­му порядку. Прийоми мають діло­вий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, зондування ґрунту для угод, які можуть бути укладені за столом переговорів, для презентації своєї продукції, рек­лами тощо. На прийомах відбувається активний обмін думками, інформацією, зав’язуються дружні стосунки, які є дуже важливими в ділових стосунках. Прийоми – це інструмент ділових стосунків. 

Питання підготовки та проведення ділових прийомів вимагає  завчасної і ретельної підготовки. Сторона (особа), що проводить прийом, заздалегідь повинна виконати відповідну підготовчу роботу:

• визначити вид прийому;

• скласти список запрошених осіб;

• підготувати і завчасно розіслати запрошення;

• підготувати приміщення;

• скласти, якщо необхідно, план розміщення гостей;

• визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок обслугову­вання гостей;

• підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

• скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов’язки між тими, хто готує прийом.

Запрошення гостей

Після вибору виду прийо­му складається список запроше­них. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не опинилися особи, які ворожо ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних політичних поглядів. 

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв’язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім’я, прізвище та посада запрошених були впи­сані від руки або набрані на комп’ютері. 

При проведенні прийомів з накритими столами у запрошенні міститься прохан­ня дати відповідь. Одержав­ши таке запрошення, необхідно підтвердити свій прихід письмово чи телефоном. 

Не заведено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обов’язково попереджають організаторів заходу. 

Якщо прийом влаштовують на честь важливої персони, то запрошення їй надси­лається лише після одержання від неї усної згоди. 

Запрошення звичайно розсилають за один-два тижні до дня прийому. Якщо зап­рошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце в запрошенні завж­ди ставлять ім’я чоловіка. Коли жінку запрошують як офіційну особу або з огляду на її становище у суспільстві, то запрошення оформляються персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу та становища. 

Запрошення може надсилатися із зазначенням бажаної кількості гостей. У тако­му випадку у відповідь надсилається список осіб, які будуть присутні на прийомі. Якщо з яких-небудь причин відповідь не може бути позитивною, то від запрошення слід відмовитися. Причиною відмови при наявності згоди можуть бути лише форс-мажорні обставини. 

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені – лише посадові особи. Чоловік має бути присутній на офіційному прийомі без дружини, а запрошені жінки – з огляду на соціальне становище жінки – без чоловіка.

Зустріч гостей

Характер зустрічі гостей залежить від місця, де проводиться прийом. При підготовці до зустрічі потрібно враховувати шляхи під’їзду, паркування і виїзду автомобілів, прикриття при виході з машини у негоду. 

Одягнуті по формі, що відповідає заходу, представники господарів зустрічають гостей при вході, направляють їх до гардеробу і пояснюють як пройти до аванзали, де їх зустрічають господар (господарі), господиня, почесний гість з дружиною. Поблизу знаходяться розпорядник чи організатор прийому. 

Першою на прийомах вітається дружина гостя з господарем, потім з господинею, а чоловік (гість) – спочатку з господинею, а потім – з господарем. Після вітань з господарями гість робить загальний уклін всім присутнім і підходить до своїх близьких знайомих, яких вітає особисто. Потрібно переговорити зі всіма знайомими, з ким не буде змоги спілкуватись за столом у банкетній залі.

Основні поняття і ключові слова: ділові прийоми, вимоги до ділових прийомів, запрошення гостей, зустріч гостей.