Анықтама

Анықтама –мазмұны белгілі бір фактіні немесе оқиғаны дәлелдейтін, растайтын ісқағазының бір түрі.

Анықтаманың құқықтық дәрежесі жоғары, заңдық күшке ие. Себебі біздің жеке басымызды куәландыратын құжатымызды жоғалтып алған жағдайда, оның орнын уақытша анықтама ауыстыра алады. Сондай-ақ, перзентханаларда сәбидің өмірге жаңа келгендігін растау үшін де анықтамалар беріледі.

Анықтаманың түрлері:

1. Жеке адамға қатысты анықтама.

2. Қызметтіканықтама.

1. Жеке адамға қатысты анықтама

Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы: тегі, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек өтілі, атқаратын қызметі, мамандығы, білімі туралы мәлімет, т.б.

Анықтамада берілген мәлімет әр кез мұқият тексерілуі қажет.

Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері немесе ұйым жетекшісі, өкілдік берген хатшы айналысады.

Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай, әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі. Мысалы, “422/2”.

Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатын болса, ол жеке іс бумасына немесе қызметкердің жеке ісіне тігіледі.

Анықтама А5 форматты параққа дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады.

Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттілігінің шеңберінде ғана анықтама беруге және оны растап қол қоюға құқы бар.

Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады.

Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері, белгілі бір мекемеде жұмыс істейтіндігі туралы мәліметті кадр бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды.

Кез келген анықтаманың тіркелген нөмірі, жауапты адамның қолы, мекеме мөрі болғанда ғана заңды күші бар.

Құрылымы:

1. Құжат атауы.

2. Берілген күні, айы, жылы; нөмірі; орны.

3. Негізгі мәтін.

4. Анықтаманың қай ұйымға арналып берілгендігі туралы мәлімет.

5. Анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет.

6. Анықтама мәтінінде жазылған мәліметтің растығына жауапты ұйым жетекшісінің лауазымы; аты-жөні, қолы.

7. Анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі.

1. Құжат атауы. Құжат атауы үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады. Мысалы:

Анықтама

2. Берілген күні, айы, жылы; нөмірі; қала атауы. Мысалы,

10 қаңтар, 2010 жыл №115 Алматы қаласы

3. Негізгі мәтін. Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы,

“Осы анықтама Бияров Бердібекке оның Абай атындағы Қазақ ұлттық педагогикалық университеті Қазақ филологиясы факультеті күндізгі бөлімінің 3 курсында оқитынын растайды”.

4. Анықтаманың қай ұйымға арналып берілгені туралы мәлімет. Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы:

“Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық әскери комиссариатқа көрсету үшін берілді”.

5. Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет. Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы:

“Анықтама 2010 жылдың 31 желтоқсанына дейін жарамды”.

Немесе:

“Анықтама берілген күннен бастап 6 айға дейін жарамды”.

(Кейбір өзгермейтін фактілер жазылатын немесе болған оқиғаның датасы көрсетілетін анықтамалардың жарамдылық мерзімін көрсету міндетті емес. Мысалы, полицияда болғандығы туралы немесе белгілі бір құжатты, затты өткізгендігі туралы).

6. Анықтама беруші адамның қолы. Бұл мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см-дей орын қалдырылып барып жазылады. Анықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және аты-жөні жазылады. Мысалы,

Қазақ филологиясы

факультетінің деканы _______________ Т. Сағымбеков

(қолы)

Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады.

Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекшісі қол қояды.