2. Қызметтік анықтама

Қызметтік анықтамалар бекітілген комиссия мүшелері жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады:

• Белгілі бір мекемедегі материалдардың болуы туралы анықтама.

• ЖОО ішкі бақылау комиссиясының анықтамасы.

• Белгілі бір мекемелердегі, ұйымдардағы немесе олардың бөлімшелеріндегі жұмыс түрлерін тексеріп қорытындылау, бағалау мақсатында да жазылған анықтама т.б.

Осындай анықтамалар арқылы белгілі бір өкілдігі бар адамдар тобы тексерілген істер бойынша (мысалы оқу орнының оқу-тәрбие жұмысын тексеру, өндіріс орындарының міндеттемелерін орындау жөніндегі іс-шараларын тексеру т.б.) өз пікірлері мен қорытындысын жоғарғы ұйымға, басшыларға жеткізеді.

Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар рет-ретімен жүйелі түрде жазылуға тиіс.

Жеке адамға қатысты анықтама мен қызметтіканықтамалардың айырмашылықтары:

• қызметтік анықтамада адресат деректемесі рәсімделеді,

• жеке анықтамада адресат рәсімделмейді.

Жеке іс парағы

Кадр есебі жөніндегі жеке іс парағы дегеніміз – белгілі бір тұлға туралы толық мәлімет беретін, арнайы бланкіге толтырылатын іс қағаздарының бір түрі.

Кадр есебі жөніндегі жеке іс парағы – жұмысқа қабылдану, магистратураға тапсырған кезде, кандидаттық және докторлық диссертация қорғайтын кезде, сайланбалы органдарға сайлану кезінде, сондай-ақ ұйымдар, мекемелер талап еткен жағдайларда толтырылатын арнаулы бланк түріндегі ресми құжат.

Жеке іс парағын толтыру кезінде қажет болатын құжаттар:

• Жеке куәлік,

• СТТН (салық төлеушінің тіркеу нөмірі),

• ӘЖК (әлеуметтік жеке коды),

• Диплом (нөмірі),

• Еңбек кітапшасы,

• Әскери билеті.

Жеке іс парағы – визит карточкасы, өмірбаян, түйіндемеде берілетін мәліметтемен дәлме-дәл сәйкес жазылуы керек. Жеке іс парағында адамның білімі, кәсібі мен мамандығы, отбасы жағдайы, қоғамдық қызметі мен еңбек жолы толық көрсетіледі.

Жеке іс парағының ерекшелігі:

1) жеке адам туралы толық мәлімет береді;

2) арнайы бланкіде толтырылады;

Қорыта айтқанда жеке адам туралы нақты және толық мәлімет беріледі.

Құрылымы:

1. Аты-жөні

2. Жынысы

3. Туған күні, айы, жылы

4. Туған жері (ауыл, аудан, қала, облыс, республика)

5. Ұлты, азаматтығы

6. Білімі

7. СТТН (РНН)

8. ӘЖК (СИК)

9. Жеке куәлік нөмірі

10. Мекенжайы

11. Телефоны

12. Оқу орнының атауы, орналасқан жері. Түскен жылы. Бітірген немесе шыққан жылы. Бітірмесе, қай курстан кетті. Қандай мамандық бойынша білім алды. Оқу орнын бітірген соң кім болып шықты, диплом не куәлік нөмірі

13. Қандай шетел тілдерін және ТМД халықтарының тілдерін білесіз (қандай дәрежеде)

14. Ғылыми дәрежесі, ғылыми атағы

15. Ғылыми еңбектері және жаңалықтары (өнертабыстары)

16. Еңбек жолы (келген уақыты. Кеткен уақыты. Күні, айы және жылы. Қызметі, мекеме, ұйым, кәсіпорын, министрлік). Мекеме, ұйым, кәсіпорынның тұрған жері

17. Сайланбалы орындарға қатысуы (Сайланбалы органнның тұрған жері. Сайланбалы органның атауы. Кім болып сайланған. Сайланған жылы. Шығарылған жылы).

18. Мемлекеттік марапаттары

19. Әскери қызметке қатысы, әскери атағы (Құрамы. Әскер түрі)

20. Жеке іс парағын толтырған кездегі отбасы жағдайы (Отбасы мүшелерінің туған күні, айы, жылы)

21.Толтырылған мезгілі

22. Қолы

Бұл мәліметтерді төмендегідей тәртіпте толтыруға болады.

1. Тегі, аты, әкесінің аты: қысқартусыз толық жазылады.

Мысалы, Жаңабаева Бөлекбайқызы Балауса.

2. Жынысы: ер немесе әйел деп көрсетіледі.

3. Туған күні, айы және жылы: ай аты толық көрсетіледі.

Мысалы, 24 қазан 1980 жыл.

4. Туған жері: құжатта көрсетілген мәліметпен бірдей, сол кездегі ресми атауы өзгеріссіз көрсетіледі.

Мысалы, Талдықорған облысы, Ақсу ауданы, Қызылтаң ауылы.

5. Ұлты: жеке куәлікте, төлқұжатта көрсетілген мәліметпен сәйкес жазылады.

Мысалы, қазақ.

6. Білімі: Тек орта мектепті бітірген болса, орта, техникум, училище, колледж бітірген болса арнаулы орта, инситут, университет бітірген болса жоғары деп көрсетіледі. Бітірген мектеп, арнаулы немесе жоғары оқу орны және оның тұрған жері туралы мәлімет толтырылған кезде қазіргі атауы емес, сіз бітірген кездегі ресми атауы жазылады.

Мысалы, сіз Қазақ ұлттық университетін 1986 жылы бітірген болсаңыз, С.М. Киров атындағы Қазақ мемлекеттік университеті, Алматы қаласы деп сол кездегі атауын көрсетіңіз. Қандай мамандық бойынша білім алғаны диплом немесе куәлік нөмірі құжатқа сәйкес көрсетілуі тиіс.

Мысалы, филолог, қазақ тілі мен әдебиетінің оқытушысы, диплом МВ №114366.

7. Тіл білу дәрежесі: бұл пунктте алдымен ана тілі, содан кейін барып меңгерген қосымша тілдері туралы мәлімет жазылады.

Мысалы, ана тілім – қазақ тілі, орыс тілінде еркін сөйлеймін, неміс тілінде оқып, түсінісе алу деңгейінде білемін немесе қазақ және орыс тілдерін жетік білемін, ағылшын тілін ауызекі сөйлеу деңгейінде меңгергенмін.

8. Ғылыми дәрежеңіз, атағыңыз: ресми атауын жазасыз.

Мысалы, филология ғылымдарының кандидаты, доцент.

9. Ғылыми еңбектеріңіз бен жаңалықтарыңыз: бұл пунктте техника, өнер т.б. салада ашқан жаңалығыңыз немесе қомақты еңбегіңіз жазылады.

Мысалы, 2002 жылы «Рауан» баспасынан шыққан «Қазақша-орысша сөздіктің» авторымын. Көлемі 10 баспа табақ.

10. Еңбек жолы тармағында: жоғары және арнаулы оқу орындарында оқыған жылдары, Қарулы күштер қатарында болған жылдары және негізгі жұмысы мен қосымша істеген жұмыстары көрсетіледі. Оқу орнын көрсеткен кезде түскен бітірген уақыты, қарулы күштер қатарында болған уақыты толық және жұмысқа орналасқан уақыты мен одан шыққан немесе басқа жұмысқа ауысқан уақытыңыз күні, айы және жылы жазылады. Мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындар, жоғары және арнаулы оқу орындары, сол кезде қалай аталса сол атауы жазылады. Әскери қызметі мен атағы, әскери округ сол кезде қалай аталса сол бойынша жазылады.

Мысалы,