Ресми хат

Белгілі бір мекеменің атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелердің жазбаша хабарлануы.

Ресми хат-хабар жазысу” термині – ресми тұлғамен бағытталатын хат немесе хат-хабар алмасудың кез-келген түрін қамтиды.

Барлық ресми хат-хабар жазысу алуандығын негізгі екі түрге бөлуге болады:

а) әртүрлі елдердің мемлекеттік ұйымдары, шет елдік өкілдіктер және лауазымды тұлғалар арасындағы (ноталар, меморандумдар, жадынамалық жазбалар). Хат-хабардың бұл түрі негізінен дипломатиялық тәжірибеде қолданылады;

ә) көбінесе жартылай ресми сипаттағы және фирмалар, ұйымдар арасында іскерлік байланыстар ұйымдастыруда кең қолданылатын іскерлік (коммерциялық) хаттар.

Ресми хат-хабар дайындаудағы жалпы ережелер

Ресми хат-хабар жазысу стилі тіл және әртүрлі елдер дәстүрлеріне қарай өзгеруі мүмкін, бірақ ол халықаралық тәжірибеге және шарттылықтармен анықталатын бірқатар жалпы ережелерге бағынады.

Ресми хат-хабар жазысуға жіберуші және хат алушы арасында дәрежелер арақатынасын сақтай отырып, хат алушыға құрмет белгілерін көрсету мақсатында қойылатын протоколдық талаптар, сонымен бірге, теңдік, сыйластық және өзара сыпайылық қағидаттарына негізделеді.

Вербальді нота немесе коммерциялық хат болсын, кез-келген құжат бірнеше міндетті бөліктерден тұрады:

Қаратпа сөз – хат алушының ресми және құрметті атағы көрсетіледі, мысалы : Сэр , құрметті елші мырза, т.б.

Қошемет – бұл хаттың соңында ілтипаттылық білдіру. Бұл хат-хабар жазысу сипатына тәуелді, мысалы : Зор құрметпен, шын ниетпен, т.б.

Қол қою – қол қою осы құжатты күәландырады. Қол қоюға өкілетті тұлға тегі әдетте құжат соңында басылады.

Мерзім – айы, күні, жылы және хаттың жазылу орны көрсетілуі керек. Бұл мәліметтер қысқартылған түрде жазылмауы керек.

Мекен-жай – толық тегі, лауазымы және мекен-жай құжаттың бірінші бетінде, оның сипатына қарай төменде немесе жоғарыда орналастырылады.

Сонымен қатар, ресми және іскер хат-хабарларды ресімдеу кезінде келесі жалпыға танымал ережелерді ұстану қажет:

1. Халықаралық тәжірибеде ұзақ мәтінді хаттар жазу қабылданбайды, бірақ егер хат бір беттен көбірек болса, онда соңында “жалғасы бар” (“continued over”) сөз тіркесі жазылады.

2. Бірінші бетті қоспағанда, әрбір бет араб цифрларымен нөмірленеді.

3. Қызметтік хаттар техникалық құрал арқылы басылады: сол жағы – 3 см; оң жағы – 1,5 см; жоғарғы жағы – 2 см;    төменгі жағы – 2 см.

4. Мәтінде түзетулер, тазартуларға рұқсат етілмейді.

5. Конверттер тиісті көлемге сай болу керек. Қаралы конверттерді (ішінде қара астары бар) тек тиісті жағдайда қолдану керек.

6. Хат мәтіні ішке қаратылып бүктеледі. Маңызды іскер хаттарды бүктемей-ақ, үлкен тығыз конверттермен жіберу керек.

7. Егер сіздер құттықтау ашық хаттарын жіберсеңіз, жалғыз қол қою тек ресми құттықтауларда рұқсат етіледі. Жеке ашық хатта ең аз дегенде бірнеше жол қамтылуы тиіс.

8. Телеграфты сауалға 3 күн ішінде жауап беру қажет. Хат үшін – 10 күн. Егер сауалды терең талдауды талап етсе, онда 3 күн ішінде хаттың есепке алынғанын хабарлап, 30 күн ішінде ақырғы жауап беруге болады.