4. Контроль в системе управления организацией торговли
Контроль является одной из основных функций менеджмента, которая служит для обеспечения и выполнения организацией намеченного плана действий. В организациях всегда ведется контроль, если они привержены концепции роста. В основе контроля лежат измерения. Они зависят от точной информации о достигнутом. Эта информация сравнивается с тем, что должно было быть достигнуто, и с тем, что было достигнуто фактически. Но это только отправная точка. Хорошо поставленный контроль включает также ответственность и указывает способ действия по преодолению недостатков.
Контроль должен осуществляться как непрерывный процесс.
Контроль состоит из четырех основных этапов:
1) установление стандартов деятельности организации, подлежащих впоследствии контролю;
2) регулярное измерение и анализ результатов деятельности организации;
3) сравнение реальных достижений с запланированными заданиями;
4) корректировка хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии с выводами и принятыми решениями.
Следует обратить внимание, что контроль — это не только средство обеспечения порядка деятельности. Контроль должен служить количественным и качественным параметром деятельности.
Контроль в системе управления решает несколько задач.
Эти задачи следующие:
а) заранее обнаружить внутренние недостатки в организации всех процессов и определить границы влияния внешней среды;
б) избежать небольших отклонений и больших ошибок;
в) вести сравнительный анализ эффективности деятельности организации с другими организациями.
Для того чтобы осуществлять эффективный контроль, необходимо предпринять пять шагов по разрешению проблемы:
1) решить, что именно необходимо контролировать;
2) решить, каким способом будут измеряться и проверяться рабочие показатели;
3) использовать анализ соотношений, чтобы проводить сравнения и выявлять отклонения и возникшие проблемы;
4) установить систему контроля;
5) управлять по принципу исключения.
Система контроля должна быть всеохватывающей, иметь четкую стратегическую направленность, отражать общие приоритеты развития организации. Таким образом, контроль становится не только неотъемлемым элементом процесса планирования, но и эффективным элементом в системе управления.
Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам, но без жесткой к ним привязки. Поскольку все вокруг стремительно меняется, система контроля должна к этим изменениям своевременно приспосабливаться, а поэтому отличаться гибкостью, иначе контроль будет вечно «опаздывать», что сделает невозможным использование его результатов на практике.
Составные элементы любой системы управления включают:
перечень параметров, подлежащих контролю, источники информации;
механизм сбора информации и отслеживания;
службу обработки, анализа и обобщения сведений;
систему корректировки ранее принятых решений.
Эти элементы поочередно действуют на соответствующих этапах контроля (рис)
Рис. Функциональная схема контроля
На первом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, например, нормативы расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ; нормы денежных затрат; показатели эффективности; различного рода финансовые нормативы; нормы информированности; программные нормативы — сроки выполнения или продолжительности тех или иных работ и т. д.
На втором этапе контроля создается модель организации, в которой отражаются потоки ресурсов и информация, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места, где контроль осуществляется, так называемые «точки контроля».
На третьем этапе контроля осуществляется операция идентификации реально достигнутых результатов с существующими нормативами и стандартами.
Четвертый этап контроля есть целиком этап корректировки деятельности организации — пересмотр планов, перераспределение заданий, модификация целей, совершенствование технологии и процесса управления.