37. Характеристика форм первинного обліку і строгої звітності

1. Анкета для громадянина України, який прибув до готелю (форма N 1-Г) Заповнюється громадянином, який прибув у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертається власнику. Для збереження анкет і роботи з ними в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки: в першій зберігаються анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - зберігаються протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, після цього анкети передаються до архіву і зберігаються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети у картотеках розставляються в алфавітному порядку.

2. Реєстраційна картка (форма N 2-Г)

Заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 6-Г) знищуються за актом.

.3. Візитна картка гостя на право проживання у готелі (форма N 3-Г)

Візитна картка надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що знаходяться у

готелі. На числовій сітці візитної картки гостя відмічається період оплати, продовження терміну проживання. Візитна картка заповнюється портьє (адміністратором) на підставі анкети (форма N 1-Г) чи реєстраційної картки (форма N 2-Г).

4. Рахунок (форма N 4-Г)

Рахунок виписується у трьох примірниках (у разі автоматизованої обробки даних - у двох примірниках): перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий

примірник - разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії, третій примірник - залишається у касира (касира-оператора) і зберігається до виїзду особи із готелю. Рахунок заповнюється при оформленні сплати за бронювання, проживання, а також додаткові послуги, що вказані у рахунку. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом,

копійки - цифрами. Рахунок є бланком суворої звітності.

5. Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма N 5-Г)

Застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у номерах готелю. Журнал заповнюється із зворотом без титульного заголовку. Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором) на підставі анкет (Форма N 1-Г).

.6. Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма N 6-Г)

Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі реєстраційних карток (форма N 2-Г), паспортів та віз. Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором).

7. Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма N 7-Г)Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель на бронювання номерів (місць).Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється гербовою печаткою.

8. Касовий звіт (форма N 9-Г)

Складається у двох примірниках касиром (оператором), який виконує розрахунки з громадянами, які проживають у готелі. Перший примірник разом з рахунком (форма N 4-Г) або контрольною касовою

стрічкою (при механізованому розрахунку) щоденно здається до бухгалтерії, другий - зберігається у підзвітної особи. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом,

копійки - цифрами. Працівник бухгалтерії звіряє форму N 9-Г з формою N 4-Г. Касовий звіт є бланком суворої звітності.

9. Відомість обліку руху номерів та місць у готелі станом на 9.00 (форма N 11-Г)

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах, форма N 11-Г заповнюється черговим портьє (адміністратором) щоденно станом на 9.00.

10. Журнал оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі (форма N 12-Г)

Заповнюється черговим по поверху.