Раздел 4. Структура, коммуникации и культура организации

Глава 1. Организационная структура и ее эффективность

1. Понятие и принципы построения оргструктур

Структурный подход к организации позволяет упорядо­чить задачи, распределить роли, полномочия и ответственность. Структурированность является свойством любой системы. Элемен­ты системы образуют целое благодаря связям. Структура есть ре­зультат процесса организации, итог движения, упорядочение эле­ментов конкретной системы. Структура и система тесно связаны, но отождествлять их нельзя. Структура характеризует конкретную систему со стороны ее строения, пространственно-временного рас­положения частей, устойчивых взаимосвязей между ее элементами. Благодаря структуре система воспроизводит себя. Вне систем струк­тур не существует. Поэтому часто в разговорной речи можно услы­шать: коммерческая структура, торговая структура; подразумевается при этом предприятие, организация.

Под структурой системы обычно понимают организацию связей и отношений между подсистемами и элементами системы, а также состав этих подсистем и элементов, каждому из которых соответству­ет определенная функция. Свойства структуры организации во многом определяют ее поведение. Главной характеристикой качества струк­туры любой экономической системы является сбалансированность, пропорциональность ее частей (подсистем). Итак, структура орга­низации — это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Структура лю­бой организации состоит из функциональных единиц: управлений, отделов, секторов и т.д.

В теории организации и теории управления чаще используется поня­тие организационной структуры управления (ОСУ). Организационная структура управления строится с учетом требований наиболее эффек­тивного управления системой. ОСУ фирмы (компании) направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, распределение между ними прав и ответственно­сти. Наилучшая структура — структура, позволяющая взаимодейство­вать с внешней средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия своих сотрудников на дос­тижение целей. Организационная структура постоянно видоизменя­ется, совершенствуется в соответствии с меняющимися условиями функционирования системы.

Организационная структура управления — одно из ключевых по­нятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, распре­делением полномочий между менеджерами. В рамках организацион­ной структуры управления протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации, ресурсов, идей, принятие управ­ленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней. В литературе по менеджменту приводится множество трактовок ОСУ, которые отражают сложность и многозначность этой категории.

Организационная структура управления (ОСУ) — это упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

В саморазвивающихся системах структура непрерывно меняется. В период процесса организации структура упорядочивается, усложня­ется, включаются новые связи, оптимизируется пространственное рас­положение элементов, развиваются групповые связи. В период процесса дезорганизации связи нарушаются, ослабевают, целостность системы нарушается.

Многозначность понятия ОСУ позволяет использовать его не только применительно к организации как целому. В любой организа­ции могут быть выделены несколько структур в зависимости от того, о связях какого типа идет речь: связи между основными элементами, че­рез которые проходят финансовые потоки, дадут нам финансовую струк­туру; связи между функциональными штабами — функциональную; можно говорить о структуре кадров, производства и т.д.

Ключевыми понятиями ОСУ являются: элементы, свя­зи, уровни и полномочия, а также принципы формирования структур.

Элементы. Элементами являются как отдельные работники (ру­ководители, специалисты, служащие, выполняющие определенную функцию управления), так и органы управления — отделы и службы, выполняющие определенные функциональные обязанности. В рам­ках структуры протекает управленческий процесс, между участника­ми которого разделены функции и задачи управления. С этих пози­ций ОСУ — форма разделения и кооперации управленческой деятель­ности, направленной на достижение цели.

Связи. Отношения между элементами поддерживаются с помо­щью связей. В любой организационной структуре работают горизон­тальные и вертикальные связи. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми, вторые — это связи подчинения (власт­ные отношения внутри организации), необходимость в них возникает при наличии различных уровней управления, на каждом из которых — свои цели. При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления и нижние (руководство организации в целом — менедже­ры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях формируется средний слой, который, в свою очередь, может состоять из нескольких ступеней.

Принципы формирования организационной структуры. Понятие организационной структуры тесно связано с такими понятиями, как соотношение ответственности и полномочий, централизация и децен­трализация, ответственность и контроль, нормы управляемости, орга­низационная политика фирмы, модели и проектирование организаци­онных структур. Организационная структура управления опирается на основные принципы управления:

• принцип иерархичности уровней управления — каждый нижестоя­щий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

• принцип целеполагания — ОСУ должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству товаров или услуг;

• принцип соответствия — в ОСУ должен реализовываться прин­цип соответствия полномочий и ответственности работников, с одной стороны, и квалификации и уровня культуры — с дру­гой (именно с помощью ОСУ реализуется система ответственно­сти и полномочий);

• принцип разделения труда — ОСУ должна обеспечить оптималь­ное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий;

• принцип ограничения полномочий — полномочия руководителей ог­раничиваются миссией и целями организации, факторами внеш­ней среды, уровнем культуры, традициями и нормами;

• принцип адаптации — ОСУ должна быть достаточно гибкой и реаги­ровать на внешние и внутренние изменения; ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде организации.

Итак, с помощью ОСУ решаются наиболее значимые задачи управления: ОСУ обеспечивает координацию всех функций менедж­мента; ОСУ определяет права и обязанности исполнителей; качество ОСУ предопределяет ее способность к выживанию и процветанию; ОСУ определяет поведение сотрудников и стиль управления.

В структуре управления организации различаются линейные и функ­циональные связи. Первые — связи отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движение информации между линейными руководителями, т.е. между лицами или струк­турными подразделениями, отвечающими за деятельность органи­зации. Функциональные связи сопряжены с теми или иными функ­циями менеджмента: планирование, финансирование, производство, маркетинг и др.

Не может быть двух одинаковых структур, так как совокупность внешних и внутренних факторов организации всегда уникальна. По­этому попытки слепо копировать структуры управления успешно функ­ционирующих организаций не дают желаемого результата.