Основные правила составления таблиц. В практике хозяйственного анализа сложились следующие правила построения таблиц.

1. По возможности таблицу следует составлять небольшой по размеру, легко обозримой. Иногда вместо одной большой таблицы целесообразно построить несколько органически связанных между собою и расположенных последовательно таблиц.

2. Общий заголовок таблицы должен кратко выражать ее основное содержание. В нем обычно указывается время, территория, к которым относятся данные, единица измерения, если она выступает единой для всей совокупности. Заголовки строк подлежащего и граф сказуемого следует формулировать точно и ясно. Слова в таблице пишутся полностью, без сокращений. При отсутствии общей для всей таблицы единицы измерения, в каждой графе проставляется своя, соответствующая ей, единица измерения.

3. Обычно строки подлежащего и графы сказуемого располагают в виде частных слагаемых с последующим подытоживанием по каждому из них. При неполном объеме единиц изучаемой совокупности или отсутствии исходных данных все слагаемые сначала показывают в строке «общие итоги», и потом после пояснения в строке «в том числе» перечисляют наиболее важные их составные части.

4. Для удобства анализа таблицы при большом числе строк подлежащего и граф сказуемого возникает потребность в нумерации тех их них, которые заполняются данными. Подлежащее и единицы измерения обычно обозначаются буквами (А, Б, В и т.д.). В таблице взаимосвязанные данные (например, абсолютные уровни, темпы роста и др.) приводятся в рядом стоящих графах.

5. При заполнении таблицы нужно использовать следующие условные обозначения: при отсутствии явления пишется прочерк ( – ), если нет информации о явлении ставится многоточие ( … ) или пишется: «нет сведений». Если изучаемое значение признака не имеет осмысленного содержания, то ставиться знак «Х». Бессмысленным может быть, например, такое сочетание строк и граф, когда подлежащее содержит группировку населения по возрасту – строки «от 5 до 7 лет», а сказуемое (графа) – «число разведенных браков по 1000 человек». В таком случае в пересечении названных строк и граф ставится символ «Х». При наличии информации по изучаемому явлению, числовое значение которого составляет величину меньше принятой в таблице точности, принято записывать «0,0».

6. Одинаковая степень точности, обязательная для всех чисел обеспечивается соблюдением правил их округления (от 0,1 до 0,01) и т.д.). Когда одна величина превосходит другую многократно, то полученные показатели динамики лучше выражать не в процентах (%), а в разах. Например, вместо 568 % следует написать «в 5,7 раза больше». В аналитических таблицах значимость абсолютных цифр должна быть наименьшей. В многозначных числах, наличие которых обусловлено интересом исследования, лучше отделять, начиная справа, друг от друга классы, т.е. выделять миллионы, тысячи, единицы. Например, вместо 1568631, чтобы легче воспринималось при чтении, лучше записать 1 568 631. Иногда при построении таблиц приходится иметь дело с разрядностью, состоящей из 3-х и более знаков; в таком случае удобнее применять округление до 2-3 знаков.

7. Когда в таблице приводится наряду с отчетными данными сведения расчетного порядка, следует об этом сделать соответствующую оговорку. По возможности эти пояснения лучше сделать в самой таблице или в заглавии к ней. Однако это не исключает и примечание, в котором можно указывать источники информации содержания некоторых показателей и другие сведения, относящиеся к таблице.

Анализ таблицы логичнее начинать с общего итога, который позволяет получить общую характеристику совокупности, затем переходит к изучению данных определенных строк и граф, т.е. к оценке частей изучаемого объекта, исследуя при этом вначале наиболее важные, а потом уже и все остальные элементы таблицы.

Необходимо отметить, что зачастую табличный материал, используемый в диссертациях, базируется на большом количестве расчетов. В этом случае использование возможностей только текстового редактора MS Word не приводит к достижению желаемого результата, поскольку в нем не предусмотрено выполнение вычислительных функций (за исключением элементарного суммирования элементов по строкам или столбцам, вычисления среднего и т.п.). В этом случае целесообразнее включать в диссертацию таблицы, созданные в редакторе MS Excel. Делать это лучше всего с использованием механизма создания OLЕ-объектов, а именно – связывания документов, созданных в разных редакторах. Помимо удобства расчетов, этот механизм обеспечивает также оперативное обновление данных, т.е. при внесении каких-либо изменений в исходные таблицы Excel происходит автоматическое обновление таблицы, находящейся в текстовом документе Word. Это очень удобно, так как отпадает необходимость постоянно отслеживать, во всех ли фрагментах диссертации отразились внесенные изменения. Последовательность создания OLЕ-объектов, их особенности, преимущества и недостатки описаны во многих книгах, посвященных использованию средств MS Office, в частности в книге М. Доджа и К. Кината «Эффективная работа с MS Excel», глава 26 [14].

Для обеспечения большей наглядности табличные данные можно представлять (интерпретировать) различными способами: в форме графиков, диаграмм, гистограмм. Как правильно их строить и оформлять, в том числе и с помощью компьютерных программ, речь идет в следующем параграфе данного пособия.

Бутакова М.М., Игнатьева Д.В.