Характеристики и особенности средств составления и изготовления текстовых и табличных документов

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам составления текстовых документов: автоматическим, перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой произвольностью труда.

Для изготовления текстовой и табличной документации можно использоватьт пишущие машины. Их целесообразно применять в следующих случаях: − если необходимо сэкономить средства, но в, то, же время требуется высокое качество печати; − когда приходится регулярно заполнять бланки нестандартных форматов или выполненных типографским способом; − если нет необходимости дальнейшего редактирования отпечатанных материалов.

Для обеспечения секретности печатаемой информации, можно пользоваться рычажными машинами, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера. Использование наиболее простой пишущей техники без постоянной памяти позволяет надеяться, что информация не будет кем-то «случайно» просмотрена в компьютере.

Когда часты случаи отключения электроэнергии. В такой ситуации практически незаменимой является механическая машина.

К пишущим машинам предъявляются следующие общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.

По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машин практически остановилось. Остается спрос на машины, имеющие интерфейс с персональным компьютером, поскольку машина любого типа абсолютно незаменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

Однако в силу ряда причин останутся востребованными механические пишущие машины. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (подходят практически любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты).

К недостаткам электронных пишущих машин относятся: высокая стоимость; необходимость квалифицированного обслуживания и ремонта; высокая стоимость расходных материалов; малый срок службы.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине или персональном компьютере. Однако стенография имеет недостатки: обязательное наличие двух человек − диктующего и стенографиста − и затрата дополнительного времени автором-составителем в процессе диктования текста стенографистке и в процессе его расшифровки.

В связи с этим представляется оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения речевой информации. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т. д. Воспроизведение записи может быть осуществлено либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Диктофоны применяются для подготовки писем, приказов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, исчезает необходимость составления черновиков), записи резолюций, указаний, запросов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполнителей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость их стенографирования) и т. д.

Существуют компактные диктофоны общего пользования, у которых запись звука производится на стандартные компакт - кассеты или мини кассеты. Такие диктофоны используются для передачи коротких сообщений с последующим их прослушиванием, для диктовки текстов небольших по объему документов, или записи докладов, выступлений, совещаний и других видов речи с целью дальнейшего оформления машинописных документов.

Цифровые диктофоны. В них используются технологии записи голоса на микросхему, и запись звука производится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную микросхему) или мини-карты (заменяемые карты с флэш-памятью). В цифровых диктофонах реализуются такие функции, как присвоение каждой записи порядкового номера, датирование сообщений, запись секретных сообщений и доступ к ним по паролю, мгновенный доступ к нужной записи, перемещение или удаление записей, воспроизведение их в указанное время и др.

Принтер − самое распространенное периферийное устройство ПК, средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечивают вывод твердой копии документа из компьютера.

Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные, и каждая группа имеет свои достоинства и недостатки.

Матричные принтеры самые дешевые, с самым низким качеством печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более высокого качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9- игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге, таким образом, более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата A3). Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Принтеры струйного типа обеспечивают скоростную черно-белую печать более высокого качества, чем матричные; некоторые из них по этим параметрам сопоставимы с лазерными. Скорость вывода при черно-белой печати в 1,5 – 2 раза выше, чем при цветной. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу.

К достоинствам струйных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе аппаратов электрофотографического копирования. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Учитывая особенности печатающего механизма, следует использовать бумагу высокого качества (плотностью 80 г/м). Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.

Появление устройств для вывода графической информации − плоттеров (графопостроителей) − было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности систем автоматизированного проектирования. Результат работы таких систем − это комплект конструкторской, технологической и технической документации, в котором наряду с разнообразными графическими материалами (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т. д.) присутствуют текстовые и табличные документы. Необходимо отметить, что в офисной деятельности графопостроители находят ограниченное применение, хотя многое зависит от функционального назначения офиса, организации.