Традиционное иоу

Традиционное ИОУ базируется на ручных методах работы с информацией, основным носителем и каналом передачи ее выступает документ, а сама управленческая информационная система представляет совокупность узкофункциональных локальных подсистем, выполняющих самостоятельные задачи, которые в свою очередь, в зависимости от содержания информационных массивов и организации поиска, могут быть подразделены на документальные и фактографические.

Характеристики традиционного ИОУ:

• структура информационных потоков соответствует сложившейся структуре управления и ориентирована прежде всего на удовлетворение информационных потребностей отдельных подразделений, а не на систему в целом;

• ограниченные возможности информационного моделирования сложных ситуаций в управлении. Информационные массивы функциональных подразделений фактически автономны, мало связаны, это ограничивает возможность системного использования информации, предопределяет возникновение проблем согласованности и сопоставимости данных, скоординированности действий отдельных подразделений;

• высокий уровень избыточности потоков данных и массивов информации. Для обеспечения потребностей подразделения в сведениях возникает необходимость их многократного дублирования, и это приводит к значительным потерям информации.

В традиционном информационном обеспечении можно выделить три основных подсистемы:

а) документационное обеспечение управления, представленное в виде различных унифицированных систем управленческой документации;

б) информационно-справочные фонды организации;

в) устный обмен информацией.

Управленческая документация

В соответствии с критерием функционального соответствия в системе управленческой документации выделяются такие подсистемы, как организационно-распорядительные документы; документация по материально-техническому снабжению; бухгалтерская; плановая; учетная и т.д. В них достаточно четко определены границы каждой функциональной подсистемы, решаемые ею задачи.

Процесс управления в системах организационного типа неразрывно связан с выработкой и реализацией различного рода управленческих решений. Они находят отражение в нормативных актах, положениях, организационных и технических проектах, приказах, распоряжениях и др. Формируемая при этом организационно-распорядительная документация (ОРД) является важнейшей составной частью системы управленческой документации. В ОРД содержится не только "собственная информация", относящаяся к реализуемым ею функциям, но и информация по всем остальным подсистемам управления. Она представляет собой наиболее общую документальную систему в управлении и выполняет, таким образом, интегрирующую роль относительно других функциональных подсистем. Возникая в процессе организационной и исполнительной деятельности, ОРД сопровождает все специальные системы управленческой документации (плановую, снабженческую, финансовую и т.д.) и имеет значительный удельный вес в общем объеме управленческой документации.

Совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время представляет одно из важнейших направлений развития информационного обеспечения управления. Документ остается весьма удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным фактором является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы приемы их создания и хранения, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур. При этом одно из центральных мест в управленческой деятельности занимают проблемы автоматизации делопроизводства, создаются достаточно эффективные прикладные программные пакеты, позволяющие облегчить работу с документами.

Совершенствование документационного обеспечения управления связано не только с соблюдением требований ГОСТов и внедрением средств автоматизации, но и с более гибким творческим отношением к документу и документообороту на рабочих местах. Условия работы, которые уникальны для каждого предприятия или учреждения, способствуют и формированию специфических потребностей в информации, удовлетворение которых может быть связано с созданием новых разновидностей документов отчетного, учетного и инструктивного характера. Форма, содержание и периодичность составления таких документов определяются спецификой деятельности организации, зависят от ее структуры, степени автоматизации, уровня управления.