Isad(g) - «Единый международный стандарт архивного описания»

Данный стандарт представляет собой общее руководство по подготовке архивных описаний. Он должен использоваться в сочетании с существующими национальными стандартами или в качестве основы развития национальных стандартов.

Цель архивного описания — идентифицировать и объяснить контекст и содержание архивных материалов с целью повышения их доступности. Эта цель достигается созданием точных и соответствующих представлений и организации данных в соответствии с заранее установленными моделями. Процессы, связанные с описанием, можно начинать как в момент создания записей, так и до этого, и продолжать в течение всего времени их существования. Эти процессы позволяют установить интеллектуальный контроль, необходимый для постоянной поддержки надежных, содержательных и доступных описательных записей.

Данный стандарт содержит общие правила архивного описания, которые могут быть применены вне зависимости от формы или носителя архивного материала. Правила, содержащиеся в этом стандарте, не являются руководством для описания специфических материалов, таких как печати, звуковые записи или географические карты.

Руководства по описанию данных материалов уже существуют. Для обеспечения должного описания специфических материалов данныйстандарт следует использовать в сочетании с этими руководствами.

Papers of J. Lawton Collins

(Fonds)

Appointment Books, 1948-1955

(Series)

U.S. National Archives & Records Administration

Документы Дж. Лоутона Коллинса (Фонд)

Записные книжки, 1948–1955 (Опись)

США, Национальное управление архивов и документации.

MoReq2 – Типовые требования к управлению электронными официальными документами

Данная спецификация предназначена для применения в организациях, как государственного, так и негосударственного секторов экономики, предполагающих внедрение СУЭОД (Система управления электронными официальными документам) или желающих оценить возможности систем, используемых ими.

Хотя спецификация фокусируется на функциональных требованиях, значительное внимание уделяется также и нефункциональным требованиям, которые являются чрезвычайно важными для успешного внедрения и использования СУЭОД, как и любой другой информационной системы. Однако эти нефункциональные требования могут в значительной мере различаться в зависимости от среды. Соответственно, они могут быть определены и описаны только в самом общем виде.

Другие тесно связанные требования, такие как управление документами (не получившими статуса официальных документов) и электронное управление материальными официальными документами (в т.ч. управление бумажными делами и микрофильмами) также рассматриваются, но менее детально. Такие близкие темы как оцифровка и другие средства создания электронных официальных документов находятся за рамками данной спецификации. Также данная спецификация не распространяется на вопросы практического применения СУЭОД.

При разработке спецификации предполагалось, что в число пользователей СУЭОД входят не только администраторы, управляющие делами и архивисты, но также и сотрудники общеадминистративных и функциональных структурных подразделений, которые используют СУЭОД в повседневной деятельности для создания, получения и использования официальных документов.

Поскольку данная спецификация содержит «типовые» требования, можно считать, что она носит общий характер. Вопросы, специфические для различных программных платформ или особенностей деятельности организаций, не рассматриваются.

MoReq2 ориентирована, главным образом, на описание применения информационной системы, созданной специально для управления официальными документами. Однако она может служить и констатацией результатов уже сложившейся практики управления электронными документами.

Полный комплекс требований MoReq2 может быть использован для интегрированных прикладных систем. Однако в некоторых случаях, например, когда элементы управления официальными документами применяются как составная часть делопроизводства или бизнеса, более подходящим может быть использование только части этого комплекса.

Спецификация MoReq2 предназначена для использования:

• потенциальными пользователями СУЭОД: как основание для подготовки конкурсных требований

• пользователями  СУЭОД: как основание для проведения аудита и проверки существующих СУЭОД;

• центрами обучения: как справочный документ для подготовки учебных курсов по управлению электронными документами и как учебный материал;

• академическими институтами: как учебный ресурс;

• поставщиками и разработчиками СУЭОД: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик;

• организациями, предоставляющими услуги по управлению электронными официальными документами: как руководство по разработке услуг, которые они предоставляют;

• потенциальными пользователями услуг по управлению электронными официальными документами (на условиях аутсорсинга): как пособие по контролю качества приобретаемых услуг.