Контроль по отклонениям в критических точках

Создавая на предприятии систему контроля по критериям резуль­тативности и эффективности, необходимо предусматривать, чтобы эта система информировала об отклонениях. Это означает, что такая система контроля, сосредоточивая внимание на расхождениях с за­планированным курсом действий, позволяет менеджеру выявлять участки, где требуется его вмешательство.

Принцип контроля по отклонениям должен сочетаться с принци­пом контроля по критическим точкам. Мало просто искать отклоне­ния, нужно искать их в этих точках. Чем больше при контроле менед­жеры сосредоточиваются на отклонениях, тем эффективнее контроль. Наилучшие результаты будут достигнуты тогда, когда внимание бу­дет обращено на точки, являющиеся критическими для оценки эффек­тивности всего производства. В подтверждение отметим, что иногда несущественные расхождения в одних областях имеют большее значе­ние, чем существенные в других. Например, при 5 %-м отклонении от сметы расходов на содержание аппарата управления предприятия и 20 %-м отклонении от сметной суммы на почтовые отправления пер­вое должно вызвать серьезное беспокойство руководителя, а на вто­рое он не обратит внимания.

Адекватная система контроля позволяет выявить неполадки в про­изводстве, ответственных за них и позаботиться об их устранении.

Производственная практика свидетельствует о том, что контроль оправдан лишь тогда, когда обнаруженные или предсказанные от­клонения от планов корректируются с помощью дополнительного планирования, организации, подбора кадров, регулирования ресурсов и др.

Критические точки контроля

Критические точки (критерии), намечаемые для контроля, долж­ны действительно быть критическими, т. е. либо представлять собой ограничивающие факторы, либо точнее других факторов показывать, как выполняются планы. Наличие таких критериев позволяет менеджеру расширить диапазон управления, т. е. управлять большим количеством людей, контролируя их деятельность только по критическим точкам.

Не существует универсальных методов контроля. Это объясняет­ся спецификой предприятий и подразделений, разнообразием производимых продуктов и оказываемых услуг, большим количеством планов, которыми следует руководствоваться. Однако некоторые виды нормативов критических точек используются довольно широ­ко. Рассмотрим их подробнее.

Натуральные нормативы критических точек. Это критерии нестоимостного характера. Они широко применяются в оценке эффективности работы при использовании материалов, затрат труда, производства товаров и предоставления услуг. Эти нормативы могут отражать количественные аспекты деятельности. Например: человеко-часы, затраченные на единицу продукции; тонно-километры, выполненные транспортом; количество единиц производимой продукции на один час работы машины (станка); килограммы топлива на производство 1кВт-ч электроэнергии.

Натуральные нормативы могут также характеризовать качество, например твердость стали после термообработки; скорость разгона автомобиля; прочность ткани или устойчивость красителя.

Нормы затрат. Это денежные критерии оценки эффективности производственной деятельности, которые, как и натуральные, доста­точно широко применяются на практике. К ним относятся прямые затраты на единицу продукции; стоимость рабочей силы на единицу продукции или рабочий час; затраты на материалы на единицу про­дукции; стоимость одной машино-смены транспортного средства;

затраты на покраску одного автомобиля.

Капитальные нормативы. Это одна из норм затрат. Нормы капи­тала, скорее, относятся к капиталовложениям предприятия, нежели к эксплуатационным издержкам, и в силу этого больше связаны с балансом, чем с отчетом о результатах хозяйственной деятельности. Наиболее распространенным нормативом новых инвестиций, а так­же контроля общей эффективности работ является прибыль на инве­стированный капитал.

Нормативы доходов. Это объем продаж товара и оказанных услуг в денежном выражении. Например: доход на 1 грн затрат за оказан­ные услуги; доход в гривнях на 1 т проданных металлоконструкций;

средний объем оказываемых услуг по ремонту квартир на данном рынке из расчета на одного жителя в регионе.

Программные нормативы. Менеджер может получить задание реа­лизовать программу, охватывающую весь цикл разработки новой продукции, или, например, программу повышения эффективности работы строительных машин и механизмов. Для оценки качества выполнения программы можно использовать также субъективные суждения, но объективными нормативами служат такие:

• общий срок выполнения программы;

• сроки выполнения работ, находящихся на критическом пути. Нематериальные нормативы. Установить нормативы, которые нельзя выразить ни в натуральных, ни в стоимостных категориях, очень трудно. С помощью каких критериев и показателей руково­дитель может оценить компетентность сотрудников отдела, зани­мающихся вопросами рекламы или кадровыми вопросами? С каки­ми мерками подходить к определению степени выполнения кратко- и долгосрочных целей программы с учетом влияния внешнего окру­жения, а также лояльности низовых менеджеров по отношению к целям, стоящим перед компанией в целом?

Это непростые вопросы. Тем не менее на них можно ответить, ис­пользуя определенные приемы. Например, многие американские крупные фирмы разрабатывают и утверждают "Принципиальные основы управления фирмой", в которых четко "... излагаются об­щая философия и политика фирмы в сфере управления, основные принципы которой должны определить образ мыслей, действий и стиль работы менеджера любого уровня" [7, 77]. В одном из разде­лов "Принципиальных основ ..." приводятся общие показатели для оценки эффективности работы менеджера [7]:

• полнота реализации планов (будь осторожным, помня, что план может быть плохим);

• умение находить способных людей и соответствующие рабочие места, где они могут проявить свои возможности;

• степень личного содействия успеху фирмы;

• количество и качество поданных предложений по улучшению организации и управления;

• способность создавать постоянный коллектив с хорошими внут­ренними взаимоотношениями;

• количество привнесенных в фирму идей извне.

Цели как нормативы. Цель — это планируемый результат, высту­пающий как единство желаемого и возможного. В настоящее время на предприятиях наблюдается тенденция к разработке проверяемых ка­чественных и количественных целей на всех уровнях управления. В процессе реализации производственных программ, а также при ис­полнении самих управленческих функций менеджеры приходят к вы­воду, что с помощью как научных методов, так и собственных сужде­ний можно сформулировать цели, которые будут служить норматива­ми. Количественные цели примут форму нормативов, рассмотренных ранее, а определение качественных целей составит новую задачу в об­ласти разработки нормативов.

Цели в нормативном виде являются (становятся) критериями* и показателями эффективности работы менеджеров.