Чинники впливу на вибір організаційної структури підприємства

Внутрішні	Загальні (зовнішні)	Спеціальні
Складність Формалізація Централізація Норми керованості (сфера контролю)	Стратегія організації Розмір організації Технологія (продукт) Зовнішнє середовище	Ефект влади і контролю Комп’ютеризація інформаційних потоків

В управлінській практиці підприємств готельного та ресто­ран­ного господарства найпоширеніші такі типи організаційної струк­тури: лінійна, функціональна, лінійно-функціональна.

Лінійна організаційна структура управління. Лінійні зв’язки на підприємстві відбивають рух управлінських рішень та інформації, що виходить від так званого лінійного менеджера, тобто особи, яка цілком відповідає за діяльність підприємства (як правило, невеликого) або його структурних підрозділів (у великому).

Наприклад, при лінійній організаційній структурі управління директор підпри­ємства готельного господарства організовує та забез­печує ефективну його діяльність; здійснює контроль за якістю надання послуг; правильним використанням, обліком і розподілом номерів та місць; скеровує роботу персоналу і служб підприємства; забезпечує рентабельне ведення; ведення і своєчасне подання господарсько-фінансової звітності; вживає заходи забезпечення готелю персоналом (рис. 3.2).

Переваги такої організаційної форми управління полягають в оперативності та конкретності. Керівник може особисто контролювати виконання робіт, знає індивідуально-особистісні особливості та профе­сійні якості кожного члена невеликого колективу і поточний стан справ у готелі.

Недоліки такої організаційної форми управління виявляються при збільшенні обсягу роботи та чисельності підлеглих: знижується можливість керівника підприємства особисто контролювати і скеровувати роботу колективу.

Лінійну організаційну структуру закладу ресторанного господарства показано на рис. 3.3.

Функціональне управління здійснює певна сукупність підрозділів, які виконують конкретну роботу, необхідну для прийняття рішень у системі лінійного управління. Ідея полягає в тому, що виконання окремих функцій покладається на фахівців.

Рис. 3.2. Лінійна організаційна структура готелю

В організації, як правило, фахівців одного профілю поєднують у структурні під­розділи (відділи), наприклад, відділи маркетингу, приймання і розміщення, плановий. Таким чином, загальне завдання управління організацією розподіляється починаючи із середнього рівня за функціональним критерієм. Звідси й назва – функціональна структура управління.

Рис. 3.3. Лінійна організаційна структура закладу ресторанного господарства

Лінійно-функціональна (штабна) структура управління підприємством готельно-ресторанного господарства. За такої структури управління всю повноту влади має лінійний керівник, що очолює колектив. Розроблювати конкретні питання і готувати відповідні рішення, програми, плани йому допомагає спеціальний апарат, що скла­дається з функціональних підрозділів (управлінь, відділів, бюро та ін.).

Рис. 3.4. Організаційна структура готельного комплексу

(лінійно-функціональна (штабна) структура управління)

У цьому разі функціональні структури підрозділу підпорядковуються головному лінійному керівнику. Свої рішення вони реалізують або через головного керівника, або (у межах своїх повноважень) без­посередньо через відповідних керівників служб-виконавців. Таким чином, лінійно-функціональна структура передбачає спеціальні під­розділи при лінійних керівниках.

Структуру та завдання підрозділів підприємств готельного та ресторанного господарства розглянемо на прикладі великого готельного комплексу, у структуру якого входить також служба харчування.

Вищий рівень управління готельного комплексу, як правило, представлений власником і генеральним директором, що приймають загальні рішення стратегічного характеру. Такі рішення належать до категорії загальних, від яких залежать розмір підприємства, вибір місця для його будівництва, архітектура та інтер’єр, обладнання, підбір персо­налу. Власником підприємства може бути як приватна особа, так і корпорація.

Оперативне управління готельним комплексом здійснює управляючий (директор), який може бути як його власником, так і найманим працівником. Управ­ляючому або директору підпорядковуються всі служби підприємства, він скеровує, контролює та координує їх діяль­ність з метою одержання максимально можливого ефекту на кожній ділянці підприємства. Контроль за роботою персоналу всіх рівнів є однією з основних функцій керівника підприємства [92].

Управлінська структура великих готельних комплексів може включати посади п’яти-шести директорів відділів, що підпорядковуються генеральному директору: директора з розміщення, фінансового директора, директора з персоналу, технічного директора з маркетингу, фінансового директора та директора з експлуатації (рис. 3.4). Вони становлять середній рівень управління і забезпечують реалізацію полі­тики готельного комплексу, що розроблена вищим керівництвом, відповідають за доведення детальніших завдань до підрозділів і відділів, а також за їх виконання. Директори відділів, як правило, мають широке коло обов’язків і велику свободу щодо прийняття рішень. Крім виконання функцій з реалізації загальних постановочних завдань у конкретні управлінські рішення, вони також виконують завдання, спрямовані на задоволення потреб гостей.

Директору з розміщення безпосередньо підпорядковуються менеджери основних готельних служб: бронювання, обслуговування, приймання та розрахункової частини, експлуатації номерного фонду.

Фінансовому директору підпорядковуються головний бухгалтер, менеджер господарської служби та керівник кадрової служби.

Технічний директор очолює інженерно-експлуатаційний відділ. У різних готельних підприємствах посаду технічного директора називають по-різному: головний інженер, директор з експлуатації, головний технік. Технічному директору підпорядко­вуються старший майстер, завідувачі майстернями з ремонту меблів, обладнання, систем опалення, холодильних установок та ін.

Директору з маркетингу підпорядковуються керівники комерційної служби та служби обслуговування конгресів, менеджер рекламної служби та ін.

Для прийняття важливих рішень (вибору цільового ринку, туристичних фірм-контрагентів, придбання нового обладнання) на підприємстві створюють спеціальну раду, до якої входять керівники вищого рангу і всі керівники відділів.

В організаційній структурі готельного комплексу існують два основ­них опера­ційних підрозділи – служба приймання та розміщення і харчування. Це пов’язано з тим, що готельні комплекси пропонують гостям основну послугу – безпечне і комфортне проживання та харчування. Інші підрозділи відіграють допоміжну роль – підтриму­вання основної діяльності готелю.

Отже, розглянемо докладніше структуру та завдання зазначених служб.

У функції служби приймання і розміщення входять бронювання, реєстрація, розподіл номерів, надання гостям різних інформаційних послуг, стягування плати за проживання, ведення необхідної докумен­тації. До обов’язків цієї служби належать ведення і підтримування в робочому стані бази даних, що містить інформацію про гостей і стан номерного фонду. У великих готельних комплексах службу приймання і розміщення часто поділяють на відділи, що спеціалізуються на певних операціях.

У службі приймання і розміщення передбачають такі посади: службовець з приймання і розміщення гостей (черговий адміністратор), який оформлює гостей на проживання; касир, що приймає від клієнтів оплату і виписує їм рахунки; портьє, який надає інформацію гостям і функціональним службам готелю, а також збирає, підшиває і зберігає необхідну документацію; телефонний оператор, що підтримує зв’язок з міжміською та міжнародною телефонними станціями, фіксує телефонні розмови клієнтів з номерів, контролює оплату таких розмов, а також будить клієнтів на їх прохання; службовець, який бронює місця в готелі і веде відповідну документацію; портьє з видачі ключів.

У невеликих готельних комплексах служби приймання і розміщення виконують такі самі обов’язки, але кількість їх працівників менша і найчастіше вони виконують кілька обов’язків. Наприклад, адміністратор крім своїх безпосередніх функцій виконує обов’язки касира і портьє з бронювання місць або телефонного оператора.

Значення інженерно-технічної служби в готелях підвищується в міру забез­печення їх сучасним високотехнологічним обладнанням. Службу очолює головний інженер (іноді технічний директор).

Основні функції служби роботи з персоналом – формування кадрів організації (планування, добір, наймання, звільнення, аналіз плин­ності тощо); навчання працівників (перепідготовка, атестація, оціню­вання персоналу, організація просування службою, виховна робота); удосконалення організації праці, стимулювання, створення безпечних умов праці.

Служба харчування є невід’ємною складовою забезпечення повноцінного обслуговування мешканців готелю. Усі об’єкти, що входять до її складу (ресторани, кафе, бари, буфети), повинні в повному обсязі надавати послуги з харчування протягом доби, вирішувати питання організації та обслуговування бенкетів, прийомів, презен­тацій та ін.

Склад служби харчування:

– кухня;

– ресторани, бари, кафе;

– служби обслуговування конгресів та бенкетів.

Господарська служба – найбільший підрозділ готельного комплексу. Цілодобове підтримування в належному стані великої кількості номерів потребує високої відповідальності та пунктуальності. Керівник цієї служби повинен мати організаторські здібності, бути вимогливим, прагнути відповідати найвищим стандартам.

Бухгалтерія (фінансово-економічна служба) відповідає за своє­часне складання бухгалтерської звітності в суворій відповідності з нормативними документами; дотри­мання фінансової та договірної дисципліни; своєчасність складання звітів, балансів, рахунків, прибутків і збитків; дотримання ціноутворення і правильності складання тарифів; аналізує фінансово-господарську діяльність; організовує складання біз­нес-планів; формує фінансово-господарські плани і кошториси за вста­новленими формами; здійснює облік, введення в експлуатацію та спи­сання матеріальних цінностей, облік коштів у встановленому порядку, надходження та вибуття виробничих запасів відпо­відно до положень (стандартів) бухгалтерського обліку; організовує роботу з одер­жання ліцензій.

Основне завдання комерційного відділу – забезпечення готельного комплексу матеріально-технічними та виробничими ресурсами. Комерційна служба готелю повинна формувати відносини з партнерами на взаємовигідних засадах, залучаючи до товарообігу продукцію під­приємств-виробників та постачальників різних форм власності, у тому числі фізичних осіб, а також зарубіжних постачальників.

У комерційний відділ доцільно включати групу менеджерів з маркетингу, продажу номерів, організації бенкетів, реклами.

Таким чином, управління та виконання робіт в індустрії гостин­ності перебувають у межах організаційної структури.

Важливою складовою управління підприємством є формування штатного розпису.

Проектант повинен засвоїти, що перед складанням штатного розпису підприємства потрібно виконати підготовчу роботу:

– визначити необхідну чисельність працівників проектованого підприємства ;

– спроектувати організаційну структуру підприємства.

В Україні з метою єдиного порядку оформлення документації з 2004 року введено уніфіковану форму штатного розпису: Т-3. Форма штатного розпису.

Насамперед заповнюють «шапку» документа: назва організації повинна відповідати установчим документам (повна назва та скорочена в дужках).

Розділ «Затверджено» заповнюють пізніше рукою (наказ про затвердження видається після узгодження штатного розпису та підпи­сання його керівником і головним бухгалтером, якщо він є на підприємстві). У рядку «на період з...» необхідно поставити дату, від якої документ набирає силу.

Після цього заповнюють графи.

1. Графу «Структурний підрозділ» заповнюють за даними, отриманими при оформленні схеми організаційної структури.

2. Графа «Посада» повинна містити повну назву посади працівника, його кваліфікаційний розряд (для робітників) або категорію (для фахівців). При заповненні назви посад працівників, на яких поширюються пільги та гарантії, повинні точно відповідати Довіднику. Змінювати назви інших посадах допускається.

3. Графи «Кількість штатних одиниць» і «Тарифна ставка / оклад» заповнюють, використовуючи виконаний попередньо розрахунок (див. підрозд. 3.2).

4. Графу «Надбавки і премії» заповнюють тільки тоді, коли працівники мають доплати (наприклад, за шкідливі умови праці, пер­сональні надбавки за підсумками атестації). Премії розраховують щомісяця відповідно до положення про преміювання, що діє на підприємстві.

5. Інші графи заповнюють за змістом. Форма Т-3 рекомендована для застосування, тому вносити в неї зміни допускається.

На завершальному етапі готовий проект штатного розпису узго­джують із заінтересованими службами, а потім його підписують керівник підприємства та головний бухгалтер. Тільки після цього видається наказ про затвердження штатного розпису, і він набирає силу. Штатний розпис діє до затвердження нового. Рекомендується оновлю­вати його не частіше як раз на рік.