4.4. Дерево проблем

З чого складається дерево? Не гіпотетичне «дерево проблем», а звичайне живе дерево. Правильно – з кореня, стовбура і крони. Наша модель («дерево проблем» є моделлю проблемної ситуації) також складається з кореня, стовбура і крони.

Корінь – це «коріння» проблеми, причини, за якими вона виникла і які зумовлюють її існування. Якщо обрубати коріння, дерево помре. Якщо усунути причини, проблема зникне. Стовбур – це власне опис проблеми або та центральна проблема, яку пропонується знайти в самому початку. А крона – це ті наслідки, до яких призводить її існування. Якщо ми обрубаємо крону дерева (усунемо наслідки існування проблеми), то стовбур все одно буде стояти на виду (проблема на зникне), а потім і зовсім пустить нову паросль (усунуті наслідки виникнуть знову). Іншими словами, якщо ми відразу оберемо центральну проблему, позначимо її як стовбур, то сильно обмежимо себе в проведенні аналізу. Дуже часто буває, що наше бачення центральної проблеми помилкове: те, що ми вважали «найголовнішою проблемою» виявляється одним із наслідків або всього лише однією з причин більш глобальної проблеми.

Складене в результаті якісно проведеного аналізу дерево проблем повинно виглядати приблизно так, як показано на рисунку 4.4. Тут сірим кольором позначені причини («корінь»), жовтим – сама проблема («стовбур»), і зеленим – наслідки проблеми («крона» дерева ). Стрілками показані причинно-наслідкові зв'язки. Якщо ви не знайшли коренів, то не зможете вирішити проблему. Якщо не знайшли стовбур, то, по суті, так і не зрозуміли, яка саме проблема стоїть перед вами. Якщо у вашого «дерева» відсутня крона – це говорить про те, що або ви не зможете оцінити ефект від виконаної роботи (тобто проблема начебто вирішена, але кому потрібно її вирішення і що воно дасть – незрозуміло), або у вас є свої, не зовсім ясні причини приховувати від оточуючих критерії ефективності вашої діяльності.

Рисунок 4.4. Приблизна структура «дерева проблем»

Тепер давайте подивимося на наше дерево трохи з іншого боку. Уявімо його собі як розрізану на безліч шматочків картинку. Багато хто напевно розважався сам, збираючи подібні головоломки в дитинстві (тепер це називається пазли). Вичленення центральної проблеми, маючи на руках безліч шматочків – окремих проблем, що її описують, схоже на перебування в купі частинок картинки найголовнішого з точки зору сюжету картини шматочка. Поки ми не зберемо всю картинку, напевно не зможемо сказати, який з шматочків нас цікавить.

Інша складність полягає в тому, що, вибравши основну проблему заздалегідь, ми сконцентруємося на її вирішенні, в той час як основною проблемою може виявитися зовсім інша. І з'ясувати це ми можемо тільки в результаті проведеного аналізу.

Згадаймо «медичний» приклад: якщо у вас болить живіт, зовсім не обов'язково причиною болю є несвіжий салат, поданий в кафе. У животі знаходиться безліч різних органів, і триденна дієта з сухарів і рідкого чаю може не тільки не усунути біль, але і в значній мірі посприяти вашому попаданню на операційний стіл.

Побудова «дерева проблем» складається з наступних етапів:

1. Вибір стартової проблеми з ключових проблем, яка зачіпає цільову групу.

2. Формування стартової проблеми у вигляді негативного твердження.

3. Опис негативної ситуації і цільової групи (до кого ця ситуація відноситься).

4. Визначення проблем – причин стартової проблеми і проблем, що впливають на неї.

5. Систематизація і групування проблем, встановлення взаємозв'язків у вигляді «дерева» (рис. 6).

6. Аналогічне виконати для наслідків проблеми.

7. Всі проблеми і наслідки формулюються як негативні твердження.

Нижче наведені приклади побудови дерева проблем для аналізу різних галузей (рис. 4.5-4.6).

Рисунок 4.5. Приклад, дерева проблем, що обумовлює транспортно-експедиційну область

Рисунок 4.6. Приклад, дерева проблем недостатнього володіння іноземними мовами вітчизняних фахівців

При визначенні та аналізі проблем слід уникати поширених помилок, таких як: неадекватний опис проблеми та формулювання проблеми, яка містить «готове рішення».

Неадекватний опис проблеми зустрічається, коли проблема визначається недостатньо детально, так що в результаті втрачається зв'язок з істинною природою проблеми. Такі твердження як «погане управління», потребують подальшої деталізації, так щоб ми зрозуміли, в чому власне полягає проблема, і могли відповідно проаналізувати причини, що лежать в її основі, – наприклад, проблеми управління можуть включати поганий фінансовий контроль, несвоєчасне надання ключових послуг і ін.

«Готове рішення» – це таке формулювання проблеми, яка описує не існуючу негативну ситуацію, а відсутність бажаної ситуації. Наприклад, формулювання «відсутність навченого персоналу» не описує конкретну проблему (персонал володіє недостатніми або невідповідними вміннями і навичками), і ризикує схилити проект до «готового рішенням» (навчання персоналу), в той час як насправді це може бути питанням поліпшення найму або управління персоналом. Тому слід бути завжди обережними з формулюваннями, які починаються часткою зі слів «недолік ...» або «відсутність ...».

Д ерево має містити як мінімум 4-5 рівнів. Якщо ж вийшов «саджанець» (ні коренів, ні пагонів), «кущ» (велика крона, маленькі коріння) або «мертве дерево» (крона відсутня), то аналіз треба продовжити – «відкопувати коріння» і «ростити гілки».

Після побудови дерева треба уважно перевірити, чи простежується логіка побудови уздовж будь-яких ланцюжків від кореня до вершини крони. Якщо це не так, то ланцюжок треба переглянути, можливо, переформулювати проблеми, а якщо це не вдається – розірвати її в місці, де логіка порушується, або, навпаки, додати відсутні елементи в логічний ланцюжок. Можливо, у вас з'явиться кілька дерев, які пов'язані між собою. Тим краще, коло нашої роботи звужується і факти які не впливають на основну проблему відійшли в сторону самі собою.

Якщо неясно, яка з сформульованих проблем є наслідком, а яка – причиною, треба постаратися досягти згоди в групі з цього питання.

Слід або переформулювати проблеми в більш загальні, або, навпаки, деталізувати їх так, щоб всі учасники були згодні з визначеним зв'язком і розуміли, чому він виглядає саме так. Часто доводиться замінювати одну проблему кількома або додавати нові формулювання проблем, які були спочатку упущені.

Процес побудови дерева можна вважати завершеним тоді, коли ВСІ учасники обговорення згодні з його структурою і причинно-наслідковими зв'язками, промальованим між елементами. Ця вимога є загальною при завершенні всіх трьох етапів аналітичної фази: всі учасники повинні бачити одну і ту ж картину, і тлумачення її також має бути єдиним.

Дерево проблем – ключовий елемент аналітичної фази. Воно є джерелом інформації для проведення наступного етапу – аналізу цілей. На його виконання найчастіше витрачається до 50% всього часу на розробку проекту. Якщо дерево проблем побудовано якісно – подальші кроки по розробці проектів будуть проходити значно швидше, і для їх виконання треба буде лише діяти за описаним нижче алгоритмом.

Отже, етап аналізу проблем проводиться групою, що складається з ведучого і представників зацікавлених сторін.

Сам процес аналізу складається з:

– формулювання проблем на основі схеми аналізу зацікавлених сторін (див. тему 9);

– визначенні, які з них є причинами, а які – наслідками;

– побудові «дерева проблем»;

– перевірки логіки його будови і остаточного коректування.

При проведенні аналізу треба дотримуватися вимог, що пред'являються до формулювання проблем. Дуже важлива роль ведучого – фасилітатора, яка складається в пожвавленні і напрямку дискусії в потрібне русло, відстеження та виправлення помилок у формулюваннях проблем і логіці побудови дерева.