2.2. Планування витрат.

Планування витрат має здійснюватися таким чином, щоб вони могли задовольнити потреби у фінансових ресурсах протягом усього часу здійснення проекту. Для цього складається бюджет проекту.

Бюджет проекту – це план, виражений у кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети. У бюджеті представлені оціночні результати відкоригованого календарного плану та стратегії здійснення проекту.

При плануванні витрат недостатньо знати тільки загальний обсяг капітальних вкладень (інвестицій) на проект. Необхідно також знати щорічну потребу в фінансуванні, а для першого року - поквартальну та помісячну розбивку. Тому процес складання бюджету проекту являє собою розподіл кошторисної вартості в часі на підставі календарного плану.

Загальний бюджет демонструє витрати коштів на проект протягом усього періоду часу його здійснення. При цьому бюджет першого року з поквартальною і помісячною розбивкою визначається досить точно, а бюджети майбутніх років можуть змінюватися зі зміною цін. На загальному бюджеті ґрунтуються плани окремих виконавців.

Бюджет проекту, як і кошторис, має подвійне значення. По-перше, це план дій, по-друге, це інструмент для керівництва і контролю.

Правильно складений бюджет проекту спрямований на вирішення двох основних завдань:

• забезпечення такої динаміки інвестицій, яка дозволила б виконати проект у відповідності з тимчасовими і фінансовими обмеженнями;

• зниження обсягу витрат і ризику проекту за рахунок відповідної структури інвестицій і максимальних податкових пільг.

Вихідною інформацією для планування витрат на проект є:

• кошторисна документація по проекту;

• календарний план проекту.

Планування витрат передбачає виконання наступних етапів робіт:

• на першому етапі на основі календарного плану формується список робіт, які повинні бути виконані в кожен часовий період (рік, квартал, місяць);

• на другому етапі на підставі кошторисної документації (локальних кошторисів і кошторисних розрахунків) визначається вартість цих робіт;

• на третьому етапі розраховується собівартість робіт за статтями витрат.

Планування витрат при складанні бюджету проекту ведеться від загального до часткового, і розподіл грошових коштів на проект по календарних періодах здійснюється в трьох рівнях.

На першому рівні послідовно підсумовується кошторисна вартість усіх робіт календарного плану і будується інтегральна крива освоєння коштів протягом усього часу здійснення проекту. При цьому розглядаються альтернативні варіанти планування витрат: при ранніх термінах початку робіт, при пізніх термінах початку робіт і усереднений найбільш ймовірний варіант розподілу витрат у часі.

На другому рівні розмір необхідних витрат в кожен часовий період визначається шляхом підсумовування кошторисної вартості робіт, які повинні бути виконані в цей період за календарним планом. На основі отриманих даних будується графік, який показує, скільки коштів необхідно мати, і скільки ми можемо витратити в певний часовий період для виконання всіх робіт, які потрапили в цей період. Найбільш поширений вид такого графіка наведено на рис. 1. Площа отриманої фігури відповідає кошторисній вартості проекту.

Рис. 2.1. Розподіл вартості за часом

Третій рівень включає в себе розподіл витрат у часі щодо кожного виду робіт. При цьому розглядаються можливі варіанти використання коштів: нормальний, прискорений і сповільнений.

Складений бюджет вимагає регулярної перевірки та коригування відповідно до змін умов здійснення проекту, якщо такі відбуваються. Успішній реалізації проекту буде сприяти створення системи контролю за витратою бюджету та своєчасне внесення до нього змін.