2.3. Контроль за витрачанням фінансових коштів на проект

Контроль за витрачанням фінансових коштів на проект здійснюється в такій послідовності:

1. Визначаються обсяги виконаних робіт;

2. Визначається кошторисна вартість виконаних робіт;

3. Порівнюється кошторисна вартість виконаних робіт з кошторисною вартістю запланованих робіт;

4. Визначаються залишки кошторисної вартості;

5. Визначаються фактичні витрати на виконані роботи;

6. Порівнюються фактичні витрати з кошторисною вартістю виконаних робіт;

7. Визначається економія чи перевитрата фінансових коштів.

Постійне порівняння фактичних результатів із запланованими дозволяє об'єктивно оцінити результативність виконання проекту і встановити ступінь відповідності початкового плану.

Лекція 3 (продовження теми 2)

2.4. Види та методи оцінки вартості проекту

Залежно від етапу життєвого циклу проекту і цілей оцінки, застосовують різні види та методи оцінки вартості проекту. Виходячи з цілей оцінок, різною буває і точність таких оцінок. Види оцінок і їх точність наведені в таблиці 2.1.

Табл. 2.1 – Види оцінок вартості проекту

Стадії проекту	Види оцінок	Мета оцінок	Похибка, %
Концепція проекту	Попередня оцінка життєздатності / реалізованості проекту	Оцінка життєздатності / фінансової реалізованості проекту	25–40
Обґрунтування інвестицій	Факторна Укрупнений розрахунок вартості / попередній кошторис	Зіставлення планованих витрат з бюджетними обмеженнями, основа для формування попереднього бюджету	0–30
Техніко-економичне обґрунтування	Наближена Кошторисно-фінансовий розрахунок	Прийняття остаточного інвестиційного рішення, фінансування проекту. Проведення переговорів і тендерів, основа для формування уточненого бюджету	15–20
Розробка робочої документації	Остаточна Кошторисна документація	Основа для розрахунків та для управління вартістю проекту	3–5
Реалізація проекту	Фактична (по вже реалізованим роботам)	Оцінка вартості вже виконаних робіт	0
	Прогнозна (по майбутнім робіт)	Оцінка вартості майбутніх робіт	3–5
Здача в експлуатацію	Фактична		0
	Прогнозна		3–5
Експлуатація	Фактична		0
	Прогнозна		3–5
Завершення проекту	Фактична	Повна оцінка вартості проекту	0

Управління вартістю здійснюється протягом усього життєвого циклу проекту, при цьому, природно, процеси управління реалізуються по-різному на різних етапах проектного циклу. Це знаходить відображення у сучасній концепції управління вартістю проекту – управління вартістю протягом життєвого циклу проекту (life-cycle costing – LCC). Графічно це представлено на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Управління вартістю протягом життєвого циклу проекту

В цілому, методики складання оцінок витрат діляться на дві великі категорії: концептуальні і детерміністичні.

Концептуальні методи вимагають значних зусиль при зборі даних і розробці методів до початку підготовки оцінки. При аналізі первісної вартості активів надзвичайно складно розрахувати точні коефіцієнти і алгоритми оцінки для забезпечення концептуальної оцінки.

На противагу, детерміністична (або загальна) оцінка вимагає великих зусиль під час її фактичної підготовки. Оцінка та кількісний аналіз обсягу проекту може зайняти багато часу, для дуже великих проектів іноді тижні і навіть місяці. Значний час також займає дослідження і застосування точної і докладної інформації про ціни, а також виконання специфічних оціночних коригувань кількісно визначеного змісту проекту.

Вибірка оцінки витрат – процес визначення кількості матеріалів і трудовитрат, пов'язаних з проектом. Вибірка включає детальне вивчення інженерно-технічної документації та документації, що випускається відповідно до ТЗ для підрахунку кожної одиниці обладнання, що є на кресленнях. Кількість аналогічних одиниць потім підсумовується відповідно до керуючої структури проекту. Після закінчення вибірки і підсумовування загальної кількості по кожній одиниці, по кожній з них визначаються витрати (або ціни), а результати складаються, і виходять прямі експлуатаційні витрати за проектом.

Однаковість і послідовність процесу вибірки значно зменшує можливість виникнення помилок або пропусків і збільшує продуктивність.

Після закінчення вибірки отримані кількості можна узагальнювати, підсумувати і оцінювати.

Для визначення ступеня точності деяких проектів часто проводиться порівняльний аналіз витрат і ступеня ризику. Результати моделі порівняльного аналізу витрат і ступеня ризику визначають остаточну кошторисну вартість, засновану на ступені впевненості (чи ризику), прийнятного для керівництва, щоб не виникло перевитрати проектного бюджету.

Говорячи про точність оцінки необхідно зазначити, що при складанні концептуальних оцінок на ранніх етапах проекту варіації технічного завдання на проектування надають саме значний вплив витратам. Засоби і методи оцінки, хоча вони також відіграють важливу роль, не представляють особливих труднощів на ранніх етапах проекту, коли точність оцінки є найнижчою. На ранніх етапах проекту необхідно направляти зусилля швидше на створення прийнятного технічного завдання на проектування, ніж на використання більш докладних методів оцінки.

При складанні кошторису необхідно враховувати вплив графіка і тривалості реалізації проекту. Крім безумовного врахування зростання витрат, графік може безпосередньо впливати на продуктивність, а також на ціни на працю і матеріали. Вкрай важливо на ранніх етапах реалізації проекту планувати інтеграцію оцінки витрат / графіка таким чином, щоб результати оцінки можна було використовувати в графіку для правильного розподілу ресурсів та можливості оцінки отриманого ефекту і надання звітів про хід реалізації проекту.

Оцінка витрат, безумовно, є найважливішим компонентом успішності проекту. Оцінки витрат використовуються не тільки для складання бюджетів проектів, але також і для надання точної інформації для дотримання графіка, моніторингу витрат і вимірювання ходу реалізації проекту.