Вопрос 3. Проведение деловой беседы.

 

Залогом успешного проведения любого вида деловой беседы является тщательная подготовка к ней. Конечно, невозможно предусмотреть все заранее, повороты в ходе самой встречи могут оказаться самыми неожиданными, действия партнеров порой бывают непредсказуемыми. Однако продумывание сценария деловой беседы, собирание необходимого фактического материала, определение для себя установки на результаты коммуникации делают нас увереннее в процессе общения, позволяют управлять ситуацией.

При составлении плана будущего разговора надо иметь в виду, что деловая беседа обычно строится по следующей схеме:

1.  начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»);

2.  изложение своей позиции и обоснование ее;

3.  выяснение позиции собеседника;

4.  совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т.п.);

5.  принятие решения, завершение контакта.

 

При подготовке к деловому общению особое внимание следует уделить началу разговора, чтобы вызвать у собеседника положительную реакцию, заинтересовать его или нейтрализовать, смягчить его настроение.

Для создания положительной атмосферы деловой беседы важными являются следующие факторы:

     улыбка, доброжелательный взгляд;

     приветствие, включающее рукопожатие и слова;

     обращение к собеседнику по имени-отчеству;

     проявление дружеского расположения, использование для этого комплиментов, видимого участия;

     подчеркивание значимости собеседника, фирмы, которую он представляет, проявление уважения к нему, которое демонстрируется словами, мимикой, жестами, позой, организацией пространственной среды;

     открытое признание достоинств вашего собеседника.^[15]

 

Первые фразы деловой беседы также являются очень значительными. Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд «правильных дебютов». Вот некоторые из них:

1.  Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов – и вы легко этого добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

2.  Метод «зацепки» позволяет кратко изложить некую ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личное впечатление, анекдотичный случай или необычный вопрос.

3.  Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит так: после объяснения причин, по которым была назначена встреча, собеседники переходят к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.^[16]

 

В ходе самой деловой беседы (2, 3 и 4 фазы контакта) происходит обоснование партнерами собственной точки зрения, а также осмысление и обсуждение аргументов партнера. Для того чтобы оказывать влияние на своего партнера и добиваться поставленных коммуникативных целей, важно быть убедительным. Наибольшей убедительности говорящий достигает, если соблюдает ряд правил. Рассмотрим их.

 

Правила убеждения:

1.       Очередность приводимых аргументов влияет на их убедительность. Наиболее убедителен следующий порядок аргументов:

 

сильные –> средние –> один самый сильный

 

В споре для убеждения сильным аргументом является тот, который кажется наиболее убедительным партнеру, т.к. затрагивает его чувства и интересы.

Следует помнить, что не количество аргументов решает исход дела, а их надежность. Не следует также начинать с просьбы, надо начинать с аргументов: так как просьба без аргументов имеет наименьшие шансы на положительное решение.

 

Таблица 4.