Организация текста делового письма

 

 

Для сокращения времени на подготовку документов и во избежание ошибок в организациях созданы типовые формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты. Поэтому не удивляйтесь, если в какой-либо организации вы увидите несколько иное расположение реквизитов. Отметим, что при поступлении письма в организацию добавляются:

     резолюция ответственного лица;

     отметка о контроле за исполнением.

 

Форма документа не ограничивается суммой его реквизитов: необходимо знать схему организации текста: количество частей текста, их взаимосвязь, последовательность расположения.

 

Структура делового письма. Наиболее простая структура делового письма – это две части. В первой излагаются факты и события (причины, аргументы), послужившие основанием для создания письма. Во второй – выводы, просьбы, предложения. Количество частей текста может быть и более двух. Вот примеры схем организации текста некоторых деловых писем.

 

Служебное письмо-запрос:

     обоснование необходимости запроса;

     содержание запроса;

     ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

 

Письмо-просьба:

     изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

     изложение просьбы;

     ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;

     выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

 

Письмо-ответ (с отказом):

     повторение изложения просьбы;

     обоснование причины неудовлетворения просьбы;

     констатация отказа или отклонения предложения.

 

Сопроводительное письмо:

     сообщение о высылаемом материале;

     уточняющие сведения.

 

И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

Таким образом, последовательность действий в реализации письменной деловой речи такова:

 

определение типовой официально-деловой ситуации → жанр документа → → форма документа → языковое наполнение документа.

 

Вопрос 4. Языковые нормы письменной деловой речи.

 

Типовое построение текста делового письма выступает в качестве рамки, внутри которой пишущим совершается выбор и организация языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела, – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств, главным образом, синтаксических конструкций, составляющих синтаксическую структуру делового текста. В этом плане трудности могут существенно облегчаться за счет следующих знаний.

1)       Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул (клише).

 

Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. В деловой канцелярской речи такие устойчивые словосочетания называют канцеляризмами.

 

Их наличие в деловой речи объясняется регламентированностью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи. Задача составителя текста упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (сообщаем о …, просим Вас рассмотреть вопрос о…, считаем целесообразным…). Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в результате осмотра упаковки установлено. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Вот примеры некоторых языковых формул, которые вы можете использовать в деловой письменной речи.

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих мотивы, причины и цели создания документа:

     В ответ на ваше письмо от …

     В связи с вашей просьбой …

     В порядке оказания помощи …

     Ввиду отсутствия …

     По вашему запросу высылаем (направляем, посылаем) Вам …

     В связи с нарушением срока поставки …

     В связи с финансовыми трудностями …

     В целях ознакомления с …

     В целях обмена опытом …

     Во избежание конфликтных ситуаций…

 

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих просьбу, требование:

     Прошу Вашего ходáтайства перед …

     Мы обращаемся к Вам с просьбой …

     Прошу рассмотреть возможность …

     Убедительно прошу решить вопрос …

     Мы будем (весьма) признательны (благодарны) Вам, если …

     Просим принять участие …

     Просим Вас рассмотреть вопрос …

 

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих напоминание или предупреждение:

     Напоминаем, что срок соглашения истекает …

     Организация уведомляет Вас о том, что …

     Вторично ставим Вас в известность …

     Мы официально заявляем Вам …

     Мы вынуждены сообщить …

 

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих отказ от предложения:

     К сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем …

     К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным …

     К сожалению, мы не можем выслать (предоставить) …

 

Примеры этикетных стереотипных формул (клише):

     Многоуважаемый (уважаемый) господин Серебряков!

     Уважаемые коллеги!

     Желаем успеха Вашей компании…

 

2)       В текстах документов употребляйте только литературные слова, о чем уже говорилось в теме 4, так как в официально-деловой речи недопустимы жаргонные слова (в том числе и профессионализмы), просторечия и диалектизмы.

3)       Старайтесь использовать нейтральные (неэмоциональные и неэкспрессивные) слова в прямом значении. Осторожно нужно также обращаться и с производными словами, так как в новой форме они могут приобретать иной смысл. Например: строить – перестройка, документ – документальный, метод – методология.

4)       Создавайте простые конструкции с акцентом на ключевые слова.

Характерной особенностью любого официального документа является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным нормам расположения слов, принятым в данном языке.

В русском языке информационная насыщенность речи возрастает именно к концу предложения. Это значит, что, как правило, в конце предложения располагаются ключевые слова и фразы, несущие основной смысловой акцент. Таким образом, в начале предложения должна находиться вспомогательная информация, а затем идти основная. Причем вспомогательная информация помещается перед сказуемым, а основная информация – после него. Сравните: «Заседание совета директоров состоится в конференц-зале в 15 часов 30 минут» (акцент на обстоятельствах проведения: где и когда). Или: «В 15 часов 30 минут в конференц-зале состоится заседание совета директоров» (акцент на событии: что состоится).

 

5)       Делайте каждое предложение завершенным и точным.

Необходимо помнить, что в деловом документе каждое предложение должно быть максимально завершенным, чтобы, будучи выделенным из контекста, оно сохраняло первоначальный смысл, например: Проект был завершен к сроку, указанному в договоре от 22.04.98. Сравните данный пример со следующими:

     Проект был завершен к сроку, указанному в договоре.

     Проект был завершен к указанному сроку.

     Проект был завершен к сроку.

     Проект был завершен.

     Он был завершен к сроку.

 

В данных примерах полнота изложения убывает от первого предложения к последнему. Представьте, какие недоразумения возможны из-за отсутствия ясности в последних трех вариантах.

 

6)       Применяйте глаголы в действительном, а не страдательном залоге.

Напомним, что действительный залог отражает активную позицию, а страдательный – пассивную, например:

     Компания заключила контракт (действительный залог).

     Компанией заключается контракт (страдательный залог).

 

Глаголы действительного залога делают документ убедительным и облегчают его понимание. Сравните также:

     Оплата счета производилась 10 февраля 2003 года (худший вариант).

     Оплата счета произведена 10 февраля 2003 года.

     Компания оплатила счет 10 февраля 2003 года (лучший вариант).

 

Итак, деловая письменная речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как текстовые нормы (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы изложения (языковые нормы). Названные специфические черты делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень унификации и стандартизации официально-деловых документов. Приводимые в приложениях образцы текстов некоторых деловых писем послужат хорошей иллюстрацией теоретического материала данной темы.

 

Основные выводы:

Деловое письменное общение осуществляется с помощью документа. Документом во всем мире называют деловую бумагу, оформленную с учетом соответствующих правил, официально информирующую о чем-либо и имеющую юридическую силу. Документы весьма разнообразны по выполняемым функциям, по содержанию и назначению, однако при всем разнообразии документов процесс создания текста любого из них подчиняется двум типам норм: текстовым и языковым. Текстовые нормы регулируют закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы. Языковые нормы регулируют закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм письменной деловой речи поможет вам понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа.