Разновидности деловых писем по содержанию

 

Инициативное	Ответное
Письмо-запрос (или просьба) Письмо-предложение Письмо-приглашение Письмо-рекламация (претензия) Письмо-рекомендация Гарантийное письмо Сопроводительное письмо и др.	Ответ на запрос (или просьбу) Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-отказ и др.

 

Правила оформления внутренней документации вы будете изучать в рамках курса «Документационное обеспечение». В настоящем учебном пособии мы рассмотрим правила составления текста внешних документов (деловых писем).

 

Вопрос 3. Текстовые нормы письменной деловой речи.

 

Приступая к созданию любого документа, необходимо понять, о чем вы собираетесь писать. Если вам необходимо просить какую-либо организацию, в которой вы не работаете, об оказании услуги, это будет деловое письмо-просьба; если информировать руководство своей организации о чем-либо – это будет служебная записка и т.д. Итак, первый этап для составляющего документ в сфере делового общения – уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, мы определяем и единственно возможную в данном случае форму (схему) документа.

Что такое форма документа?

 

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания. Их называют реквизитами.

 

Реквизиты во внешних и внутренних документах разные. Основными реквизитами деловых писем являются следующие (см. таблицу 8).

 

Таблица 8.

 

Реквизиты деловых писем

 

Перечень реквизитов	Комментарии
Адресант (отправитель)	наименование отправителя документа в форме именительного падежа (кто? что?)
Адресат (получатель)	  наименование учреждения в форме именительного падежа (что?)   указание должности лица в форме дательного падежа (кому?)   фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)
Дата	записывается арабскими цифрами из шести знаков: число, месяц, год (например: 05.07.09)
Тема письма (указывается не всегда)	пишется с прописной буквы без точки; примеры формулировок темы: О высылке каталога или О возмещении убытков
Подпись	в реквизите «подпись» указываются:   наименование должности сотрудника, написавшего письмо   имя, отчество, фамилия сотрудника в форме именительного падежа (кто?)   подпись

 

Следует помнить, что деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название, т.е. слова «письмо-просьба» или «письмо-ответ» не пишутся.

Приведем схему организации текста делового письма любого содержания.

 

Схема 9.