Приложения
Образцы текстов некоторых деловых писем
Приложение 1.
Образец текста письма-просьбы
Комментарии.
С содержанием делового письма-просьбы
согласуется употребление ключевого
глагола просить
или
отглагольного существительного просьба:
Прошу
рассмотреть возможность…, …обращаюсь
к Вам с просьбой…, прошу направить…,
прошу Вашего ходáтайства перед…, просим
принять участие… В
тексте письма-просьбы обращают на себя
внимание стандартные формулы мотивации:
В целях…,
в связи с финансовыми трудностями…, а
также этикетные формулы:
Желаем успеха Вашей компании… Деликатность
данному письму придает языковая формула:
Выражаем надежду…,
благодаря которой адресант воспринимается
как человек воспитанный, знающий правила
хорошего тона.
Приложение 2.
Образец текста письма-запроса
Комментарии. Деловое письмо-запрос оформляется так же, как и письмо-просьба. С содержанием делового письма-запроса согласуется употребление ключевого глагола просить или отглагольного существительного просьба в языковых формулах: Прошу рассмотреть возможность…, …обращаюсь к Вам с просьбой…, прошу направить…, просим принять участие… В данном тексте языковые формулы с ключевым словом просить не были использованы, запрос сформулирован с помощью клише: … будем признательны…, ознакомите с Вашими планами…
Приложение 3.
Образец текста письма-ответа (с отказом)
Комментарии. С содержанием делового письма-ответа (с отказом) согласуется ключевая формула: В ответ на Ваше письмо от… Само выражение отказа реализуется с помощью конструкций: …вынуждены отказать, …не располагаем возможностью, …не сможем положительно откликнуться на Ваше предложение, …удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным и др. Следует обратить внимание на употребление вводного сочетания к сожалению: это предельная степень выражения эмоций в деловой документации.
Приложение 4.
Образец текста сопроводительного письма
Комментарии. С содержанием сопроводительного письма согласуется глагол направлять (вариант – посылать/высылать, не рекомендуется устаревшее препровождать). В тексте обращает на себя внимание клише счет на оплату.
Приложение 5.
Типичные ошибки в текстах деловых писем
(ошибки в оформлении, лексические, грамматические ошибки)
|
НЕПРАВИЛЬНО |
ПРАВИЛЬНО |
Ошибки в оформлении реквизитов деловых писем: а) адресат (получатель) делового письма |
В фирму «Заря» Директору Б.М. Зуеву 123257, Москва, ул. Летная, 27 |
Фирма «Заря» Директору Зуеву Б.М. 123257, Москва, ул. Летная, 27
Комментарии: - наименование учреждения в форме именительного падежа (что?) - указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) - фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?) - в наименовании адресата сначала пишется фамилия, затем инициалы |
б) наименование документа |
Письмо-запрос |
Комментарии: деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название |
в) подпись |
Доброхотов В.Н. |
В.Н. Доброхотов
Комментарии: при расшифровке подписи под текстом документа сначала ставятся инициалы, затем фамилия |
Обращение |
Уважаемый Валентин Николаевич. |
Уважаемый Валентин Николаевич!
Комментарии: после обращения возможны два знака препинания: запятая и восклицательный знак |
Ошибки в текстах документов (и внешних и внутренних):
а) лексические ошибки |
За истекший период времени … |
За истекший период …
Комментарии: период времени – плеоназм (словосочетание, в котором одно слово из двух является лишним, потому что его значение совпадает со значением другого); лишнее слово необходимо удалить |
Эти функции поручаются заведующему кафедрой.
|
Эти функции возлагаются на заведующего кафедрой.
Комментарии: неуместное употребление слов без учета их лексической сочетаемости: функция – обязанность, ее не поручают, а возлагают, вменяют |
|
Необходимо повысить подготовку специалистов.
|
Необходимо улучшить подготовку специалистов.
Комментарии: неуместное употребление слов без учета их лексической сочетаемости: подготовка специалиста может быть хорошей или плохой. Ее можно улучшить, а не повысить |
|
Бóльшая половина группы занимается в спортивных секциях. |
Более половины группы занимается в спортивных секциях.
Комментарии: неуместное употребление слов без учета их лексической сочетаемости: половина не может быть большей или меньшей |
|
б) грамматические ошибки |
Договора
(ошибка в образовании формы им. п. мн. ч. имен существительных) |
Договоры
Комментарии: форма им.п. мн.ч. договора допустима в разговорно-бытовой и устной деловой речи (профессиональной речи менеджеров), однако в письменной деловой речи возможна только форма договоры |
молодая сотрудник Кольцова |
молодой сотрудник Кольцова
Комментарии: в письменной деловой речи принята норма согласования по внешней форме определяемого существительного мужского рода: молодой доцент Ивлева |
|
Самый сложнейший
(ошибка в образовании превосходной степени имени прилагательного) |
Самый сложный или сложнейший
Комментарии: превосходная степень прилагательного образуется с помощью суффиксов -ейш, -айш (простая форма превосх. степени – сложнейший) или путем добавления слов самый, наиболее и др. к исходному слову (составная форма превосх. степени – самый сложный) |
|
Согласно прилагаемого списка наградить работников департамента премией.
(ошибка в выборе управления предлога согласно) |
Согласно (чему?) прилагаемому списку наградить работников департамента премией.
Комментарии: предлоги благодаря, согласно, вопреки управляют зависимым словом в дательном падеже |
|
Оплата за оборудование осуществляется простым платежом.
(ошибка в выборе предложного управления в словосочетании оплата за оборудование) |
Оплата (чего?) оборудования осуществляется простым платежом.
Комментарии: глагол оплатить и отглагольное существительное оплата требуют беспредложного управления (т.е. без предлога) |
|
Заведующий кафедры |
Заведующий кафедрой
Комментарии: существительные заведующий, командующий, управляющий, называющие руководящих работников, требуют постановки зависимых слов в творительном падеже, например: заведующий кафедрой, командующий армией, управляющий делами |
|
По возвращению из командировки |
По возвращении из командировки
Комментарии: предложные сочетания с временным значением «после чего-нибудь» (род. п.) пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора |
|
Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5 %.
(ошибка в построении предложений с деепричастным оборотом) |
Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, мы приняли решение о поставке товаров Вам со скидкой 5 %.
Комментарии: Запомните! Глагол-сказуемое и деепричастие всегда обозначают действия одного и того же субъекта, в предложении названного подлежащим. Если действия, названные глаголом и деепричастием, совершаются разными субъектами, однако в предложении только одно подлежащее, то и глагол-сказуемое и деепричастие автоматически относятся к одному субъекту – подлежащему. Предложение в таком случае становится бессмыслицей, например: Переходя через рельсы, стрелочника оглушил неожиданный свисток паровоза (следуя грамматической структуре предложения, получается, что через рельсы переходил свисток и свисток же оглушил стрелочника). |
[1] См. об этом: Конецкая В.П. Социология коммуникации. – М.: Междунар. ун-т Бизнеса и Управления, 1997. – С. 7–9.
[2] Новый словарь иностранных слов. – М.: Азбуковник, 2006. – С. 303.
[3] Конецкая В. П. Социология коммуникации. – М.: Междунар. ун-т Бизнеса и Управления, 1997. – С. 7.
[4] См. об этом: Каган М.С. Мир общения: Проблема межсубъектных отношений. – М.: Политиздат, 1988.
[5] См. об этом: Конецкая В.П. Социология коммуникации. – М.: Междунар. ун-т Бизнеса и Управления, 1997. – С. 7–9.
[6] Каменская Е.Н. Психология и этика делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – С. 10.
[7] Формановская Н.И. Коммуникативно-прагматические аспекты единиц общения. – М.: Ин-т рус. яз. им. А.С. Пушкина, 1998.
[8] См. об этом: Добрович А.Б. Общение: наука и искусство. – М.: Яуза, 1996.
[9] Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: учебник. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 118.
[10] Каменская Е.Н. Психология и этика делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – С. 11.
[11] Джей Э. Эффективная презентация: пер. с англ. – Минск: Амалфея, 1996. – С. 55.
[12] Цит. по: Русская риторика: Хрестоматия / Автор-составитель Л.К. Граудина. – М., 1998. – С. 295.
[13] См. об этом: Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Культура и искусство речи: Современная риторика. – Ростов-на-Дону: Феникс, 1998. – С. 85–87.
[14] Там же. – С. 88–89.
[15] См. об этом также: Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – М.: Прогресс, 1989.
[16] См. об этом: Бороздина Г.В. Психология делового общения. – М.: ИНФРА-М, 2000. – С. 61–62.
[17] См. об этом: Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – М.: Прогресс, 1989. – С. 151–152.
