29. Контроль как процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности. Субъекты и объекты контроля. Механизм контроля и принципы его осуществления.

Управление следует рассматривать как непрерывный процесс целенаправленных действий, потому что цели не всегда достигаются в предусмотренном виде, люди не всегда или не так выполняют поручения, изменение окружающей среды ведет к изменению внутренних переменных.

Определение степени достижения цели осуществляется при помощи контроля,который представляет собой процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль- одна из функций управления. Как функция контроль имеет двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой - это самостоятельная функция управления.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ - методом его проведения. Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи.

Объектами контролявыступают предприятия, организации. Внутри организаций контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы.

Субъектом контролявыступает контролирующее звено. Контроль осуществляют как государственные органы, так и ведомственные и частные.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему обеспечиваются единство решении и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

Существует три типа механизма контроля, которые классифицируются по временному признаку: предварительный. текущий и заключительный контроль

1. Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль предшествует хозяйственной операции и направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного неэффективного использования средств и принятия необоснованных решении. При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность. Благодаря ему устраняются диспропорции в финансировании.

2. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, называется текущим контролем. Его объектом является подчиненные сотрудники, а осуществляется он начальниками. Задачи текущего контроля - оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

Механизм текущего контроляреализуется через автоматические датчики, счетчики, системы сигнализации разных видов, измерительные приборы и т.д. При отсутствии данных приборов менеджер был бы вынужден только наблюдать визуально производственные процессы и сравнивать происходящие события с их описанием в инструкциях, привлекая для этого и работников подразделения.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи. Материальные, финансовые и человеческие ресурсы составляют «вход» системы обратной связи, а готовая продукция, услуги - «выход», роли регулятора системы выступает руководитель-менеджер, который осуществляет контроль за заданными параметрами. Контроль дает возможность также своевременно реагировать на изменяющиеся внутренние и внешние факторы.

3. Заключительный, или последующий, контрольосуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целями этого вида контроля являются установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

При заключительном контроле формируется информация для учета, если аналогичная работа повторяется в будущем. Она используется для мотивации труда.

Эти виды контроля применяются уже после выполнения производственных задач, и они как минимум направлены на выявление и уточнение нарушений и ошибок допущенных в самом процессе производства, а в качестве максимальной задачи предлагается разработка планов и программ, предотвращающих подобные нарушения. На основе данного вида контроля можно осуществлять и совершенствование производства.

При заключительном контроле происходит выявление ошибок, что позволяет менеджеру принимать оптимальные решения по предотвращению их в последующей работе.

Для эффективной работы механизма контроля необходимо соблюдение следующих принципов:адекватность восприятия, своевременность, целесообразность и экономичность, наглядность, гибкость. Эти принципы контроля необходимы на различных работах в промышленности, офисах, больницах, правительственных учреждениях, банках, торговых предприятиях.

Адекватность восприятия.Все стадии контроля- предварительный, текущий, заключительный -должны быть понятны тем, кто проводит его. На высшем уровне менеджмента контроль может быть более обобщенным и основанным на управленческих информационных системах, математическом моделировании, комплексе схем и графиков, подробных аналитических докладах.

На высшем уровне контроль должен быть понятен всем менеджерам, применяющим его и имеющим высокую квалификацию. На уровне подразделения контроль может быть не очень сложным. Например, менеджер первичного уровня использует краткий отчет на одну страницу. В нем указывает количество произведенной продукции, трудозатраты в человеко-часах за день. Такой отчет прост, понятен, конкретен.

Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна или громоздка для работников, он должен её упростить с учетом задач подразделения и доступности для всех членов коллектива.

Своевременность. Механизм контроля должен выявить отклонения без промедления, и сообщения о нарушениях должны поступать к менеджеру сразу же. Очевидно, что чем быстрее менеджер устранит отклонения, тем быстрее нарушения будут исправлены.

Всегда необходимо о нарушениях сообщать как можно быстрее, даже если они определены ориентировочно на основе предварительных оценок, неполной информации. Лучше, если менеджер будет знать об ошибках заранее, чем с опозданием, когда уже ничего нельзя изменить.

Например, предполагается, что проект размещения конкретного оборудования должен быть увязан с жестким графиком его поступления. Менеджер должен отчитываться ежедневно и еженедельно о состоянии проекта, о его увязке с графиком. Поэтому, в первую очередь, доджем быть разработан график подачи оборудования и монтажных работ. Потом весь контроль и отчеты менеджера будут разрабатываться именно по ходу выполнения поставок оборудования и его монтажа в соответствии с графиком работ.

Целесообразность и экономичность.Контроль должен соответствовать по масштабу и затратам средствнаблюдаемому и оцениваемомупроизводственному процессу.Сложные информационные системы контроля необходимо использовать на крупных предприятиях, в организациях, но они неуместны в небольших фирмах или ее подразделениях.

Потребность в контроле есть в любом подразделении, но масштабы, размах его должны соответствовать объемам работы. Нет необходимости одинаково контролировать небольшую повседневную работу и использование средств главной инвестиционной программы организации.

Например, старшая медсестра в больнице обычно уделяет более значительное внимание поступлению наркотических средств, чем бинтов. Или в небольшом подразделении, состоящем из трех служащих, неэкономично и нецелесообразно назначить работника, ответственного за контроль их деятельности. Будет выгоднее и лучше повысить их ответственность за исполнение работ на основе самоконтроля, а, возможно, давать поручения каждому из них по взаимной проверке выполняемых поручений.

В то же время в большом подразделении, насчитывающем десятки или сотни людей и выпускающем различные детали, штучные изделия в больших объёмах, целесообразно иметь инспекторов или специалистов по контролю качеству продукции.

Обычно эта функция осуществляется на основе индивидуального подхода с учётом выпускаемой продукций, поэтому число работников, занятых контролем, определяется каждый раз индивидуально. Имеется также много промежуточных стадий, которые должен оценить менеджер и проконтролировать в случае необходимости.