5. Функция контроля

Слово «контроль» вызывает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для большинства людей контроль, означает, прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и доверия. В силу этого контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается не-правильно.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Три основные вида контроля:

1) предварительный контроль - осуществляется до начала работ с помощью реализации определенных правил, процедур и линий поведения. Применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам;

2) текущий контроль - осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объекты - сотрудники, а контроль осуществляют непосредственные начальники;

3) заключительный контроль - проводится после того, как работа закончена. Его цель - помочь предотвратить ошибки в будущем.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

1. Установление стандартов и критериев.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Здесь принимается одно важное решение - насколько допустимы и относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

Основная цель контроля - добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы организацию работать в соответствии с планом.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например: информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Тема 13 связующие процессы: коммуникации и принятие решений

1. Элементы и этапы процесса коммуникаций.

2. Коммуникационный процесс.

3. Межличностные коммуникации.

4. Организационные коммуникации.

5. Управленческие решения. Процесс принятия решений.

6. Модели и методы принятия решений.

7. Требования к принятию решений.

1. Элементы и этапы процесса коммуникаций

Коммуникация - это обмен информацией между людьми. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого решения. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникации между организацией и ее средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникации с внешней средой. Это: реклама с целью сбыта товаров, реклама с целью создания «имиджа» (определенного образа) организации; заполнение письменных отчетов. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на проблемы, создаваемые внешней средой.

Коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей (сверху вниз, например, распоряжение руководства об изменении ассортимента) и по восходящей (например, сообщение непосредственным начальникам о возникших проблемах или доклад о рацпредложениях).

Коммуникации «руководитель - подчиненный». Хотя это пример обмена информации по вертикали, но т.к. это основная часть коммуникативной деятельности руководителя, то можно сказать об этом отдельно. Это прояснение задач, результатов; сбор информации: оповещение подчиненных об изменениях.

Коммуникации «руководитель - рабочая группа (собрание)», т.к. в обмене информации участвуют все члены группы, то каждый может высказать свое мнение.