18. Резолюція.

Це напис на документі, який робить керівник установи. Він міс­тить вказівки щодо виконання цього документа.

Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім по­лів. Складається з таких елементів:

• прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;

• вказівка про порядок і характер виконання документа;

• термін виконання документа;

• особистий підпис керівника;

• дата.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не струк­турні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталі­зувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає повер­ненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До на­казу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.

19. Заголовок до тексту.

Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду докумен­та. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайпов­ніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кіль­ка питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна по­давати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефоно­грам, телеграм та повідомлень.

20. Відмітка про контроль.

Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.

21. Текст.

Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:

• вступу;

• доказу;

• закінчення.

У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі виклада­ють суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складе­но документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - по­інформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташову­ється на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Гриф погодження.

24. Підпис

25. Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з

• особистого підпису особи, що візує;

• дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

26. Печатка.

Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні пра­ва осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпо­рядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.