27. Відмітка про засвідчення копії.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія"; під реквізитом „підпис" - слово „Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довід­ках, висновках). Складається з:

• прізвища виконавця;

• номера його службового телефону.

Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240-72-37

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині ниж­нього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:

• стислу довідку про виконання;

• дату скерування документа до справи;

• підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05 (посада, ініціали, прізвище).

Відмітка , До справи " свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сто­рінки документа. Містить:

• запис „ Інформація перенесена на машинний носій ";

• підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;

• дату перенесення.

31. Відмітка про надходження документа.

Містить:

• скорочену назву організації, що отримала документ;

• дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штем­пеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

• назву організації;

• дату надходження;

• індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки

24.Загальні правила оформлення і складання документів.

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Усі реквізити доку­мента розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уні­фікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незапов-нене місце - поля, або береги, документа. Вони призначені для закріп­лення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесен­ня спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри бере­гів формуляра-зразка:

• лівого - 35 мм;

• правого - не менше, ніж 8 мм;

• верхнього - 20 мм;

в нижнього - не менше, ніж 19 мм (для формату А4);

не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах фор­мату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допуска­ють розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Якщо документ великий за обсягом і розташований на кількох сторінках, то на наступну сторінку не можна переносити самі підписи, а обов"язково хоча б 2 рядочки тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

• нумерація починається з другої сторінки;

• номери проставляють посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

• якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Най­простішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традицій­ної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних час­тин. Нова система рубрикації грунтується на використанні лише араб­ських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу.