28. Ділове листування. Етикет ділового листування.

Cлужбове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі.

1. Перше, що відрізняє ділове листування від інших стилів листування - це офіційно-діловий стиль.

Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі тих, що діють від імені керівників і інших посадовців.

Характер і зміст інформації досить жорстко регламентовані.

Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

2. Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.

Для мотивації тієї або іншої дії застосовуються наступні вирази:

«Повідомляємо, що в період з... по....» «Повідомляємо, що за станом на.... «Направляємо Вам узгоджений....» «Просимо Вас розглянути питання про...»

«Перевіркою встановлено, що.....» «У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги

3. До особливостей ділового листа відносять також і застосування скорочень. Розрізняють два основні види скорочення слів:

-Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, головбух, зав., заст., спецназ.

-Графічні - вживані на листі скорочені позначення слів: гр-н, тчк, ж-д, кв. м і ін.

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій і посад, звань, одиниць вимірювання, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

4. Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку - ще одна особливість ділового листа:

«Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) реконструкції систем опалювання, вентиляції і санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель..»

Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно з декількох різнорідних питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.

Лист складається зазвичай по схемі:

Вступ. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.

Основна частина. В основній частині висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.

Висновок. Висновок листа є висновками у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.