2.5. Учёт расходов на заграничные командировки

Заключение контрактов и их выполнение связано с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно вызывает необходимость в загранкомандировках и, как следствие, командировочные расходы.

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Различия возникают только в отношении необходимости оформления командировочного удостоверения. Оно заполняется только в случае, если предстоит поездка в страны СНГ и в паспорте не делается отметок о пересечении границы.

Документы, которые оформляются при отправлении работника в загранкомандировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляют собой:

• приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку с обязательным указанием информации: кто направляется; куда направляется (страна и фирма); срок командировки; цель командировки; размер суточных в иностранной валюте (форма №Т-9);

• командировочное удостоверение (форма № Т-10);

• служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10А);

• авансовый отчёт (форма № АО-1).

Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, дословно должны быть переведены на русский язык.

Состав командировочных расходов, выплачиваемых работнику организации при заграничных командировках (Постановление Правительства РФ № 749):

• расходы на получение заграничного паспорта и виз;

• расходы по проезду и провозу багажа;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• суточные;

• расходы по найму жилого помещения;

• комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту;

• иные обязательные платежи и сборы.

Выплата суточных за время пребывания в командировке производится:

• при проезде по территории РФ – в российской валюте по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах РФ;

• со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной в пределах РФ;

• при направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100 %, как правило, в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник;

• работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в валюте выплачиваются в размере 50 % от нормы;

• если в период командировки работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счёт принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит;

• если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счёт питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 % от нормы.

Нормы для суточных и расходов по найму жилья в целях бухгалтерского и налогового учёта устанавливаются организацией в локальных нормативных актах.

Командировочные расходы отражаются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта.

Расходы, связанные с наймом жилого помещения, возмещаются по установленным нормам только по представлении работником подтверждающих документов. Сумма за питание и другие личные услуги, включённые в счёта за наём жилого помещения, оплачиваются за счёт суточных и возмещению не подлежат.

Если у организации есть валютный счёт, то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату зачисления средств на валютный счёт.

Перед направлением в командировку работодатель выдаёт командируемому сотруднику денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов.

При направлении в зарубежную командировку средства под отчёт можно выдать как в рублях, так и в иностранной валюте. Самым распространённым способом выдачи денежных средств по отчёт является выдача наличных денежных средств из кассы организации.

В бухгалтерском учёте будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Кредит 50 «Касса»

– выданы денежные средства командированному работнику под отчёт в рублях;

Дебет 71-2 «Расчёты с подотчётными лицами в иностранной валюте»,

Кредит 50, субсчёт «Касса в иностранной валюте» – выдан аванс в иностранной валюте.

.

Как указывалось выше, организация может выдать сотруднику, направляющемуся за рубеж, денежный аванс в рублях. В этой ситуации сотрудник приобретает валюту сам в обменном пункте банка. В данном случае операции по конвертации валюты осуществляются от имения физического лица. Пересчёт валютных командировочных расходов по окончании командировки в этом случае организация должна сделать на дату обмена валюты. Причём курс обмена определяется организацией по данным квитанции, полученной в банке при покупке валюты.

Организация при направлении сотрудника в загранкомандировку может предоставлять ему в пользование корпоративную банковскую карту.

Клиент с помощью расчётных и кредитных карт может осуществлять следующие операции:

− получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

− оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

− иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Корпоративные карточные счета относятся к специальным счетам в банках и учитываются на отдельном субсчёте счёта 55 "Специальные счета в банках". Перечисление средств на карточный счёт отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 55 субсчёт «Специальный карточный счёт»

Кредит 51 «Расчётные счета»

- перечислена сумма в рублях на специальный карточный счёт;

Дебет 55 субсчёт «Специальный карточный счёт»

Кредит 52 «Валютные счета»

- перечислена иностранная валюта на специальный карточный счёт.

Валютные операции по счетам корпоративных карт следует осуществлять в соответствии с требованиями валютного законодательства и ПБУ 3/2006.

Датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счёт или дата их списания с валютного счёта в банке. Поскольку корпоративная карта может открываться и в рублёвых средствах, (рублёвая корпоративная карта), датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчётным лицом с использованием такой карты следует считать дату списания необходимых для конвертации рублёвых средств со счёта организации.

Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам под отчёт на осуществление определённых расходов, является дата утверждения авансового отчёта.

Сумма вознаграждения за обслуживание специального карточного счёта отражается в учёте в составе прочих расходов и учитывается на счёте 91 субсчёт "Прочие расходы".

При осуществлении расчётов с организациями торговли и общественного питания с использованием банковских карт необходимо составить первичный документ на бумажном носителе − слип.

Слип должен содержать следующие обязательные реквизиты:

− идентификатор организации;

− дату совершения операции;

− сумму операции;

− валюту операции;

− код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции;

− реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности;

− подпись держателя карты.

Слип заполняется в трёх экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдаётся инкассатору, третий передаётся в бухгалтерию при кассовом отчёте.

Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина.

Основанием для списания средств с подотчётного лица, осуществляющего расчёты с использованием расчётных банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счёту. К авансовому отчёту с использованием банковских карт прикладываются первичные документы: счёта за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов), а также отчёты о командировках.

Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражаются в бухучёте с использованием счетов 66 "Расчёты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчёты по долгосрочным кредитам и займам", поскольку фактически организация пользуется кредитом:

Дебет 55 субсчёт «Специальный карточный счёт»

Кредит 66 "Расчёты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчёты по долгосрочным кредитам и займам",

- перечислены денежные средства на кредитную банковскую карту.

В течение трёх рабочих дней со дня возвращения работника из командировки сотрудник должен составить письменный отчёт о командировке путём заполнения унифицированной формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении».

Кроме того, также в течение трёх рабочих дней командированный сотрудник обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчёт об израсходованной в командировке сумме и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом денежному авансу.

Если подотчётные средства на зарубежную командировку выдавались в иностранной валюте, в авансовом отчёте обязательно отражаются расходы в иностранной валюте и в рублях.

К авансовому отчёту в обязательном порядке прилагаются все оправдательные документы по зарубежной командировке.

К авансовому отчёту о заграничной командировке в страны дальнего зарубежья прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.

На основании утверждённого авансового отчёта командировочные расходы списываются на соответствующие счета, например:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит71 «Расчёты с подотчётными лицами»

– учтены командировочные расходы.