Типовые ситуации Как выявить недостачи

Если вы обнаружили, что фактическое количество материальных ценностей меньше, чем это зафиксировано в бухгалтерских документах, вы имеете дело с недостачей.

Причинами недостачи могут быть:

естественная убыль;

ошибки при приеме и отпуске ценностей;

злоупотребления материально ответственных лиц;

чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).

Недостачи обычно выявляются: при инвентаризации:

плановой;

после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара); при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.

Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.

Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица:

Ситуация	Отражение в учете
Недостача выявлена при плановой инвентаризации или в результате контрольной проверки	по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара и т.п.)	по дебету счета 99 "Прибыли и убытки"
Недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков: в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки сверх предусмотренных договором величин	по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям")

Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

при смене материально ответственных лиц;

если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;

при реорганизации или ликвидации организации;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по Дебету счета 94.

Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 50_)

- выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

Дебет 02 Кредит 01

- списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

Дебет 94 Кредит 01

- отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).

Пример

Перед составлением годового отчета ЗАО "Актив" провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила: о отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 9000 руб. и с начисленной амортизацией в сумме 6000 руб.; о недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.; о недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб. Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях. В рабочем плане счетов "Актива" счет 01 "Основные средства" имеет субсчет "Выбытие основных средств". Бухгалтер "Актива" выявленные недостачи должен отразить так:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01

- 9000 руб. - списана первоначальная стоимость основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 6000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 3000 руб. - отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;

Дебет 94 Кредит 41

- 12 360 руб. - отражена недостача товаров;

Дебет 94 Кредит 50-1

- 73 руб. - отражена недостача наличных денег в кассе организации.