2.2. Системний підхід до управління складною системою (алгоритм впровадження системного підходу). Науковий метод вирішення проблем: системний підхід. Системний підхід в організації управління

З системних позицій розглянемо методи управління складними (організаційними) системами. При цьому під методами управління будемо розуміти сукупність засобів і прийомів впливу на об'єкт управління для досягнення цілей, що поставлені організацією. Інакше кажучи, методи організаційного управління - способи та засоби досягнення поставлених управлінських цілей, що визначають якісну сторону управління. Організаційне управління як особливий вид діяльності використовує різні методи, серед яких розрізняють методи організації і методи діяльності органів управління.

Характеризуючи методи управління потрібно розглянути їхню спрямованість, зміст та організаційну форму.

Спрямованість методів управління орієнтована на систему управління.

Зміст - це специфіка засобів та прийомів впливу. Організаційна форма - вплив на конкретну ситуацію, що склалась. Може бути прямий або опосередкований вплив.

Методи діяльності поділяються на загальні, які використовуються при виконанні всіх або основних функцій управління на найважливіших стадіях управлінського процесу, і спеціальні, що застосовуються при здійсненні окремих функцій на окремих стадіях управлінського процесу. Загальні методи - це передусім переконання та примус. Примус припустимий лише на підставі закону, в межах і в порядку, передбачених ним. Переконання ґрунтується на авторитеті закону і застосовується без детального і спеціального правового регулювання. До загальних методів управлінської діяльності належать також методи регулювання, загального керівництва та безпосереднього управління.

Загальні методи управлінської діяльності за механізмом впливу на керовані об'єкти поділяють на методи прямого і непрямого впливу (адміністративні та економічні), за силою впливу - на методи видання правових актів і безпосередньо організаційні.

Усі загальні методи застосовуються не ізольовано, а в поєднанні (примус здійснюється у правових формах, переконання досягається як виданням правових актів, так і організаційними методами).

До наступних методів діяльності управління слід віднести методи виконання окремих функцій управління. Щодо стадій процесу управління розрізняють методи вироблення і прийняття управлінських рішень. Існують також інші класифікації методів управління: зовнішньоекономічного впливу (організаційні та адміністративні) і економічного впливу, морально-політичні (переконання, виховання, моральне заохочення), економічні (матеріальне заохочення конкретних осіб і колективів, стимулювання діяльності), організаційні (прогнозування, організація, координація, контроль), адміністративно-директивні.

Розглянемо проблеми використання методів управління в теорії і практиці організаційного управління. Для цього ми простежимо за тими спільними елементами, які зустрічаються в процесі вирішення проблем, прийняття рішень та керівництва, і спеціально підкреслимо значення так званого наукового методу. При цьому ми зробимо спробу описати методи управління з позицій управлінця, звертаючи спеціально увагу на ті моменти, які можуть мати для нього практичне значення.

За свою багатовікову історію людина вирішувала проблеми, які перед нею поставали по-різному. Можна назвати принаймні шість методів: звернення до надзвичайного; звернення до всесвітньо відомих авторитетів (наприклад, чим давніше, тим краще); інтуїція; здоровий глузд; логіка; науковий підхід.

Цей перелік хронологічно не пов'язаний з процесом розвитку людства, бо люди в усьому світі і в наш час використовують ці підходи в ситуаціях, де необхідно вирішувати проблеми. Однак він віддзеркалює поступове наближення людства до більш розумних, точних та досконалих методів. У практиці вирішення багатьох проблем, як правило, використовується поєднання кількох наведених підходів. Особливе місце у сфері управління посідають методи, адже вони дозволяють сформувати систему правил, прийомів і підходів, які скорочують витрати часу та інших ресурсів на визначення мети і її реалізацію.

Об'єктивними засадами використання організаційних методів управління виступають організаційні відносини, що складають частину механізму управління. Адже через них реалізується найважли­віша функція управління - функція організації.

Організаційні методи здебільшого спираються на владу управлінця та його повноваження. Ці методи впливають на керований об'єкт через накази, розпорядження, вказівки. Вони мають забезпечити організаційну чіткість та дисципліну праці.

В рамках організації можливі такі форми прояву організаційних методів:

1. обов'язковий припис (наказ, заборона і т. ін.);

2. узгоджувальні (консультація, консенсус);

1. рекомендації (порада, пропозиція, роз'яснення, звернення і т. ін.).

Для цих методів характерна чітка адресність директив, обов'язковість виконання розпоряджень та вказівок, невиконання яких розглядається як пряме порушення виконавчої дисципліни.

У загальному вигляді система організаційних методів може бути представлена як сукупність двох рівнозначних елементів: вплив на структуру управління (регламентація діяльності і нормування в системі управління) і на процес управління (підготовка, прийняття, організація виконання і контроль за управлінськими рішеннями).

В організаціях процес вирішення проблеми часто називають процесом прийняття рішень, а останні іноді вважають синонімом процесу управління (керівництва).

Перший етап процесу прийняття рішень - дослідження оточення з точки зору обставин, які спонукали прийняття рішень.

Другий етап - пошук, розробка та аналіз можливих варіантів дій.

Третій етап - визначення конкретного варианту дій із можливих, тобто вибір.

Окремі етапи процесу управління можуть перехрещуватися. Крім того, може виникнути велика кількість проблем, і всі вони потребують вирішення.

Термін "науковий метод" розуміють по-різному. Науковий метод допускає використання загальновизнаних процедур та способів дослідження. Науковий метод потребує об'єктивного, а не суб'єктивного погляду. Він передбачає розбірливість і проникливість; а також потребує творчості. Науковий метод неможливий без творчого мислення, яке проходить шлях від аналізу до синтезу, в результаті чого з'являється інтегрований результат.

Завдання науки управління полягає в тому, щоб застосувати науковий метод для отримання відповідей на питання, які виникають у управлінців. Тому можна зробити такі висновки:

1. Для підвищення ефективності організаційного управління необхідно спочатку вдосконалювати методи управління, а не шукати геніальних управлінців.

2. Найкраще керівництво - справжня наука, що спирається на чітко сформульовані закони, принципи, правила.

Важливе значення має використання формалізованих методів в управлінні. Слід відзначити, що системний підхід не дає готового набору рецептів вирішення проблеми, скоріше він передбачає такий склад розуму, який дозволяє правильно використовувати спеціальні методи.

Термін "науковий метод" розуміють по-різному. Частіш за все під цим терміном розуміють дії, які відображені на рис. 23.

Науковий метод допускає використання загальновизнаних про­цедур та способів дослідження.

Науковий метод потребує об'єктивного, а не суб'єктивного погляду. Він передбачає розбірливість і проникливість; а також по­требує творчості. Науковий метод неможливий без творчого мислен­ня, яке проходить шлях від аналізу до синтезу, в результаті чого з'яв­ляється інтегрований результат.

Завдання науки управління полягає в тому, щоб застосувати науковий метод для отримання відповідей на питання, які виникають у керівників. Тому можна зробити такі висновки:

3. Для підвищення ефективності державного управління необхідно спочатку вдосконалювати методи управління, а не шукати геніальних керівників.

4. Найкраще керівництво - справжня наука, що спирається на чітко сформульовані закони, принципи, правила.

2.3. Методи впровадження системного підходу. (аналіз систем, лінійне програмування, динамічне програмування, аналіз входів та виходів, статистика та теорія ймовірності, теорія масового обслуговування, теорія гри, імітаційне моделювання, методи Монте-Карло). Сучасні принципи управління складними системами.

До математичних методів відносяться і експерті методи, і статистичні, і методи прогнозування, і методи лінійного програмування та багато інших. [5]

• Аналітичні методи. Вони характеризуються тим, що встановлюють аналітичні (функціональні) залежності між умовами вирішення задач прийняття рішень та їх результатами.

• Статистичні методи. Їх характерною рисою є врахування випадкових впливів та відхилень. Ці методи дозволяють отримувати з накопичуваної інформації, яка здається хаотичною, основні тенденції та закономірності. Ця група охоплює методи теорії ймовірностей та математичної статистики. Найбільш широко використовуються такі методи, як кореляційний аналіз, факторний аналіз, дисперсійний аналіз, методи статистичного контролю якості та надійності продукції.

• Методи математичного програмування. Застосовуються при рішенні умовних екстремальних задач з багатьма змінними.

• Теоретико-ігрові методи та методи статистичних рішень. Теорія статистичних рішень використовується, коли невизначеність ситуації викликана об’єктивними обставинами, які або невідомі, або носять випадковий характер. Метод теорії ігор використовується в тих випадках, коли невизначеність ситуації викликана свідомими діями розумного противника(конкурента).

Основу системи методів, що використовуються в управлінні, складає загальнонаукова методологія, яка передбачає системний, комплексний підхід до вирішення проблем, а також застосування таких методів, як моделювання, експеримент, конкретно-історичний підхід, економіко-математичні та соціологічні виміри і т.д. Необхідно врахувати, що реальні проблеми поділяються на певні категорії, для вирішення яких не завжди існують готові методи. Іноді може вимагатися поєднання деяких з них.

Окремі розглянуті нижче засоби та методи вже давно довели свою корисність для прийняття рішень у процесі управління організаціями різного виду (інші поки що не застосовувалися в реальних ситуаціях).

Аналіз систем. У 80-ті роки минулого століття термін "аналіз систем" набув ще одного спеціального значення завдяки його використанню при вирі­шенні дуже складних проблем на організаційному рівні. Аналіз систем включає як процес визначення цілей, так і оцінку аль­тернативних планів в умовах обмежених ресурсів.

Аналіз систем має підходи: планування (програмування) бюджету; аналіз вартості й ефективності управлінських рішень.

Лінійне програмування. Це один з ефективних методів дослідження операцій. Американський вчений Роберт О. дає таке визначення лінійного програмування: "Це метод визначення шляху використання обмежених ресурсів або можливостей підприємства для досягнення такої його мети, як найменші витрати або максимальний прибуток чи максимальний час виконання роботи в умовах, коли можливі різні варіанти використання ресурсів. Лінійне програмування це метод, який систематизує для певних умов процес вибору найбільш прийнятного курсу дій з ряду можливих, при цьому управлінцю надається інформація для прийняття більш ефективних рішень щодо ресурсів, які знаходяться в його розпорядженні".

Відзначимо окремі напрямки досліджень, в яких лінійне програмування дає добрі результати: визначення виробництва; вибір найкращої стратегії управління ресурсами; оцінка впливу змін закупівельних та роздрібних цін; оцінка діяльності власного виготовлення комплектуючих виробів або їх закупівля; вибір найкращого варіанту розміщення підприємств; розробка графіків виробництва, які забезпечують найбільший прибуток.

Якщо не користуватись методами лінійного програмування, то, приймаючи ці рішення, довелося б спиратись на досвід, покладатися на інтуїцію або просто сподіватись на випадок.

Одне з обмежень можливості використання лінійного програмування відображено в самій його назві: те, що всі співвідношення по­винні бути лінійними, обмежує достовірність цього методу аналізу.

Серед оптимізаційних задач дуже відомими є задачі лінійного програмування. Задачами лінійного програмування являються такі оптимізаційні задачі, в котрих цільова функція і функціональні обмеження – лінійні функції, що приймають будь-які значення з деякої множини значень. [2] Стандартна задача лінійного програмування записується у вигляді:

(3.1)

В задачі лінійного програмування нестрогі функціональні нерівності можна перетворити в строгі рівності, прибавивши невідомі невід’ємні додаткові змінні. Звичайно, число невідомих і число рівнянь в системі може бути різним. Але й в цьому випадку для системи рівнянь відомі можливі варіанти: система може бути несумісною, тобто не мати рішень взагалі; рішення може бути одне, але це єдине рішення може виявитися неприпустимим з-за наявності від’ємних компонент в рішенні; рішень може бути нескінченно багато. Взагалі для єдиності рішення задачі лінійного програмування не вимагається рівності числа змінних та числа обмежень. Для задач лінійного програмування розроблені ефективні методи вирішення і відповідне математичне забезпечення для різноманітних ситуацій .

Для розв’язку задач лінійного програмування використовується декілька методів, серед яких найбільш розповсюдженими є симплекс-метод (складається симплекс-таблиця, в якій за допомогою числа ітерацій методом Гауса-Жордана знаходиться оптимальне значення цільової функції) та графічний метод.

Квадратичне та динамічне програмування. Методи квадратичного та динамічного програмування були розроблені для того, щоб компенсувати деякі принципові недоліки лінійного програмування. Це дозволило розробляти математичні моделі, які більш повно описують реальні системи, що вивчаються.

Методи динамічного програмування використовуються для вирішення складних багатоступінчастих задач, в яких результат одного етапу визначає характер розв'язування наступних. Очевидно, що задачі такого типу є найбільш поширеними в практиці управління організацією. Управління організацією потребує послідовного прийняття рішень, щоб тримати всю систему під контролем.

Методи динамічного програмування все ще знаходяться в стадії розвитку і не набули поки що великого поширення в практиці управління. Однак вони мають неабиякі потенційні можливості і можуть сприяти впровадженню системного підходу, що необхідний як основа для аналізу складних операцій великого масштабу.

Зважаючи на складність і динамічний характер більшості проблем управління організацією може трапитися так, що методи моделювання забезпечать більш практичний підхід, ніж формальні методи динамічного програмування. Суттєва різниця між ними в тому, що динамічне програмування намагається визначити оптимальний варіант (точний оптимізм) шляхом розв'язування системи математичних рівнянь а при моделюванні намагаються одержати рішення за допомогою так званого процесу проб та помилок, що дозволяє в результаті неодноразового його повторення отримувати все більш обґрунтований результат.

Щоб прийняти вірне рішення щодо оптимального розподілу ресурсів застосовується математична модель динамічного програмування. Динамічне програмування використовується для дослідження багатоетапних процесів. Стан системи, якою керують, характеризується певним набором параметрів (фазовими координатами). Процес переміщення в фазовому просторі розподіляють на ряд послідовних етапів і здійснюють послідовну оптимізацію кожного з них, починаючи з останнього. На кожному етапі знаходять умовно оптимальне управління при всеможливих передбаченнях про результати попереднього кроку. Коли процес доходить до вихідного стану, знову проходять всі етапи, але вже з множини умовних оптимальних управлінь обирається одне найкраще. В простому випадку задача динамічного програмування може вирішуватися наступним методом.

Нехай є n функцій з невід’ємними значеннями f₁(x₁), x₁ d₁,..., f_n(x_n), x_n d_n, де d₁,…,d_n – області визначення змінних. Потрібно знайти максимум (або мінімум) F(x₁,…,x_n)=f₁(x₁) + … + f_n(x_n) при деяких обмеженнях на змінні x₁,…,x_n. В найпростішому випадку обмеження одне (не враховуючи природної вимоги невід’ємності змінних): x₁+x₂+…+x_n=A.

Схема дій буде наступною: знаходимо F₁₂(A)=max[f₁(x)+f₂(A-x)], далі F₁₂₃(A)=max[F₁₂(x)+f₃(A-x)] і т.ін., а в кінці кінців – max F(x₁,…,x_n)=F_12…n(A)=max[F_12…n-1(x)+f_n(A-x)].

Динамічне програмування потужний та важливий метод вирішення певного класу оптимізаційних задач, оскільки він дозволяє різко скоротити обсяг переборів варіантів і обсяг обчислень.

Існують не тільки кількісні, а й якісні методи обґрунтування управлінських рішень. Серед якісних методів існує лише один – експертний метод, який базується на використанні математичних моделей.

Експерт – це людина, яку ОПР або аналітична група, що проводить експертизу, вважає професіоналом достатньо високого рівня в деякому питанні, чиї оцінки і судження з приводу об’єкту експертизи враховуються при прийнятті рішень. Під експертизою розуміють проведення групою компетентних спеціалістів виміру деяких характеристик для підготовки прийняття рішення. Експертиза пов’язана з деяким оцінюванням об’єктів.

Оцінки бувають різних видів. Насамперед, це кількісні оцінки (наприклад собівартість льотної години), далі можна виділити бальні оцінки (їх вже слід віднести до якісних), також дуже розповсюджений вид оцінки – ранжування. Під ранжуванням розуміють впорядкування об’єктів згідно з убуванням їх переваг. Інший метод експертного оцінювання – метод попарного порівняння – знаходження переважаючого об’єкта в кожній парі об’єктів, що оцінюються.

Табл. 3.1

Сфери застосування моделей і методів обґрунтування управлінських рішень.

Сфера застосування	Види математичних моделей і методів обґрунтування управлінських рішень
Управління персоналом	Аналогові моделі. Організаційні схеми.
Управління постачанням та збутом	Моделі управління запасами. Аналітичні методи.
Організаційні рішення	Математичні моделі.
Перевезення продукції та управління матеріальними ресурсами в умовах дефіциту	Моделі лінійного програмування. Транспортна задача.
Маркетингові дослідження	Математично-статистичні методи.
Визначення оптимальної стратегії фірми	Метод платіжної матриці.
Управління організацією в умовах конкурентної боротьби	Теоретико-ігрові методи. Моделі лінійного програмування.

В розвинених західних країнах не лише на фірмах створюються економетричні, аналітичні відділи, але й цілі науково-дослідні інститути працюють над розробками математичних моделей, які потім успішно використовуються в економіці, менеджменті та інших сферах.

Ми починали розгляд моделей з моделі лінійного програмування. Різновидом цієї моделі є транспортна задача, яка на мою думку представляє найбільший інтерес в сучасному малому бізнесі. Підприємець, нехтуючи побічними факторами, може легко побудувати дану модель і тим самим збільшити прибуток та мінімізувати витрати палива та робочого часу на перевезення.

Аналіз входів і виходів. Метод аналізу співвідношень вхідних і вихідних параметрів, основи якого були розроблені Василем Леонтьєвим як засіб вивчення загальнодержавних економічних проблем,, дає можливість досліджувати взаємні зв'язки елементів великих, складних систем.

У нашій літературі цей метод називається "методом міжгалузевого балансу" або "витрати-випуск". До цього часу він використовується головним чином для аналізу зв'язків у системі виробництва і розподілу продуктів у масштабі всієї організації.

Основу аналізу складає певний ряд співвідношень між вхідними та вихідними параметрами для кожного процесу виробництва і розподілу. Наприклад, існує точна залежність між обсягом вугілля, руди, вапняку й електроенергії, необхідної для виробництва чавуну. Тож, якщо буде відоме співвідношення входів на одиницю виходу для всіх виробничих процесів і загальний обсяг виробництва кінцевого продукту - в економіці країни, то можна буде з достатньою точністю розрахувати обсяг виробництва, необхідного на кожному проміжному ступені для забезпечення випуску всієї суми кінцевих продуктів. Крім того, це дає можливість визначити, як позначиться на будь-якому етапі управлінського процесу зміна обсягу або складу кінцевої продукції.

Розробивши спеціальну матрицю співвідношень вхідних і вихідних параметрів економіки організації, регіону, галузі, можна детально дослідити наслідки, які матиме, наприклад, збільшення обсягів військових витрат. Розрахувати наслідки подібних змін у масштабі економіки організації ручним способом неможливо. Лише матриці співвідношень входів і виходів економіки країни і ЕОМ роблять таке дослідження можливим.

Статистика та теорія вірогідності. Під статистикою часто розуміють лише збір цифрових даних і наведення цих даних у наочному вигляді. Однак сучасні статистичні методи корисні для перевірки гіпотез.

Статистичні методи засновані на розумному припущенні, що встановлені принципи логіки й вірогідності закономірності дозволяють давати правильні відповіді частіше, ніж при простому вгадуванні.

Основою статистичних вибіркових методів є теорія ймовірності. Головне положення теорії статистики полягає в тому, що значення випадкової величини, яке спостерігається, підкоряється певному законові розподілу. Якщо знайдено придатний закон розподілу, то можна вирахувати вірогідність того, що випадкова величина матиме певне значення або що значення цієї випадкової величини знаходитимуться у відповідних межах.

Теорія масового обслуговування. Теорію масового обслуговування, або теорію "черг", як її іноді називають, найчастіше використовують у процесі прийняття рішень у сфері обслуговування, коли необхідно задовольнити попит, який є нерегулярним, тобто не може бути точно передбачений. Такими методами можна, наприклад, визначити кількість касирів у банку, кількість ремонтних організацій та ін.

Теорія ігор. Теорія ігор використовується для вибору стратегій у конфліктних ситуаціях. На сьогодні теорія ігор все ще залишається чистою теорією. Вона досить рідко використовується для прийняття рішень, і її сфера використанім обмежена, оскільки при кількості супротивників більше двох і ускладненні правил їхньої поведінки труднощі аналізу різко зростають. Хоч теорія ігор ще не має практичного значення при вирішенні реальних завдань організаційного управління, однак уявлення, які вона розвиває, дозволяють керівництву краще розуміти конкурентну обстановку. Процес аналізу, який спонукає управлінця розглядати всі можливі альтернативи як своїх дій, так і дій конкурентів, вже сам по собі є надзвичайно корисним.

Методи Монте-Карло. Основу методу Монте-Карло складає процес отримання пер­вісних даних за допомогою генератора випадкових чисел. Метод Монте-Карло використовують для моделювання реальних процесів у таких сферах як транспорт, виробництво, управління запасами, розподіл.

Моделювання. Моделювання означає "отримання суті чогось відповідно до умов реальної дійсності". Є два основних різновиди моделювання великих систем. В одному з них процес прийняття рішення запрограмований у моделі таким чином, що вся система може бути промодельована ЕОМ автоматично, без участі людей, які приймають рішення. Другий різновид моделювання зводиться до того, щоб управлінці самі багаторазово приймали рішення, причому наслідки цих рішень можна отримати за допомогою моделі системи, що моделюється, яка звичайним чином запрограмована на ЕОМ. Цей різновид дістав на зву "ділові ігри". Він виник на основі розвитку традиційних військо­вих ігор.

Відомо, що американська асоціація організації і управління зацікавилась можливостями використання такого підходу для того, щоб бізнесме­ни практикувались у прийнятті рішень. Гра для прийняття рішень вищим керівництвом була спроектована у вигляді математичної мо­делі підприємницької діяльності.

Ігрова модель може моделювати будь-які великі системи, у грі можуть брати участь два і більше "гравців". Мета гри полягає у виробленні таких рішень, які забезпечили б на практиці ефективне управління з необхідною якістю.

2.4. Етапи управління складним об’єктом. Формулювання мети управління, визначення об’єкта управління, структурний синтез моделі, ідентифікація параметрів моделі, планування експериментів, синтез управління, корекція управління, реалізація управління).

Як відомо, об'єктом організаційного управління є люди, діяльність яких має соціальний характер і внаслідок цього обумовлює певну організацію. Управління складним об'єктом передбачає наступні етапи.

1. Формулювання цілей управління. Слово "ціль" тут використовується в розумінні "моделі майбут­нього", тобто деякого припустимого стану об'єкта, бажаного суб'єкту, що не реалізується в природі без стороннього втручання - без управління. Розглядаючи різні аспекти організаційного управління доцільно виходити з необхідності реалізації низки цілей управління:, наприклад: повне розкриття творчого та ділового потенціалу людей, зацікавлених у результатах своєї праці, збіг особистих та інтересів та інтересів організації.

Важливо побудувати "дерево" цілей організаційного управління, в якому були б стратегічні, оперативні й тактичні цілі (кінцеві і прагматичні, загальні та локальні, віддалені і близькі), що безпосередньо узгоджувалися б, поєднувались та являли собою певну логічну цілісність. Важливо також поєднати їх із засобами, ресурсами, методами і формами реалізації.

2. Визначення об'єкта організаційного управління. Сам об'єкт управління звичайно зрозумілий, і визначений з самого початку, як елемент великої організаційної системи. Але іноді, коли об’єкт пов’язаний з середовищем численними спільними зв'язками, визначити його нелегко (іноді практично неможливо). Тільки за допомогою моделі об'єкта можливо побудувати управління, що переведе складний об'єкт у необхідний і бажаний стан. Без моделі процес управління можливо реалізувати лише методом проб та помилок, що є неприйнятним в управлінні складним об'єктом, через надто великі затрати часу. Крім того, це спричиняє багаторазове збурення об'єкта внаслідок помилкових дій.

3. Структурний синтез моделі організаційного управління. Під структурою зазвичай розуміють вид елементів, з яких складається об'єкт, а також вид відносин між елементами. На етапі структурного синтезу визначається тільки структура моделі.

Описувати структуру найзручніше графом, вершини якого - елементи об'єкта, а дуги - відносини, у які вступають елементи. Так, складний організаційний об'єкт управління складається з окремих організацій, підприємств, установ, зв'язаних між собою відносинами підлеглості, матеріальних та інформаційних потоків.

Структура об'єкта управління може бути різною залежно від цілей управління. Проілюструємо цю думку на такому прикладі. Один і той же об'єкт - підприємство, має різну структуру залежно від цілей управління. Так, з точки зору міністерства, завод є "перетворюванням" виділених фондів (грошових і матеріальних) на готову продукцію. Працівники підприємства розглядають його як "перетворювання" їхньої праці на заробітну плату. Наприклад, медичні установи ставляться до того самого підприємства, як до джерела різного роду виробничих травм, а санітарна служба вважає, що підприємство виробляє відходи, які забруднюють навколишнє середовище.

Існує багато різноманітних структур моделей об'єктів організаційного управління (неперервні або дискретні; одномірні або багатомірні; детерміновані або стохастичні; лінійні або нелінійні).

4. Ідентифікація параметрів моделі. Початковою інформацією для ідентифікації структури є результати спостереження за вхідними та вихідними потокамі в розглядає мій системі або в об’єкті управління.

Зміст ідентифікації - це пасивне спостереження. Таким було основне право древньої науки: вміти спостерігати, не втручатись. Необхідність пасивного спостереження пов'язана з тим, що часто складні об'єкти не допускають експериментів з ними. Але якщо і виникає необхідність в експерименті, то його слід проводити таким чином, щоб одержувати максимальну інформацію про вплив вхідних параметрів на вихід об'єкта. Для цього здійснюється планування експериментів.

5. Планування експериментів. На цьому етапі головним є синтез плану експерименту, що дозволяє з максимальною ефективністю визначити параметри моделі об'єкта управління. Експеримент дозволяє визначити реакцію об'єкта на різні впливи. Поняття планування експерименту надзвичайно змістовне й насичене. Якщо, наприклад, об'єктом управління виступає який-небудь регіон, то можливе планування експерименту по з'ясуванню деяких його особливостей, наприклад - соціальне опитування, виявлення суспільної думки. Таким чином, виконання етапів структурного синтезу моделі, ідентифікації параметрів і планування експериментів завершується завданням синтезу моделі.

6. Синтез управління. Зазначений етап зв'язаний з прийняттям рішення про те, яким повинно бути управління, щоб досягти поставленої мети управління. Це рішення отримується з початковим урахуванням визначеної мети, наявної моделі об'єкта, одержаної інформацію про стан об'єкта, виділених ресурсів управління.

Синтезоване управління вважається оптимальним якщо воно забезпечує задоволення поставленої мети з забезпеченням екстремуму (максимум або мінімум) критерію якості керування. Наприклад: максимум прибутку або мінімум витрат. Загалом управління собою програму зміни керованих параметрів у часі.

7. Реалізація управління. Реалізація управління зв'язана з практичною реалізацією програми оптимального управління, отриманого на попередньому етапі. Цей процес не створює труднощів за умови, якщо інформація щодо середовища, об'єкта і його моделі були достовірними. Проте з пчатку синтезу управлінських рішень до початку їх практичної реалізації все могло змінитися. З метою врахування такого роду змін вимагається відповідна корекція управління в процесі його реалізації. Якщо об'єкт активний, тобто включає людей, цілі яких можуть не збігатися з цілями управління, то в процесі управління слід враховувати й ці обставини. У даному випадку очевидно, що не вдасться достатньою мірою досягти поставлених цілей, але слід діяти так, щоб відхилення від них було мінімальним. Тому план оптимального управління і його реалізація часто відрізняються так само, як добрі наміри в житті від їхнього здійснення. Практично реалізувати управління часто буває важче, ніж його теоретично розробити (синтезувати).

Реалізувавши управління й одержавши повий стан об'єкта, можна з'ясувати, досягнуто поставленої мети управління чи ні. Скоріш за все цілі мети управління не буде досягнуто. При цьому врахуємо, що ми управляємо таким складним об'єктом як організація, котрий завдяки нестаціонарності не дозволяє обмежитися одноразовим актом управління. Саме тому доводиться повертатися до одного з попередніх етапів.

Таким чином, за найсприятливіших обставин повертаються до етапу синтезу управління для визначення нового управління, яке відображає нову ситуацію, що склалася в середовищі, і нову ціль. Ця процедура має назву корекція.

8. Корекція. Цей етап обумовлений специфікою складного об'єкта управління і полягає у поверненні до одного з попередніх етапів управління. Справа в тому, що всі прийняті на попередніх етапах рішення приблизні, спираються на стару інформацію і віддзеркалюють стан об'єкта лише в попередньому проміжку часу.

Корекція може торкатися різних етапів. Найпростіша корекція пов'язана з підстроюванням параметрів моделі. Такого роду корекцію називають, як правило, адаптацією моделі. Іноді доводиться звертатись до планування експериментів з об'єктом у процесі управління ним шляхом додавання спеціальних текстових сигналів до управління.

Тому час від часу необхідна корекція структури моделі, тобто приведення її у відповідність із структурою об'єкта, яка змінилася. Корекція може торкнутися самого об'єкта (еволюція, старіння, руйнування, нештатні або аварійні ситуації).

Створена системи управління з певних причин (значна зміна якостей середовища і об'єкта) може не реалізувати досягнення мети управління, або досягти її недостатньо ефективно. Тоді виникає необхідність корекції цілей управління, яка визначає нову різноманітність цілей, що досягається за допомогою цієї системи управління.

Реалізація вказаних заходів і створює адаптивну систему організаційного управління, яка пристосовується до якостей середовища, що змінились, об'єкта і потреб суспільства.

Слід також відзначити те, що не всі вищеописані етапи управління завжди присутні при системному синтезі складних систем. Проте для такої великої і складної системи як система організаційного управління вони тією чи іншою мірою мають бути характерні.

2.5. Інформаційно-комунікаційні аспекти управління. Визначення потоків інформації, інформаційно-комунікаційні потоки у складних системах. Вимоги до інформаційно-комунікаційних потоків у складних системах.

Інформаційно-комунікаційні аспекти прийняття управлінських рішень в організаційних системах

Зараз все відчутніше постає потреба отримання певної узагальненої інформації, яка є результатом аналізу даних, що зберігаються в системах; перетворення всередині служби інформаційних масивів у зручні для аналізу бази даних та "інформації про інформацію". Цим вимогам відповідає узагальнена оглядово-аналітична інформація. Використання цієї форми інформації як основної для забезпечення керівника не виключає можливості звернення керівника до первісних документів за потреби детального ознайомлення з відомостями з окремих питань. З цього випливає, що синтезування інформації для сфери організаційного управління є важливою функцією.

Значення оглядово-аналітичної діяльності важко переоцінити. При підготовці високоякісного аналітичного огляду виробляється компактність і оцінка інформації, яка міститься в первісних документах - об'єктах аналізу, дякуючи чому в багатьох випадках стає зайвим звер­нення до первісних документів.

Інформаційні ресурси - важлива складова система державного управління

Будь-яка система з максимальною ефективністю функціонує лише в певних просторово-часових межах.

Інформаційні системи органів державної влади та управління повинні розглядатися як основний інструмент реалізації механізму управління, який потребує вирішення наступних проблем:

створення служби інформаційних ресурсів органів державної влади та державного управління;

створення правової основи її функціонування;формування інфраструктури;

створення системи інформаційного моніторингу;

створення системи інформаційного сервісу.

Перші дві проблеми мають організаційно-правовий характер, для їх реалізації не потрібно великого фінансування. Але їх вирішення вкрай важливе. Останні проблеми потребують організаційно-технічних рішень, підкріплених необхідним ресурсним забезпеченням.

Розглядаючи інформаційні ресурси державного органу, треба підкреслити, що інформаційний ресурс є найважливішою структурною підсистемою в системі управління. Якщо призначення інформаційної системи полягає в наданні користувачеві даних, то інформаційні ресурси є тими засобами інформаційних технологій, що використо­вуються персоналом як дані для підготовки і прийняття рішень.

Основна проблема при формуванні та застосуванні єдиного інформаційного ресурсу породжується суперечністю вимог до інфор­маційного забезпечення з боку користувачів.

Загальна служба оперативного управління інформаційними ресурсами повинна здійснювати формування інформаційних ресурсів, їх захист, забезпечувати доступ до даних та інформаційний сервіс.

Зараз в державі розробляються автоматизовані системи інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень, виконуються роботи по впровадженню обчислювальної техніки та сучасних технологій, обробки інформації в різних сферах діяльності суспільства.

У кількох своїх звітах, а потім і в спеціальній книзі Форрестер та його співробітники по Школі промислового керівництва при Массачусетському технологічному інституті виклали принципи, природу, струк­туру та можливості використання наукової дисципліни, яка дістала на­зву інформаційно-комунікаційних аспектів промислової динаміки.

Засобом аналізу в цій науковій дисципліні виступає динамічна модель поведінки складної системи. Типовою моделлю у промис­ловій динаміці є математична модель, яка потрібна для аналізу стійкості та флуктуацій складної системи.

За цим принципом складна система являє собою замкнений контур з інформаційним зворотним зв'язком та включає процедури прийняття рішення.

Загальна концепція систем з інформаційним зворотним зв'язком дуже важлива для побудови моделей організаційного управління, тому що такі системи функціонують як єдине ціле, яке неможливо усвідомити, розглядаючи його окремі частини.

Схема взаємозв'язків усередині системи наслідків рішень та за­гальної політики управління, затримки у виконанні необхідних дій та викривлення інформаційних потоків - усе це сукупно впливає на стабільність систем та темпи їх розвитку.

Коли одна дія пов'язана з іншими, які у свою чергу можуть вплинути на першу, то виникає нестійкість у функціонуванні вели­кої системи, якою може виступати організація. Особливу увагу в цьому випадку слід приділяти врахуванню реальних затримок та перекручен­ня інформації.

Прийняття рішень у системах з інформаційним зворотним зв'яз­ком об'єднує канали інформації та впливу.

За такої структури складної системи (держави) функція прий­няття рішень включає в себе одержання інформації і управління по­током, що зв'язує між собою різні рівні, а також запаси, резерви системи.

Для опису поведінки динамічної системи необхідно володіти формальними виразами, що характеризують процес прийняття рішень.

Потік інформації безперервно перетворюється на рішення, а вони у свою чергу - на дії (рис. 26).

На рис. 27 показані інформаційно-комунікаційні потоки в струк­турі державного управління.

У такій структурі існує безперервний зворотний зв'язок по лан­цюгу: рішення - результат - одержання інформації - оцінка - рішення.

Величина різниці між "реальними" та "уявними" результатами є основним елементом цієї концепції.

Одне з головних застосувань інформаційно-комунікаційних аспектів управління - вивчення впливу управління на поведінку сис­теми.

Всі рішення в системі приймаються під повним контролем. Тому функції рішень є сформульованими положеннями, які управляють потоками в системі.

Формуючи інформаційно-комунікаційні аспекти управління за допомогою моделі слід виходити з наступних вимог:

1. система (модель системи державного управління) повинна допускати формулювання тих причинно-наслідкових зв'язків, які ми можемо виявити бажання включити;

2. модель має бути простою за своєю математичною природою;

3. модель потрібно описувати за допомогою термінів, які вико­ ристовуються в управлінні, економіці, соціології;

4. модель повинна допускати включення багатьох змінних (до кількох тисяч);

5. модель має бути здатною управляти безперервною взаємодією за таким принципом, що будь-яка штучна перерва, яка ви­ никне в інтервалі часу пошуку рішень, не повинна впливати на результат;

6. модель повинна враховувати також вплив не вимірюваних факторів, особливо роль осіб, які приймають рішення, що виступають частиною системи.

7. Якщо буде можливість створити моделі цілої державної систе­ми, що задовольняють такі вимоги, то, очевидно, цей підхід стане корисним знаряддям досліджень для використання управлінцями сис­темного підходу.

Можна назвати чотири можливих підходи до проблеми інфор­маційно-комунікаційних взаємодій між управлінцем та дослідником моделей складних великих систем (наприклад, моделей організаційного управління) рис. 28:

Перший підхід допускає, що діяльність управлінців та спеціалістів у галузі управління відбувається абсолютно незалежно, дослідження може бути виконане більш-менш у "вакуумі", а потім запроваджене.

У другому підході акцентується на тому, що вчений направляє повідомлення управлінцю та покладається на ту кількість інформації, яка передається за допомогою такого зв'язку.

Учений, який прагне переконати управлінця, буде цікавитися його особистістю для того, щоб виробити найкращу стратегію для подолання його опору та для здійснення необхідних вимірів.

Взаєморозуміння припускає взаємну симпатію з боку всіх, хто бере участь у роботі; вчені повинні розуміти все, що цікавить управлінця, та навпаки.

Трудність взаємовідносин управлінців та спеціалістів у галузі уп­равління полягає в тому, що вони зацікавлені у вирішенні різних проблем як за характером, так і за рівнем.

Аналіз інформаційно-комунікаційних аспектів управління доз­воляє зробити наступні висновки по організації взаємодії управлінця та відповідних спеціалістів:

1. Системний підхід, підкреслюючи цінність системи та інтеграцію її різних елементів, які повинні бути досліджені, забезпечує основу для досягнення взаєморозуміння.

2. Для того щоб визначити, які елементи системи взаємозв'язані, необхідно приділити більше уваги їх взаємозв'язкам, а не окремим частинам як таким.

3. Для того щоб підвищити вірогідність практичного використання результатів досліджень, дослідник повинен здійснювати аналіз відповідним чином.

4. Участь керівництва в постановці проблеми та пропонуванні альтернатив забезпечує використання проникливості керівників та їх уміння бачити те, що сам дослідник може й не помітити.

5. Добре сформульована проблема - наполовину вирішена. Розглянемо деякі особливості інформаційно-комунікаційних аспектів організаційного управління.

Проблеми інформаційних потоків

Інформаційне забезпечення процесів організаційного управління має свою специфіку, обумовлену тим, що на перший план виступає зав­дання інформування управлінця, який є невід'ємним елементом систе­ми управління.

Зараз управлінець будь-якого рівня працює в умовах перенаси­чення інформацією, різнорідною за характером та інформативністю.

При цьому він має досить обмежений час для сприймання цієї інформації та її опрацювання. Разом з тим, управлінець постійно потре­бує різного роду відомостей.

Інформація для управлінців повинна бути:

• безумовно достовірною;

• своєчасною і максимально оперативною;

• широкою за тематичним обсягом;

• цілеспрямованою, тобто орієнтованою на вирішення конкретних проблем;

• комплексною, такою що охоплює всі сторони проблеми;

• короткою, лаконічною, але без втрати необхідної повноти.

До останнього часу основою інформаційної служби вважалась передача інформації від її виробника до споживача, причому вважа­лося, що в "надрах" служби інформація не виробляється, а тільки перетворюється у форму, зручну для споживача.

Зараз все відчутніше постає потреба отримання певної узагаль­неної інформації, яка є результатом аналізу даних, що зберігаються в системах; перетворення всередині служби інформаційних масивів у зручні для аналізу бази даних та "інформації про інформацію". Цим вимогам відповідає узагальнена оглядово-аналітична інформація. Використання цієї форми інформації як основної не виключає можливості звернення до первісних документів за потреби детального ознайомлення з відомостями з окремих питань. З цього випливає, що синтезування інформації для сфери організаційного управління є важливою функцією.

Значення оглядово-аналітичної діяльності важко переоцінити. При підготовці високоякісного аналітичного огляду виробляється ком­пактність і оцінка інформації, яка міститься в первісних документах -об'єктах аналізу, дякуючи чому в багатьох випадках стає зайвим звер­нення до первісних документів.

Інформаційні ресурси - важлива складова система організаційного управління

Будь-яка система з максимальною ефективністю функціонує лише в певних просторово-часових межах.

Інформаційні системи органів великої системи та управління повинні розглядатися як основний інструмент реалізації механізму управління, який потребує вирішення наступних проблем:

• створення служби інформаційних ресурсів органів великої системи та організаційного управління;

• створення правової основи її функціонування;

• формування інфраструктури;

• створення системи інформаційного моніторингу;

• створення системи інформаційного сервісу.

Перші дві проблеми мають організаційно-правовий характер, для їх реалізації не потрібно великого фінансування. Але їх вирішен­ня вкрай важливе. Останні проблеми потребують організаційно-тех­нічних рішень, підкріплених необхідним ресурсним забезпеченням.

Розглядаючи інформаційні ресурси органу управління, треба підкреслити, що інформаційний ресурс є найважливішою структур­ною підсистемою в системі управління. Якщо призначення інформа­ційної системи полягає в наданні користувачеві даних, то інформаційні ресурси є тими засобами інформаційних технологій, що використо­вуються персоналом як дані для підготовки і прийняття рішень.

Основна проблема при формуванні та застосуванні єдиного інформаційного ресурсу породжується суперечністю вимог до інфор­маційного забезпечення з боку користувачів.

Загальна служба оперативного управління інформаційними ресурсами повинна здійснювати формування інформаційних ресурсів, їх захист, забезпечувати доступ до даних та інформаційний сервіс.

Інформаційні ресурси органів великої системи та організаційного управління формуються на основі інформації, яка надається наступ­ними суб'єктами: власниками інформації (суб'єктами управління); структурами регіональних підрозділів; моніторингом стану об'єктів.

Інфраструктура має включати в себе організації усіх форм власності. Вона повинна охоплювати і приватних власників інформацій­них ресурсів та систем, засобів телекомунікації і зв'язку.

Створення єдиної інфраструктури не повинно порушувати самостійності кожного з її секторів, зачіпати їх інтереси, а навпаки збільшувати загальний потенціал системи.

Органи державної влади та державного управління, виконуючи доручені їм функції проведення державної політики у сфері інформатизації на формування державних інформаційних ресурсів, координують ці процеси через свої служби.

Оптимальним технічним рішенням, яке забезпечувало б інформаційний сервіс, є розподілена обробка інформації в системі локальних і регіональних мереж.

Розподілена система збору та обробки інформації

У теперішній час розробляються автоматизовані системи інформа­ційної підтримки органів організаційного управління, виконуються роботи по впровадженню обчислювальної техніки та сучасних технологій, обробки інформації в такі сфери організаційного управління, як банківсь­ка діяльність, фінанси, податкова інспекція, органи соціального захис­ту населення, служба зайнятості та інші.

Проблема в тому, що до цього часу не існує єдиної програми інформатизації органів великої системи та управління. Це призводить до незбалансованості, некоординованості, а в ба­гатьох випадках і до несумісності програмного забезпечення, що, в свою чергу, веде до дублювання як інформації, так і функцій різних органів організаційного управління та некерованості процесів в системі цправління.

Для забезпечення ефективності інформаційної підтримки організаційного управління необхідні:

• наявність стратегії управління та керованість при закупівлі засобів обчислювальної техніки, що дозволило б ефективно використовувати системи і не призводило б до дублювання функцій підрозділами управління;

• особиста зацікавленість вищого керівництва та безпосередніх виконавців при впровадженні інформаційних технологій у процес управління;

• потрібна уніфікація інформаційної бази, а також поліпшення системи контролю за виконанням прийнятих рішень.