Розробка алгоритму впровадження системного підходу до управління інформаційними системами

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора. В даному рефераті розглядаються різноманітні вигляди інформації, шляхи її передачі і багато іншого.

2.1. Науковий метод управління

Мал.5 Науковий метод управління.

Теорія і цілі управління.

Досліджуються два трансформаційних процеси:

• Матеріальні процеси;

• Інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив. Ці два процеси відбивають дві сторони управління:

• Вміст;

• Форма або засіб вивчення процесу.

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки — менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

Управлінський цикл.

Під головними (фундаментальними) функціями управління слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст уп­равлінської діяльності на всіх рівнях управління.

Так, Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували розглядати чо­тири функції: планування; організацію; мотивацію; контроль. Ос­таннім часом до цих чотирьох функцій додалася ще й така функція управління як прийняття рішення.

Саме ці функції беруть участь у здійсненні будь-якого управ­лінського процесу. Наприклад, після контролю здійснюється зворот­ний зв'язок з метою усунення недоліків, відхилень, збоїв тощо, який і виконує завдання регулювання; у процесі стратегічного планування після встановлення цілей організації, вибору і реалізації стратегії відбу­вається оцінка розробленої стратегії шляхом її порівняння з функ­цією організації, що і є способом регулювання.

Отже, функції планування, прийняття рішення, організації, мотивації та контролю можна вважати головними, оскільки будь-яка інша управлінська діяльність буде здійснюватися шляхом послідов­ного їх застосування.

Так, з погляду управління функція планування полягає в роз­робленні змісту та послідовності дій для досягнення сформульованих цілей.

Функція планування (рис. 20) включає:

• вибір цілей організації;

• визначення політики, програм, способу дій і методів дослід­ ження цілей.

Планування забезпечує основу для прийняття інтегрованих рішень і є життєво необхідним у кожній із підсистем та в глобальній системі в цілому.

Всю різноманітність планів можна класифікувати за такими оз­наками. За предметом планування: планування цілей; планування засобів; планування процесів.

Методи досягнення цілей

Залежно від термінів: довгострокове (більше 5 років); середньо-строкове (від і до 5 років); короткострокове (до 1 року); оперативне (квартал, місяць...).

Рис. 20

За масштабами планування: загальне планування; планування по галузях діяльності; планування проектів (завдань).

За сферами планування: фінансове планування; планування робочої сили та ін.

Для того щоб функція планування досягла мети, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах: повнота, точність, економічність, масовість. Будь-яке планування - це прогнозування майбутнього. Прогноз буде не надійним, якщо не ґрунтується на вичерпному знанні того, що відбувається тепер.

Він у вигляді конкретних заходів буде зафіксований у програмах дій і рішень, розроблених на його підставі. Розглянемо головні етапи планування.

Важливе значення має дослідження поточних фактів.

Чи йдеться про те, щоб негайно ухвалити рішення, чи про те, щоб накреслити плани на майбутнє, органи державного управління спочатку мають одержати оперативну й точну інформацію. Вивчення фактів, невіддільне від зусиль правильно їх витлумачити, ось командна функція, від якої залежить ефективність усіх інших управлінських функцій. Деякі центральні органи державного управління поінформовані погано. Деякі, навпаки, переобтяжені надміру нерозсортованою, а тому непідходящою, інформацією або мають у своєму розпорядженні відомості лише з других рук, а отже - перекручені, такі, наприклад, які постачає спеціалізована преса, різні зацікавлені організації тощо.

Головна проблема в цій галузі - знайти компроміс між швидкістю і точністю. Надто поспішну класифікацію розпорошених відомостей не можна здійснити без помилок, пропусків та непродуманих екстраполяцій; але людина діяльна, якою має бути державний службовець, воліє одержати відомості з певним допуском помилок, аніж зовсім не мати "свіжої" інформації. Отже функція планування включає в себе вибір цілей організації, а також визначення політики, програм, способу дій і методів їх досягнення. Шляхом планування керівництво прагне встановити основні напрямки зусиль і прийняття рішень, які забезпе­чать єдність цілі для всіх членів організації.

Проте спостереження показує, що планування не тільки не суперечить умовам ринку, а навпаки, сприяє його розвитку.

Особливе значення має прогнозування. Надзвичайно важливо, щоб державні службовці "мислили категоріями майбутнього" і щоб державна адміністрація завжди "мала перед собою перспективу".

Вміння робити далекоглядний прогноз має тим більшу вартість, що проект від його реалізації завжди відділяє тривалий термін. А втім, мало знати, в якому напрямку впливатиме технічний прогрес на суспільний поступ. Треба також уміти передбачати ритм і рівень перетворень. У загальному плані кожний адміністративний орган повинен докласти максимум зусиль, аби з'ясувати, якими будуть потреби, що їх він покликаний задовольняти, і якою мірою йому потрібно пристосовувати до них свої засоби, структури та методи; тому слід безперервно звіряти, наскільки його попередні прогнози відповідають дійсності.

Доцільно вчасно опрацьовувати програми і рішення. Підготовка програми - це логічний результат дослідження поточних фактів та складання прогнозів. Справді, адже характеристики плану не можуть бути незалежними від фактичних даних; розробляючи план майбутніх дій, завжди слід враховувати спонтанний розвиток речей і його ритм, а надто, якщо план передбачає тією чи іншою мірою змінити напрямок цього розвитку. З одного боку, слід подбати ще про одну істотну деталь, а саме: завдання всякого плану мають співвідноситися з дійсністю. Реалізація управлінського рішення потребує попередньої підготовки цього процесу і практичного його здійснення, тобто виконання певної послідовності кроків у досягненні мети, закладеної в управлінському рішенні. Інакше кажучи, зміст поняття реалізації управлінського рішення полягає в організації процесу виконання рішення.

Організаційна функція скерована на об'єднання людей і ресурсів (матеріальних, фінансових та ін.) у систему таким чином, щоб спільна діяльність людей забезпечувала вирішення завдань, які стоять перед організацією.

Ця функція включає в себе (рис. 21) визначення видів управлінської діяльності, які необхідні для досягнення цілей, розподіл цих видів діяльності за підсистемами, надання прав і встановлення відповідаль­ності за їх використання.

Таким чином, функція організації забезпечує взаємозв'язок (вза­ємозалежність) між різними підсистемами і всієї системи в цілому. Структурна організація визначає, хто відповідає за певну функцію, оскільки вона складається з переліку компетентних виконавчих органів, які функціонують в апараті управління. Наявність структурної організації є передумовою виконання управлінських рішень.

Практика управління свідчить, що виконання рішення є однією з найбільш слабких сторін управлінської діяльності. Це результат некваліфікованої підготовки рішень, несвоєчасного доведення їх до виконавців, відсутності контролю за ходом реалізації рішень.

Організація виконання прийнятого рішення залежить від його характеру, виду, масштабів здійснення та ін.

Для успішного виконання простих, оперативних рішень потрібно здійснити наступні операції і процедури: сформулювати рішення, визначити необхідні ресурси для його виконання, довести рішення до виконавців та проконтролювати виконання.

У разі прийняття складного багатопланового рішення потрібно розробити спеціальну цільову програму його реалізації. Така програма повинна включати в себе гри групи заходів: документальне оформлення та організацію доведення рішення до виконавців, забезпечення виконання рішення необхідними ресурсами і засобами; організацію контролю виконання рішення.

Документальне оформлення управлінського рішення здійснюється на основі чинних законодавчих та нормативних актів. Форму і зміст документального оформлення рішення вибирають, виходячи з призначення та статусу органу, що прийняв дане рішення. У будь-якому разі це документ, який зафіксував факт прийняття управлінського рішення; зміст конкретних дій, передбачених рішенням; перелік необхідних ресурсів; засоби і способи реалізації рішення; строки виконання рішення; очікувані результати від реалізації рішення; склад виконавців; способи контролю за виконанням рішення.

Після документального оформлення управлінського рішення воно доводиться до виконавців. Нерідко буває, що рішення прийняте своєчасно, але з певних причин доходить до виконавців лише через місяць-два,' а буває і пізніше, втрачаючи свій сенс, оскільки змінюється ситуація.

Однією з важливих форм рішення є безпосередня участь виконавців у розробці проекту. Інколи з цією метою створюються комісії з людей, які можуть внести щось цінне, корисне у вирішення проблеми. Майбутні виконавці, беручи участь у підготовці рішення, роблять його більш реальним, оскільки краще знають резерви та труд­нощі.

Отже, організаційна функція спрямована на об'єднання людей, матеріальних, фінансових та інших ресурсів у систему таким чином, щоб організація могла виконувати свої плани і тим самим досягати своєї мети. Ця функція керівництва включає в себе визначення тих видів управлінської діяльності, що є необхідними для успішного вирі­шення завдань, які стоять перед організацією, розподіл цих видів діяль­ності по підрозділах, надання прав і встановлення відповідальності за їх використання.

Тривалий час практиками недооцінювалась функція "мотивації".

Мотивація - це управлінська діяльність, яка забезпечує процес спонукання працівників до дій, спрямованих на досягнення особистих цілей або цілей організації. У процесі історичного розвитку було два етапи: застосування політики "батога і пряника"; використання методів психології (згідно з доктринами Фрейда, Мейо та ін.).

В організаціях виникає необхідність створення інформаційно-управлінської системи контролю, тобто системи для підготовки керівництву інформації, потрібної для прийняття управлінських рішень. Така система повинна видавати інформацію про минуле, сучасне і майбутнє. Вона базується на використанні комп'ютерної техніки та зорієнтована на користувача.

При проектуванні інформаційно-управлінської системи здійснюють: аналіз прийняття управлінських рішень; аналіз інформаційних вимог; агрегування управлінських рішень, тобто координування та інтегрування конкретних рішень у структурі управління організацією; проектування процесу обробки інформації; оцінку та аналіз інформації, яку видає інформаційно-управлінська система, з метою виправлення допущених помилок; встановлення зворотного зв'язку в межах інформаційно-управлінської системи.

Без контролю не може бути ефективного управління. Контроль необхідний у всіх людських спільнотах. А особливо в організаціях великого масштабу, з численними функціями. В таких розгалужених структурах керівники, з огляду на вузьку спеціалізацію завдань та велику кількість перехідних ланок, не можуть самі, власними силами стежити за точним виконанням програм і наказів, так само, як і за надійним функціонуванням дорученого їм апарату.

Контроль як командна функція являє собою один з аспектів здійснення керівництва. Кожний керівник має знати, як підлеглі виконують його розпорядження. Тоді, коли він самостійно не може здійснювати цю функцію, він частково або повністю передає її спеціалізованому органові. Функція контролю полягає в забезпеченні досягнення організацією своїх цілей. Фактично ця функція спрямована на визначення відхилень у досягненні очікуваних результатів (виявлення проблем) і вироблення корегуючих дій, спрямованих на забезпечення виконання плану всією організацією.

Перелічені та описані функції взаємозалежні і мають дві загальні характеристики: всі вони вимагають прийняття рішень, і для всіх необхідна комунікація (зв'язок), обмін інформацією, щоб одержати інформацію для прийняття правильного рішення і зробити це рішення зрозумілим для інших членів організації.

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, — це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:

А) порушення мети;

Б) визначення вхідних передумов;

В) виявлення альтернатив;

Г) вибір найкращої альтернативи;

Д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються: а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, "полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління". Іншими словами, контроль — це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями.

Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування. Кожен професіонал планує свою роботу:

— керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить більшість годин над бюджетом;

— продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями;

— тесляр, перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: "Сім раз відмір, один раз відріж".

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії, що корегують.

Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь збуджуючу фразу або навіть слово: "Так тримати!" "Будь уважнішим!" "Добре!" І т. д. Все це впливає на емоційну сферу робітника. Реакція робітника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було. Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Інколи виникає необхідність вступу змін в планування.

Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно зв'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.

Ключові проблеми:

А) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

Б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

В) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль — це не опіка. Ефективний контроль — це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

Г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен — "застава існування комерційного підприємства". Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

Схема інформаційної системи

.

Мал.6 Схема інформаційної системи.

В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:

♦ Функціональну, що виконує функції, пов'язані з управлінням виробництва;

♦ Забезпечуючу, що виконує власні процеси (математичне і програмне забезпечення).

Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.

Мал.7 Трьохрівнева система управління.