Структура системи управління
Управління - складне явище. Воно завжди містить протиріччя, тому що це поєднання "інтересів" конкретної системи, якою управляють, і більш великої структури, частиною якого є будь-яка керована конкретна система.
Управляти - означає змінити стан системи.
Структурно системи управління поділяються на елементарні (прості) та складні.
Структура елементарної (простої) системи управління зображена на рис. 8.
Функціонування елементарної системи управління здійснюється наступним чином.
На основі мети М, якої прагнемо досягти, формуються бажані характеристики (показники якостей) (Хб).
Поява припустимих відхилень від запланованих результатів, зазвичай, є показником функціонування системи. При виявленні таких відхилень передається інформація про необхідність коригування виходу системи. Як правило, вдається виявити тенденції у функціонуванні системи раніше, ніж відхилення стануть загрозливими. Постійна коригуюча дія в процесі роботи системи - характерна ознака для надійного управління.
Коли відхилення фактичних результатів роботи системи (виходів) від запланованих стають занадто великими, може виникнути ситуація, що називається "втратою управління". Це означає, що за наявних параметрів системи її цілі є недосяжними. У цьому разі необхідно або переглянути мету системи, враховуючи її реальні можливості, або знову ж таки спроектувати всю систему.
Корегувати роботу системи можна прямим або непрямим впливом, шляхом "неформальних", тобто не передбачених спеціальними управлінськими розпорядженнями, тиском, примусом.
Основними вимогами, що ставляться до системи управління, є підтримка відповідного рівня випуску та якості вихідних продуктів системи в межах, необхідних для досягнення її кінцевої мети. Як правило, недоцільно контролювати всі параметри та умови, які характеризують вихід системи. Тому надзвичайно важливо правильно вибрати параметр, який повинен контролюватися. Між цим параметром та роботою всієї системи в цілому має бути пряма залежність. Тобто задовільне керування цим параметром повинно означати, що вся система працює успішно.
У багатьох випадках застосовується вибірковий метод вимірювання виходів системи. Мета цього методу полягає в тому, щоб одержати відповідну характеристику цілої системи, не виконуючи повністю випробування всіх складових.
При ефективному здійсненні управління виникає низка проблем.
Іноді труднощі виникають у виборі характеристики, за якою буде провадитися управління. При визначенні характеристики, яка найбільше підходить для вимірювання, часто доводиться вибирати між двома характеристиками, одна з яких найбільш повно відбиває цілі системи, а друга може бути найбільш зручною та економічною з точки зору процесу вимірювання.
Інша проблема виникає у випадку, якщо до зворотного зв'язку потрапляє неточна інформація.
Важливим фактором в управлінні системами є також час, тобто швидкість реакції. Чим вища швидкість реакції системи на сигнал помилки, тим імовірніше, що система буде перерегульована; але будь-яка затримка у виробленні коригуючого впливу на вхід системи може за певних відповідних умов обійтися занадто дорого. Крім того, неадекватний або несвоєчасний потік інформації по ланцюгу зворотного зв'язку може призвести до порушення процесів у системі.
Для вирішення цієї проблеми використовується спосіб попередження, який враховує зміни не тільки величини відхилення параметру, але і його швидкості.
Структура системи управління не повинна бути постійною, адже намагання зберігати форму організації незмінною викликає деградацію всередині системи, це негативно впливає на зовнішнє середовище, що постійно змінюється.
Велике значення у структурах відіграє ієрархія. Ще Платон, частково Кант і Спенсер, виходили з погляду на суспільство як на складну ієрархічну структуру і пояснювали існування ієрархії соціальних прошарків необхідністю розподілу функцій між ними. М.Вебер у розробленій ним концепції бюрократії розглядав ієрархію як такий суспільний устрій, для якого характерні безликість, раціональність, сувора регламентованість, обмеженість відповідальності. У сучасній науковій літературі поняття ієрархії вживається як для характеристики "вертикальної" диференціації функцій між різними рівнями управління, так і системи посад, звань, чинів, що розміщені в порядку підлеглості – від нижчих до вищих.
Будь-які складні соціальні структури мають ієрархічну структуру. В них виділені рівні (елементи), що мають певні права і обов'язки по відношенню до інших, правом розпоряджатися ресурсами, призначати ціни, накладати стягнення або нагороджувати окремих людей і цілі колективи. Виникнення ієрархічної організованості - це внутрішня потреба систем, одна з важливих особливостей підвищення її стабільності, ефективності функціонування.
Слід підкреслити, що введення ієрархічної структури управління також зв'язано з неможливістю зібрати в одному місці та своєчасно опрацювати всю інформацію про систему. Крім того, інформація має бути впорядкованою і не повинна бути недостатньою або вичерпною. Інформація потрібна не сама собі, а для прийняття тих чи інших управлінських рішень. Адже людина фізіологічно може опрацювати лише обмежений обсяг інформації. Великого значення набуває вираження етапів подолання інформаційного перевантаження.
Управлінець нижньої ланки у ієрархічній системі, як правило, краще, точніше й повніше знає ситуацію на своїй ділянці і приймає рішення за значно меншого рівня невизначеності. Але при цьому виникає ось який фактор. Отримуючи певні права і ресурси керівник нижнього рівня разом з тим отримує можливість іти до своєї мети, що іноді не відповідає інтересам і цілям керівника верхнього рівня. Виникає те саме діалектичне протиріччя частини і цілого.
В останні роки у вивченні ієрархічних систем наука досягла певних успіхів і розробила цілу низку методів розрахунків, які дозволяють керівнику верхнього рівня найбільш ефективно управляти, використовувати інтереси і прагнення своїх підлеглих. Відзначимо основні якості ієрархічної структури (рис. 10).
1. Верхні ланки впливають на нижню ланку за допомогою виділення ресурсів (розпорядження, фінанси, кредити і т. ін.).
Таким чином, вибираючи засоби розподілу ресурсів, керівник верхнього рівня спрямовує ініціативу і зусилля нижнього рівня по необхідному шляху, тобто на виконання керівних директив, вказівок.
Нижній рівень має більш точний вихідний матеріал і більш обґрунтований. У результаті система, в якій запроваджено ієрархічний механізм, може працювати більш ефективно, ніж повністю центр. Звичайно, це лише схема механізму управління, його "скелет". У реальному житті всі процеси формування та функціонування ускладнені численними деталями, які можуть дуже змінити всі процедури дослідження (рис. 11).
Верхній рівень
2. Процедури управління здійснюються багаторазово. Використовуючи цю обставину, можна з великим ступенем точності встановити характер реакції нижнього рівня на управляючу дію верхнього рівня. Або, інакше кажучи, отримати необхідну інформацію про мету ланок ієрархичної системи управління.
Деякі характеристики діяльності нижнього рівня бувають відомі точно, наприклад рахунки підприємств, затрати, прибуток і т.д. Цієї інформації іноді виявляється достатньо, щоб повністю "висвітлити" діяльність елементів нижнього ряду. Ця якість базується на тому, що багаторазові зміни невеликої кількості числа факторів можуть виявитися достатніми, щоб розкрити весь процес, що вивчається.
3. У суспільних об'єднаннях, угрупованнях, які володіють ієрархічною структурою, можуть бути запропоновані й інші засоби управління, в яких управлінська дія верхньої ланки залежить від результатів діяльності нижніх ланок. Крім безпосередньої лінійної підпорядкованості існують також інші форми підпорядкованості. Особливе місце посідає підпорядкованість регіональному керівництву. В результаті виникають так звані ромбовидні структури (рис. 12).
А життя висуває все нові й нові проблеми і виникає необхідність глибокого вивчення наявних видів складних систем, оцінки ефективності їх структури.
4. Велике значення управлінні ієрархічної структури має оптимальне співвідношення централізації та децентралізації при організації управління
Централізація управління має переваги : координуються та узгоджуються дії виконавців, покращується контроль. Але при цьому, підвищується час прийняття рішень, придушується ініціатива, затримується ріст кваліфікації управлінців.
РОЗДІЛ 2. Системний підхід до синтезу організаційних систем