Характетістики управлінської інформації
Зазвичай, в управлінні виділяють наступні характеристики інформації: об'єм, достовірність цінність насиченість і відкритість. Розглянемо підхід до цих характеристик.
Об'єм інформації повинен розглядатись з двох сторін - як об'єм символьної та сприймаємо! інформації.
Об'єм символьної інформації визначається кількістю букв, знаків, символів і звичайно виражається в символах або байтах.
Об'єм сприймаємої інформації характеризує повноту інформації про який-небудь об'єкт управління для прийняття рішення. Він залежить від символьного об'єму, форми представлення, часового інтервалу на її обробку, складності інформації або її обробки, індивідуальних характеристик інформанта, текучого стану об'єкта управління. Об'єм сприймаємої інформації має три рівні:
• інформаційний надлишок,
• субмінімальний рівень,
• недостача інформації.
Інформаційний надлишок про об'єкт управління підвищує якість рішення, однак збільшує час на прийняття рішення і підвищує вартість інформації. Для прийняття важливих рішень інколи необхідне дублювання інформації, тобто створення інформаційного надлишку.
Недостача інформації ускладнює винахід правильного рішення, збільшує ступінь ризику, потребує сучасних економіко-математичних методів для підвищення ймовірності правильного рішення. Недостача інформації часто виникає штучно за рахунок монополізації різноманітних даних. Монополізація проявляється в двох напрямках:
• засекречування частини необхідних даних;
• прагнення окремих осіб або організацій монопольно володіти інформацією для підвищення свого соціального та матеріального статусу.
Вихід має бути в демократизації інформаційних процесів, тобто в широкому доступі до цікавлячої інформації через різні канали всіх зацікавлених осіб.
Субмінімальний рівень інформації - це мінімально-повний об'єм інформації для конкретної людини, при якому вона зможе прийняти обґрунтоване управлінське рішення. Звісно, цей рівень -величина суб'єктивна і його слід підстроювати під конкретну людину.
Методика оцінки рівня об'єму сприймаємо!' людиною інформацією заснована на експертних методах.
Достовірність інформації - це процент реальних відомостей до загального об'єму інформації. Достовірність має три рівні:
• абсолютний (100%),
• довірчий (більше 80%),
• негативний (менше 80%).
Достовірність багато в чому залежить від методики документообігу. Чим менше людей приймають участь в зборі, передачі та обробки інформації, тим вища її достовірність. Достовірність залежить від часу проходження інформації. Достовірність може бути штучно підвищена в результаті обробки більшого, ніж звичайно, об'єму інформації по ефективним методикам або алгоритмам.
Цінність інформації - характеризується зниженням рівня затрат ресурсів на прийняття правильного рішення. Цінність інформації має чотири рівня:
• нульовий,
• середній (скорочення рівня затрат або підвищення прибутку більш ніж на 10%),
• високий (скорочення рівня затрат або підвищення прибутку більш ніж в 2 рази),
• надвисокий (скорочення рівня затрат або підвищення прибутку більш ніж в 10 раз). Цінність характеризує інформацію як товар, що має споживчу вартість. Нульову цінність має
інформація, що повторює відомі характеристики об'єкта управління або, що представляє непотрібні для прийняття рішення характеристики. Середній рівень цінності має інформація, що створюється добросовісними, але втративши ми інтерес до роботи спеціалістами. Високу цінність представляють імітаційні моделі організації, що дозволяють керівникові правильно передбачити можливі наслідки реалізації при різних варіантах рішення. Надвисоку цінність представляє інформація, пов'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями.
Насиченість інформації - це співвідношення корисної та фонової інформації. Фонова інформація служить для кращого сприйняття корисної інформації за рахунок:
• покращення настрою;
• підняття емоціонального рівня;
• попередньої настройки уваги на задану тему.
Якщо фонової інформації нема, то корисна оцінюється людиною, як "суха" і погано сприймається. При надлишку фонової інформації можна пропустити або сприйняти необхідний об'єм частково. Насиченість має відповідати трьом рівням
• високий (80-100%),
• нормативний (50-80%),
• низький (менше 50%).
Відкритість інформації - це можливість представлення її різним контингентам людей. Існує три рівня відкритості інформації:
• секретна - відображає глобальні потреби суспільства і має обмеження на використання. Ступінь секретності виражається в грифах: особлива важливість, абсолютно секретно, секретно.
• конфіденційна (для службового користування) - відображає інтереси суспільства, потреби групи або колективу людей. Має обмеження на використання. До конфіденційної відноситься інформація з високим рівнем цінності і відомості про потенціал організації: інвестиційні програми та плани інвестицій,
власність та положення організації в оточенні,
методи вивчення ринку збуту та продаж,
відомості про партнерів та клієнтів,
спосіб виробництва продукції та структура ціни,
умови угод та контрактів.
• публічна (відкрита) - відображає інтереси суспільства, потреби та інтереси людей. Не має обмежень на використання.
Розглянуті п'ять характеристик інформації впливають один на одного. Корекція одної з них впливає і на інші.
Процес формування заданих характеристик інформації може проходити по двох варіантах: по попередженню і по результатам. Формування по попередженню потребує гарного набору статистичних даних, аналітичних методів і сучасних інформаційних технологій. В єдину систему перераховані складові ще не зведені. Поки що найкращі результати дає процес формування потрібних характеристик шляхом корекції характеристик:
Мал.8
Набір характеристик інформації (НХІ) визначається сполученням (С) рівнів відповідних показників середовища:
НХІ(i,j,k,n) ↔ С (РП i, СП j, ЧРk, РТn),
де i, j, к, п - рівні відповідних параметрів.
Приведемо тенденції можливої зміни характеристик інформації, що потрапляє робітникові, в залежності від параметрів середовища її обробки.
Збільшення рівня професійної підготовки допускає:
• зниження достовірності і об'єму,
• збільшення насиченості та цінності. Збільшення складності процесу управління потребує:
• збільшення достовірності та об'єму,
• збільшення насиченості та цінності.
Збільшення часу на розробку управлінського рішення допускає:
• зниження достовірності і об'єму,
• зниження насиченості та цінності.
Збільшення рівня технічних засобів і інформаційних технологій допускає:
• зниження достовірності та об'єму,
• підвищення насиченості та цінності.
Кінцева, оброблена інформація, що використовується керівником для розробки управлінського рішення, повинна мати наступні рівні характеристик:
цінність: високий та середній;
достовірність: абсолютний рівень;
насиченість: середній рівень;
відкритість: конфіденційний і відкритий рівень.
Загальним показником кінцевої інформації як ресурсу є еф
ективність її використання. Вона оцінюється за наступним співвідношенням:
(Результат і Цінність інформації)
Е
фективність
=
Затрати(Об’єм, Насиченість, Достовірність, Відкритість)
Кожний рівень характеристики інформації має вартісний еквівалент, тому розрахунок ефективності може проводиться порівнянням варіантів використовуваних рівнів характеристик інформації.