47. Уровень информ-го обеспечения и внутр-я система инф-ции

В систему информационного обеспечения входят звенья фор­мирования и сосредоточения информации; каналы движения ин­формации (коммуникации); носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хране­ния, передачи, поиска и т. д.). На стратегическом уровне руководители нуждаются в инфор­мации, кот. помогает планировать и принимать решения о долгосрочных направлениях деятельности предприятия. Инф-ция, необходимая на уровне упр-ия подразделе­нием, касается направляющих и контрольных действий по отно­шению к подчиненным. На оперативном уровне руководителей интересует ежедневное выполнение различных задач в пределах их сфер ответственности. Информационная система- это совокупность инф-ых процессов и включает в себя собственно ин­формацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и ис­пользование. Простые инф-ые системы обеспечивают передачу ин­ф-ции от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (одноразовые устные сообщения, сообще­ния по телефону, факсу и т.д.) Простые ин­ф-ые системы характерны для нижних уровней управ­ления предприятием (звено, бригада и т. д.). В сложных инф-ых системах существуют параллельные потоки первичной инф-ции от мест ее возникновения. Пере­работка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вари­антов управленческих решений. Внутрихозяйственная система информации выполняет следую­щие функции:1.определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю инф-ции для оперативного уп­р-ия производственно-сбытовой деятельностью предприя­тия; 2.определение потребностей в технических средствах предприя­тия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необхо­димой информацией; 3.централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функ­ционирования системы инф-ции; 4.обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставле­ния инф-ции; 5.разработка программных средств, прикладных программ и др. Важное знач-е в инф-ом обеспечении имеет тех­нология инф-ной деят-ти. Она включает такие по­нятия, как материально-техническая база информационной дея­тельности; виды информационной технологии; носители инфор­мации, информационные базы данных; система ведения запи­сей; создание пакетов прикладных программ.

48. Системы управленческой документации

Система документации - совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Управленческая документация представлена комплексом сис­тем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др. Система организационно-правовой документации. Орг-но-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­н-ого права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: на­звание предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, под­пись, гриф учреждения. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразде­лениях; регламенты ра­боты органов, аппарата управления; штатное расписание, должностные инструк­ции работников, правила и др. Система распорядительной документации. Основное назначение-регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию по­ставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. Решения, фиксир-щиеся в распоряд-ых докум-ах, направлены на совершенствование орг-ой структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осущ-ия его основной деят-ти, обеспечение фин-ми, трудовыми, матер-ми, инф-ными и иными ресур­сами. Распоряд-ые документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. С т. зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ния) делятся на 2 группы:1.документы, издаваемые в усл-ях коллегиальности (решения и постановления);2.документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания). Система справочно-инф. документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие прини­мать определенные решения, т.е. инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руково­дителю. К основным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объясни­тельная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Особое место (до 80 % входящей и исходящей информации) в системе документации занимает переписка - обобщенное назва­ние различных по содержанию документов, выступающих в каче­стве инструментов оперативного информационного обмена между организациями: письма, телеграммы, факсограммы, те­лефонограммы. В переписке могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, просьбы, гарантии и т. д.