15.1. Порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов работнику

В каких порядке и размере будут возмещаться командировочные расходы работникам, вы должны установить самостоятельно. Свое решение следует закрепить в коллективном договоре или любом локальном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках). Например, вы можете разработать и утвердить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов работникам. В нем необходимо определить следующее:

1) какое должностное лицо и в отношении какой категории работников должно принимать решение о направлении в командировку по России или за рубеж;

2) кто должен оформлять документы для направления работника в командировку (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение);

3) какие командировочные расходы возмещаются работнику;

4) в каком размере работодатель возмещает такие расходы (норматив командировочных расходов).

Например, ООО "Альфа" возмещает командированным работникам расходы на проезд, проживание, суточные, а также иные расходы. К иным относятся расходы, связанные:

- с оплатой служебных телефонных переговоров;

- с провозом и упаковкой багажа;

- со сдачей ранее приобретенных проездных билетов из-за погодных условий или по иным уважительным причинам, и др.

Порядок и размеры оплаты командировочных расходов закреплены в положении о командировках, действующем в ООО "Альфа", таким образом:

"...

7. В ООО "Альфа" устанавливаются следующие виды расходов, связанные с командировками на территории России, и нормативы их возмещения командированным работникам:

- расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных проездными документами.

Руководящему составу ООО "Альфа" расходы на проезд возмещаются исходя из стоимости билета в салоне бизнес-класса самолета или билета в купе вагона СВ. Остальным работникам - исходя из стоимости билета в салоне эконом-класса самолета или билета в купейном вагоне;

- расходы по найму жилого помещения возмещаются в полном размере на основании счета организации или индивидуального предпринимателя, оказавших услуги командированному работнику.

Руководящему составу ООО "Альфа" расходы на проживание возмещаются исходя из стоимости номера "люкс" для одноместного проживания. Всем остальным работникам - исходя из стоимости стандартного одноместного номера;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства командированного работника (суточные), возмещаются руководящему составу ООО "Альфа" в размере 1000 руб. Остальным работникам - в размере 500 руб.;

- в размере фактических расходов командированному работнику возмещаются расходы на оплату служебных телефонных переговоров, расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на бронирование проездных билетов, расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов из-за погодных условий или по иным уважительным причинам, расходы на уплату страхового взноса на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельным бельем.

...

10. Возмещение работнику командировочных расходов производится в пределах, установленных в п. 7 настоящего Положения, на основании представляемого работником в бухгалтерию авансового отчета (по унифицированной форме N АО-1) и документов, подтверждающих понесенные расходы. К авансовому отчету работник должен также приложить:

- командировочное удостоверение с отметками о прибытии в место командировки и выбытии из него;

- краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Отчет должен быть подписан руководителем структурного подразделения, к которому относится командированный работник...".

15.2. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ

КОМАНДИРОВОК (ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ

РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ, СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ,

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ, АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ)

Для направления работника в служебную командировку работодатель должен оформить (п. п. 6, 7 Положения о командировках, Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486):

- служебное задание (унифицированная форма N Т-10а <2>);

- приказ руководителя о командировании работника (унифицированная форма N Т-9а <2>);

- командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10 <2>).

--------------------------------

<2> Указанные унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. С примерами их заполнения вы можете ознакомиться в Приложениях 1 - 3 к гл. 24 "Расходы на командировки" Практического пособия по налогу на прибыль.

Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной командировке. Время пребывания в командировке определяется по дате приезда в место командирования и дате выезда из него.

В каждом из таких пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают в командировочном удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью полномочного должностного лица (например, заместителя директора) и печатью (абз. 3 п. 7 Положения о командировках).

Например, организация "Альфа" (г. Москва) командировала менеджера И.М. Петрова в организацию "Бета" (г. Тула). И.М. Петров был ознакомлен с приказом генерального директора о направлении в командировку под роспись, ему были выданы командировочное удостоверение и служебное задание.

По прибытии И.М. Петрова в г. Тулу секретарь организации "Бета" сделала в его командировочном удостоверении отметку о прибытии, подписала документ у заместителя директора и поставила печать организации. При отъезде И.М. Петрова из г. Тулы в командировочном удостоверении была проставлена соответствующая отметка, заверенная аналогичным образом.

При командировке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются командировки в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках).

Возмещение работнику командировочных расходов производится после его возвращения из командировки. Для этого он обязан в течение трех рабочих дней после возвращения представить вам (п. 26 Положения о командировках):

- авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- отчет о выполненной работе (унифицированная форма N Т-10а).

Чтобы бухгалтерия произвела окончательный расчет, работник указывает в авансовом отчете израсходованные в связи с командировкой суммы и прикладывает подтверждающие документы (п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Примечание

С примером заполнения унифицированной формы N АО-1 вы можете ознакомиться в Приложении 4 к гл. 24 "Командировочные расходы" Практического пособия по налогу на прибыль.

К авансовому отчету нужно приложить командировочное удостоверение и документы, подтверждающие произведенные расходы (абз. 2 п. 26 Положения о командировках).

Подтверждать расходы могут авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц и др. При командировках за границу к авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Отметим, что организации также необходимо вести учет лиц, отбывающих и прибывающих в командировки (п. 8 Положения о командировках). Порядок и формы такого учета определены Минздравсоцразвития России в Приказе от 11.09.2009 N 739н. В частности, работодатель должен вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (см. Приложение N 2 к данному Приказу).

СИТУАЦИЯ: Должен ли работодатель возместить работнику командировочные расходы и выплатить суточные, если служебное задание не выполнено?

Работодатель направляет работника в командировку для выполнения конкретного служебного задания (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом он обязан возместить работнику командировочные расходы независимо от того, выполнит он задание или нет. В том числе нужно выплатить работнику суточные за время такой служебной поездки, даже если в командировке случился простой по вине работника (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

СИТУАЦИЯ: Должен ли работодатель возместить командировочные расходы, если в служебной поездке работник заболел (попал в больницу из-за болезни)?

Если во время командировки работник заболел, организация обязана оплатить ему понесенные в связи с такой поездкой затраты. Это:

- расходы на проезд;

- суточные. Причем они выплачиваются за все время, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться в место постоянного жительства;

- расходы по найму жилого помещения. Они не возмещаются, только если командированный работник находится на стационарном лечении.

Кроме того, заболевшему работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Изложенный порядок предусмотрен п. 25 Положения о командировках.

Отметим, что временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть документально подтверждены. В частности, работнику необходимо иметь правильно оформленный больничный лист (абз. 1 п. 25 Положения о командировках).

Например, менеджер организации "Альфа" П.О. Миронов направлен в командировку в г. Самару на срок с 1 по 15 сентября. 2 сентября он заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей только 7 сентября. В связи с этим командировка П.О. Миронова была продлена до 20 сентября.

Соответственно, за все дни нахождения в командировке с 1 по 20 сентября, включая дни болезни, П.О. Миронову должны быть возмещены суточные и расходы по найму жилого помещения (так как во время болезни он не находился в стационаре, а проживал в гостинице).

Пособие по временной нетрудоспособности организация начислит и выплатит работнику на основании больничного листа, оформленного в поликлинике г. Самары.

СИТУАЦИЯ: Нужно ли было до 25 октября 2008 г. работодателю оформлять командировочное удостоверение работнику?

До 25 октября 2008 г., т.е. до утверждения действующего Положения о командировках, существовала неопределенность в том, должен ли работодатель оформлять работнику командировочное удостоверение дополнительно к приказу о командировке.

Хотя разъяснения чиновников и судебная практика по данному вопросу в основном касались налога на прибыль, они имеют значение и для целей исчисления НДФЛ. Ведь, чтобы не облагать НДФЛ возмещение работнику командировочных расходов, они должны быть документально подтверждены (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Так, Минфин России разъяснял, что командировка обязательно должна сопровождаться выдачей работнику командировочного удостоверения. Только в этом случае расходы на командировку организация сможет учесть для целей обложения налогом на прибыль (Письма от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45, от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89).

Однако в более ранних письмах чиновники считали, что составлять одновременно приказ руководителя организации и командировочное удостоверение по одной командировке не обязательно. То есть достаточно какого-либо одного документа (Письма Минфина России от 28.10.2005 N 03-03-04/2/90, от 06.12.2002 N 16-00-16/158).

Отметим, что судебная практика по рассматриваемому вопросу складывалась в пользу налогоплательщика. Суды придерживались позиции, что законодательством не было предусмотрено обязательное оформление и приказа о направлении работника в командировку, и командировочного удостоверения. Такой вывод содержат, например, Постановления ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А40/10864-08, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2007 N Ф08-8181/07-3044А (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 07.04.2008 N 4297/08), ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14).

Примечание

Дополнительно о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.