43. Види контролю

Попередній контроль називається так тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так. як задумано.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях:
Людські ресурси	Матеріальні ресурси	Фінансові ресурси
Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.	Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам.	Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації. Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

У рамках кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана.

Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:

1) Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому.

2) Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно.

44. Схема внутрішнього контролю в організації.

На будь-якій стадії процесу управління неминучі відхилення фактичного стану об'єкта управління від планованого. Для своєчасної інформації про якість і зміст таких відхилень необхідний внутрішній контроль.

Ціль внутрішнього контролю – інформаційне забезпечення системи управління для одержання можливості прийняття ефективних рішень.

Організація системи внутрішнього контролю в загальному випадку є під впливом наступних факторів:

1) відношення керівництва до внутрішнього контролю (тобто наскільки правильно розуміє керівництво роль внутрішнього контролю в управлінні організацією);

2) зовнішні умови функціонування організації, її розміри, організаційна структура, масштаби і види діяльності;

3) кількість і регіональна неоднорідність (розгалуженість) місця розташування її відособлених підрозділів або дочірніх компаній;

4) стратегічні установки, цілі і задачі;

5) ступінь механізації і комп'ютеризації діяльності;

6) ресурсне забезпечення;

7) рівень компетентності кадрового складу.

Організація ефективно функціонуючої системи внутрішнього контролю – це складний багатоступінчастий процес, що включає наступні етапи:

1. Критичний аналіз і зіставлення визначених для колишніх умов господарювання цілей функціонування організації, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, організаційною структурою, а також з її можливостями.

2. Розробка і документальне закріплення нової (відповідним умовам господарювання, що змінилися,) ділової концепції організації (що собою представляє організація, які її цілі, що вона може, у якій області має конкурентні переваги, яке бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, здатного привести цю ділову концепцію до розвитку й удосконалювання організації, успішної реалізації її цілей, зміцненню її позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, виробничо-технологічну, інноваційну, постачальницьку, збутову, інвестиційну, облікову і кадрову політику. Дані положення повинні розроблятися на основі глибокого аналізу (з проведенням необхідних розрахунків) кожного елементу політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятних для даної організації. Документальне закріплення політики організації в різних сферах її фінансово-господарської діяльності дозволить здійснювати попередній, поточний і наступний контроль всіх аспектів її функціонування, відбитих у відповідних пунктах (елементах) політики.

3. Аналіз ефективності існуючої структури управління, її корегування. Необхідно розробити положення про організаційну структуру, у якому повинні бути описані всі організаційні ланки з вказівкою адміністративної, функціональної, методичної підпорядкованості, напрямку їхньої діяльності, функції, що вони виконують, встановлений регламент їхніх взаємин, права і відповідальність, показаний розподіл видів продуктів, ресурсів, функцій управління по цих ланках. Те ж саме відноситься і до положень про різні структурні підрозділи (відділах, бюро, групах і т. д.), до планів організації праці їхніх працівників. Необхідно розробити (уточнити) план документації і документообігу, штатний розклад, посадові інструкції з указівкою прав, обов'язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Без такого суворого підходу неможливо здійснювати чітку координацію функціонування всіх ланок внутрішнього контролю організації.

4. Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій. Це дозволить упорядкувати взаємини працівників із приводу контролю фінансово-господарської діяльності, ефективно керувати ресурсами, оцінювати рівень вірогідності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень.

5. Організація відділу внутрішнього аудита (або іншого спеціалізованого контрольного підрозділу).

6. Визначення шляхів удосконалювання системи внутрішнього контролю з урахуванням розвитку організації і безупинно мінливих внутрішніх і зовнішніх умов її функціонування.

При організації системи внутрішнього контролю повинні прийматися в увагу всі її принципи. Значення показника її результативності (сукупної результативності окремих елементів системи внутрішнього контролю), отриманого на основі експертних оцінок і нескладних розрахунків, повинне бути більше її вартості з обліком неодержаного альтернативного доходу.