- •Передмова
- •1.1 Культура усного та писемного професійного мовлення
- •1.1.1 Мова та мовлення в житті суспільства. Функції мови. Літературна мовна норма
- •Питання для обговорення:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.1.2 Стилі та жанри мовлення
- •Твір на тему: «Здоров’я – найбільше багатство»
- •Здоров’я – скарб людини
- •Діалог лікаря з пацієнтом
- •76018, Івано-Франківськ, вул. Галицька, 2, тел. (03422) 3-10-50
- •Молитва хворого
- •Лист Василя Сімовича до Михайла Возняка
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Нести у світ добро
- •III и IV уровней аккредитации
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.1.3 Лексичний аспект фахового мовлення
- •Питання для обговорення:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.1.4 Морфологічний аспект фахового мовлення
- •Питання для обговорення:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.1.5 Синтаксичний аспект фахового мовлення
- •Питання для обговорення:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.2 Офіційно-ділові папери як засіб професійного спілкування
- •1.2.1 Призначення й класифікація документів. Державний стандарт, основні вимоги до складання й оформлення текстів документів, їх реквізити
- •Питання для обговорення:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Адресант – суб’єкт мовлення, мовець; особа чи установа, яка відправляє документ. Адресат – слухач чи читач; особа чи установа, якій надіслано документ.
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.2.2 Організаційно-розпорядчі документи. Специфіка їх укладання та оформлення
- •Питання для обговорення:
- •76018, Івано-Франківськ, вул. Галицька, 2, тел. (03422) 3-10-50
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Інструкція для медичного застосування препарату фенотропил®
- •Правила оформлення дисертації Загальні вимоги
- •Запитання для самоконтролю:
- •1.2.3 Довідково-інформаційні документи, специфіка їх оформлення
- •Питання для обговорення:
- •Доповідна записка Державна атестація з української мови
- •Витяг з протоколу № 3
- •Зразок звіту:
- •Короткий словник ключових понять до теми:
- •Вправи та завдання до теми:
- •Запрошуємо всіх бажаючих
- •Запитання для самоконтролю:
Запитання для самоконтролю:
Проаналізуйте типи синтаксичного зв’язку у словосполученнях.
Які особливості використання простих речень у текстах офіційно-ділового стилю?
3. Охарактеризуйте особливості використання складних речень у текстах документів.
Які розділові знаки ставлять при однорідних членах речення?
Що таке пряма мова і слова автора? Як виділяється пряма мова в текстах документів? Що таке діалог?
Як наводяться цитати і як вони оформлюються в тексті? Чи можна змінювати щось у цитаті?
Що означають звертання і яка їхня роль у реченні?
1.2 Офіційно-ділові папери як засіб професійного спілкування
1.2.1 Призначення й класифікація документів. Державний стандарт, основні вимоги до складання й оформлення текстів документів, їх реквізити
Обґрунтування теми: Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Мета заняття: Розвивати у студентів практичні уміння та навички щодо визначення видів документів за найменуванням, походженням, призначенням тощо та охарактеризовувати їхні структурні ознаки.
Питання для обговорення:
Сучасний діловий документ та його функції. Критерії класифікації документів. Значення документів.
Основні реквізити документа і норми їх дотримання. Постійні й змінні реквізити та їх розміщення в різних типах документів.
Загальні вимоги до оформлення документів.
4. Оформлення сторінки документа. Правила оформлення заголовків і підзаголовків.
5. Рубрикація тексту: традиційна й нова. Написання цифр та символів у ділових паперах.
Досконалий і швидкий обмін інформацією, її фіксація для збереження в часі та передавання в просторі є запорукою організації ефективної роботи в усіх сферах життєдіяльності людини. Матеріальним відображенням фіксованої інформації є документ.
Документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець) – основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини.
В управлінській діяльності сучасного суспільства документи виконують ряд функцій. Вони поділяються на загальні та спеціальні.
|
Загальні |
Інформаційна |
Документ створюється для збереження та фіксації інформації. |
Соціальна |
Поява документа спричинена соціальною потребою суспільства. |
Комунікативна |
Документ є засобом зв’язку в громадських, офіційних структурах. |
Культурна |
Документ – засіб закріплення і передавання відомостей про культурні традиції суспільства. |
|
Спеціальні |
Управлінська |
Документ є інструментом управління. Цю функцію виконують організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні документи. |
Правова |
Документ є засобом закріплення правових норм у суспільстві. Цю функцію виконують законодавчі та правові нормативні акти. |
Історична |
Документ може виступати джерелом історичних відомостей. Цю функцію виконують тільки окремі групи документів і після того, як вони вилучені з документообігу й передані на зберігання до архіву |
Документи мають державне значення в суспільстві, оскільки відображають характер державного устрою та політики, рівень взаємовідносин керівних інституцій з територіальними громадами.
Фіксуючи засади правових взаємин між фізичними та юридичними особами, документи таким чином засвідчують наявність власного юридичного значення.
Документи мають соціально-психологічне значення, закріплюючи у свідомості людини розуміння необхідності дотримуватись загальноприйнятих норм суспільної поведінки.
Рух документів в організації з часу їх створення й до завершення виконання або відправлення за місцем вимоги називається документообігом.
Діловодство або справочинство – діяльність, що охоплює питання документування та організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Наукова дисципліна, яка вивчає принципи створення документів, розробляє методику побудови систем документування й діловодства, називається документознавством.
Документ повинен укладатися згідно з вимогами, зазначеними в Національному стандарті України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 – 2003. Цей державний стандарт чітко встановлює склад реквізитів документів, вимоги до їх розташування; вимоги до бланків; вимоги до оформлення документів, що їх виготовляють за допомогою друкарських засобів.
Обов’язковими елементами кожного документа є реквізити. Їх класифікують як постійні та змінні. Перші – фіксують при виготовленні уніфікованої форми чи бланка документа, а другі – під час його укладання.
Текст є основним реквізитом документа. Текст (лат. textum – тканина, побудова) – зв’язна мова, письмове чи усне повідомлення, що характеризується змістовою і структурною завершеністю.
Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому незмінними реквізитами документа і місцем, відведеним для фіксації інформації.
Сукупність реквізитів, розташованих на бланку у встановленій державним стандартом послідовності, називається формуляром.
Реквізити та їх розташування
№ з/п |
Реквізит |
Правила оформлення |
1 |
2 |
3 |
1 |
Державний Герб України |
Розташовується посередині бланка або в кутовій частині аркуша над серединою рядків з назвою організації |
2 |
Емблема організації чи підприємства |
Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
3 |
Зображення державних нагород |
У верхньому лівому куті або посередині документа |
4 |
Код підприємства, установи, організації |
У правому верхньому куті |
5 |
Код форми документа |
У верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи |
6 |
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа |
У верхньому правому куті або посередині рядка |
7 |
Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа |
У верхньому лівому куті. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом |
8 |
Назва структурного підрозділу |
У верхньому лівому куті. Дозволяється друкувати машинописним способом |
9 |
Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку |
У верхньому лівому куті аркуша (оформлюються відповідно до поштових правил)
|
10 |
Назва виду документа |
Зліва або посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу |
11 |
Дата |
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо ж документ складено не на бланку, то дата ставиться під текстом ліворуч |
12 |
Індекс |
У верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний пошук документа, контроль виконання |
13 |
Посилання на індекс та дату вхідного документа |
У верхній лівій частині сторінки. Містить дату та індекс, зазначені в документі організацією, яка уклала чи видала документ |
14 |
Місце укладання чи видання |
У верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ |
15 |
Гриф обмеження доступу до документа |
Праворуч під кодом форми. Записується з середини рядка: для службового користування, (цілком) таємно |
16 |
Адресат |
В особових офіційних документах – праворуч у верхній частині сторінки. Кожен елемент – назва установи, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з нового рядка |
17 |
Гриф затвердження |
У верхній правій частині документа |
18 |
Резолюція |
Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата |
19 |
Заголовок до тексту |
Друкується малими літерами, розташовується під назвою виду документа; як правило, починається з прийменника «про» |
20 |
Відмітка про контроль |
3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа |
21 |
Текст |
Складається з таких логічних елементів: • вступ; • доказ; • закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля) |
22 |
Відмітка про наявність додатка |
Ліворуч у верхній половині сторінки |
23 |
Підпис |
Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису належать: • зазначення посади (ліворуч); • ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч); • підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться |
24 |
Гриф узгодження |
Складається з: • слова «узгоджено» або «погоджено»; • назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці |
25 |
Віза |
Внутрішнє узгодження документа – його візування. Віза складається з особистого підпису особи, яка візує документ, і дати. Невеликі зауваження (1 – 2 рядки) розташовуються перед візою: Не заперечую Декан факультету ТЦР та ФХП (підпис) В.С. Ковалюк |
26 |
Печатка |
Прикладається до документів, які вимагають особливого засвідчення. Печатки бувають гербові (для документів, що засвідчують фізичні або юридичні права осіб) та прості (круглі, квадратні, трикутні – для документів, що використовуються за межами організації, для довідок з місця роботи тощо) |
27 |
Відмітка про засвідчення копії |
У правому верхньому куті пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» – слово «правильно»; зазначається дата, посада виконавця, підпис і його розшифрування. У разі потреби засвідчується печаткою |
28 |
Прізвище виконавця та номер його телефону |
Обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Ставляться в нижньому лівому куті останньої сторінки документа |
29 |
Відмітка про виконання документа й скерування його до справи |
У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки; містить: • стислу довідку про виконання; • слова «до справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця |
30 |
Відмітка про перенесення даних на машинний носій |
Після тексту, в нижній частині документа. Містить: • запис «Інформація перенесена на машинний носій»; • підпис особи, відповідальної за перенесення даних; • дату перенесення |
31 |
Відмітка про надходження |
Містить скорочену назву організації, що отримала документ, та дату його надходження. Розташовується праворуч на нижньому полі документа |
32 |
Відмітка про державну реєстрацію |
У верхній частині документа |
Вимоги до оформлення документів можна класифікувати згідно з правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.
Найважливішими правовими вимогами є:
– документ видає тільки уповноважений орган чи особа;
– зміст документа не повинен суперечити чинному законодавству України;
– інформація повинна бути достовірною;
– документ має відповідати своєму призначенню;
– укладаються ділові папери відповідно до встановленого зразка і форми.
При укладанні тексту документа автор повинен дотримуватися таких мовних вимог:
– надавати перевагу загальновживаній однозначній лексиці;
– використовувати усталені мовні звороти, характерні для офіційно-ділового стилю;
– текст повинен бути позбавлений образності, емоційності, авторських рис;
– висловлювання будувати у формі простих поширених речень.
Серед логічних вимог виділяємо такі, як:
– використання методів та засобів логічної оцінки матеріалу;
– врахування актуальності інформації та своєчасності її подання;
– послідовність викладу всіх структурних компонентів тексту.
Технічні вимоги. При укладанні документів, як правило, використовують загальновизнаний формат А 4. Текст друкують через півтора міжрядкових інтервали. Сторінки нумерують посередині верхнього поля арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка». Якщо текст друкують з обох сторін аркуша, то нумерація непарних сторінок здійснюється у правому верхньому кутку, а парних – у лівому верхньому кутку.
Документ повинен мати такі поля: ліве – 30 мм, праве – 10 мм, верхнє та нижнє – 20 мм.
Членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, використовуючи заголовки, нумерації, називається рубрикацією. Розмежовують комбіновану (традиційну) і нову системи нумерації.
Комбінована або традиційна – передбачає використання різних типів знаків – літер, слів, арабських та римських цифр. Нова – ґрунтується на використанні тільки арабських цифр. Наприклад, комбінована:
А. Б. В. Розділ І
І. ІІ. ІІІ. Частина 1
1.2.3. Частина 2
1); 2); 3); пункт 1
а); б); в); § 1
§ 2
Нова
1
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2.1
1.3
2
і т.д.