Запитання для самоконтролю:

1. Які документи за призначенням належать до організаційних?

2. Хто зазвичай розробляє статут (юридична особа чи служба діловодства)?

3. Які обов’язкові реквізити містить формуляр положення?

4. Назвіть сторони діяльності установ, що їх регламентують інструкції.

5. Які основні вимоги до укладання наказів щодо особового складу?

6. Яка мета створення постанов та вказівок?

1.2.3 Довідково-інформаційні документи, специфіка їх оформлення

Обґрунтування теми: Працівникам медичних установ у процесі їхньої професійної діяльності часто доводиться укладати довідково-інформаційні документи, серед яких одним із найпоширеніших є довідка. Дотримання відповідних норм і правил у роботі з зазначеною групою документів свідчить не тільки про мовленнєву культуру медичного працівника, а й про його загальний професійний рівень.

Мета заняття: Виробити у студентів практичні навики щодо оформлення довідково-інформаційних документів та дотримання етикету ділового мовлення під час укладання ділових паперів.

Питання для обговорення:

1. Призначення довідково-інформаційних документів, їхні види.

2. Особливості укладання доповідної та пояснювальної записок.

3. Довідка, вимоги до її укладання.

4. Протокол, витяг з протоколу, їхні реквізити.

5. Звіт, основні вимоги щодо написання та оформлення.

Довідково-інформаційні документи містять повідомлення про фактичний стан справ в організаціях, закладах чи на підприємствах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, яка міститься в таких документах, може спонукати до дії виконавців або бути лише доведеною до відома.

Основними видами довідково-інформаційних документів є доповідна, пояснювальна записки, акт, довідка, план, звіт, протокол, витяг з протоколу, службові листи.

Доповідна записка – це службовий документ, яким інформують керівника установи чи структурного підрозділу про події, ситуації, що склалися, про виконання певних завдань, службових доручень з висновками та пропозиціями.

Доповідні записки пишуть від руки або друкують в одному примірнику.

Реквізити доповідної записки:

1. посада, прізвище, ініціали керівника, якому адресується записка;

2) посада, прізвище, ініціали автора документа (найменування структурного підрозділу);

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту документа;

5) текст;

6) перелік додатків (за умови їх наявності);

7) дата укладання;

8) підпис.

Зразок доповідної записки:

Директорові

медичного коледжу ІФНМУ

проф. Павленку Ігорю Михайловичу

завідувача кафедри мовознавства

проф. Ткача Миколи Семеновича

Доповідна записка Державна атестація з української мови

Для проведення державної підсумкової атестації з навчальної дисципліни «Українська мова» у молодших спеціалістів І курсу спеціальностей «Сестринська справа», «Лікувальна справа» використати текст переказу «Скарби Довбуша» із творчим завданням, вміщеним у збірнику «Українська мова та література: зб. текстів для переказів із творчим завданнями: державна підсумкова атестація: 11 кл.» / уклад. Г.Т. Шелехова [та ін.]. – К.: Ґенеза, 2013. – 104 с., який відповідає навчально-методичним вимогам до докладного переказу, що в повному обсязі дає змогу перевірити формування в студентів комунікативних умінь та орфографічних і пунктуаційних навичок.

03.04.13 (підпис) проф. Ткач М.С.

Пояснювальна записка – документ, в якому з’ясовують зміст положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснюють причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальні записки поділяють на службові (текст відтворюють на бланку) та особисті (текст відтворюють на аркуші паперу). Ці документи укладають на вимогу керівника установи або з ініціативи самого підлеглого.

Реквізити пояснювальної записки:

1. адресат (посада, прізвище, ініціали керівника, якому адресується записка);

2) адресант (посада, прізвище, ініціали автора документа);

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту документа;

5) текст;

6) дата;

7) підпис.

Зразок пояснювальної записки:

Декану

медичного факультету

ІФНМУ

проф. Миколайчуку Петру

Івановичу

студентки І курсу 8 групи

Ющук Ірини Василівни

Пояснювальна записка

22 квітня 2013 року я не з’явилася на заняття з історії медицини у зв’язку з хворобою.

Довідку № 764-з від 23.04.14 з клініки додаю.

25.04.13 Підпис

Довідка – довідково-інформаційний документ, що містить опис і підтвердження певних фактів чи подій.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому). Довідки службового характеру складаються на запит або за вказівкою вищої організації. Вона повинна об’єктивно відтворювати стан справ, тому її укладання вимагає сумлінної перевірки відомостей, аналізу отриманих даних.

Найчастіше довідки укладають на бланках установи, на яких власноруч заповнюють тільки індивідуальні відомості.

За місцем укладання довідки поділяють на внутрішні (підписує керівник) та зовнішні (підписує керівник і засвідчує печаткою).

Довідка містить такі реквізити:

1. назва виду документа;

2. адресат;

3. дата видачі та номер;

4. місце укладання;

5. заголовок до тексту;

6. текст;

7. підпис;

8. відбиток печатки.

Зразок довідки:

Міністерство охорони здоров’я України

Івано-Франківський національний медичний університет

Довідка

10.10.13 № 34 м.Івано-Франківськ

Видана Матвієнку Ігорю Васильовичу в тому, що він є студентом І курсу медичного факультету Івано-Франківського національного медичного університету.

Видана для подання до військкомату.

Декан факультету проф. Миколайчук П.І.

Протокол – найпоширеніший документ колегіальних органів, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях. Його укладає офіційна особа, підписують голова та секретар.

Виділяють три групи протоколів: стислі, у яких здебільшого фіксують лише ухвали; повні, у яких стисло записують виступи доповідачів та інших учасників засідань, зборів, нарад; стенографічні, у яких дослівно відтворюється весь хід засідання.

Реквізити протоколу:

1) назва виду документа (ПРОТОКОЛ) друкується великими літерами посередині;

2. порядковий номер протоколу (нумерація здійснюється арабськими цифрами і ведеться з початку календарного року або з початку роботи колегіального органу);

3. назва заходу, який протоколюють: нарада, збори, загальні збори, конференція тощо;

4. назва організації, підприємства, установи, колективу громадян, де відбувався захід;

5. дата проведення зазначається нижче назви організації з лівого боку;

6. місце проведення заходу вказується на тому ж рівні з правого боку;

7. склад учасників заходу подають у повному переліку, а якщо їх кількість перевищує 15 осіб, то називають лише загальну кількість, додаючи до протоколу реєстраційний лист;

8. посада, прізвище, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

9. порядок денний (питання, які є предметом обговорення, формулюють у називному відмінку);

10. текст протоколу складається з окремих розділів, кожен з яких будується за схемою: СЛУХАЛИ; ВИСТУПИЛИ; УХВАЛИЛИ;

11. перелік додатків до протоколу зазначається за необхідності;

12. підписи голови й секретаря (при потребі й підписи членів колегіального органу).

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № 2

засідання методичної комісії з загальноосвітніх дисциплін

спеціальностей «Сестринська справа»,

«Лікувальна справа», «Фармація», «Стоматологія ортопедична» ІФНМУ

04.02.13 м. Івано-Франківськ

Присутні: доц. Григорчук О.В., доц. Петрунів Ю.В., доц. Голіней А.М., доц. Тесленко П.М., доц. Мельник М.В., ас. Лановий В.М., ас. Гнатчук О.Р.

Голова: Григорчук О.В.

Секретар: Гнатчук О.Р.

Порядок денний:

1. Аналіз результатів державної атестації з математики в 2012 / 2013 н.р.

2. Організація навчально-методичного процесу в медичному коледжі ІФНМУ.

3. Різне.

1. СЛУХАЛИ: звіт асистента Ланового В.М. про проведення державної підсумкової атестації в 2012 / 2013 н.р. з навчальної дисципліни «Математика» (звіт додається).

ВИСТУПИЛИ: доц. Петрунів Ю.В. нагадав присутнім про необхідність налагодити належний контроль щодо ведення звітної документації.

УХВАЛИЛИ: затвердити звіт асистента Ланового В.М. про проведення державної підсумкової атестації з навчальної дисципліни «Математика».

2. СЛУХАЛИ: інформацію доц. Голіней А.М. про організацію навчально-методичного процесу в коледжі ІФНМУ.

ВИСТУПИЛИ: доц. Григорчук О.В. нагадала членам методичної комісії про необхідність затвердити графіки відробок і консультацій із загальноосвітніх дисциплін; про формування бази даних щодо професорсько-викладацького складу, який проводить заняття в коледжі; про впровадження кабінетної системи.

УХВАЛИЛИ: взяти до уваги інформацію голови методичної комісії доц. Григорчук О.В.

Додатки:

1) звіт ас. Ланового В.М. на 8 с. в 1 пр.

Голова О.В. Григорчук

Секретар О.Р. Гнатчук

Витяг з протоколу – це документ, який укладають у разі необхідності подання лише частини тексту протоколу, що стосується розгляду окремого питання. У цьому документі подається ухвала тільки з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Підписують витяг з протоколу голова та секретар зборів і скріплюють печаткою.

Витяг з протоколу містить такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) номер протоколу;

3) назва колегіального органу, засідання, наради, зборів;

4) дата і місце укладання (на основі оригіналу);

5) текст;

6) підписи голови та секретаря;

7) печатка.

Зразок витягу з протоколу: