7.2.3. Єдиний реєстр захисних знаків

та спеціальних бланків нотаріальних документів

Єдиний реєстр захисних знаків та спеціальних бланків нотаріальних документів — це комп’ютерна база даних, призначена для обліку надходження і витрачання спеціальних бланків і знаків, перевірки їх справжності та статистичного аналізу. Єдиний реєстр включає реєстр нотаріусів (державних і приватних, див. п. 7.2.4) і реєстр спеціальних бланків та знаків нотаріальних документів.

Реєстр запроваджений у серпні 1997 року.

Мета створення — надання нотаріусам України та правоохоронним органам можливості перевірити справжність нотаріальних документів, виконаних на спеціальних бланках нотаріальних документів, що сприяє уникненню укладання угод, які суперечать законним інтересам фізичних та юридичних осіб. Щоденно у реєстр вносяться відомості про витрачання близько 21тис. бланків.

Ведення реєстру покладено на Держінформ’юст, який також відповідає за організацію виготовлення захисних знаків, їх постачання державним нотаріальним конторам і приватним нотаріусам; ведення обліку постачання і витрачання захисних знаків та спеціальних бланків нотаріальних документів. Аналогічні функції щодо спеціальних бланків нотаріальних документів виконує підприємство «Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату» (ІВЦУН). Бланки та знаки виготовляються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерством юстиції України. Міністерство юстиції забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків та знаків.

Відомості для внесення до реєстру надходять до Держінформ’юсту з управління юстиції, від державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів та ІВЦУН. Первинні документи обліку такі:

у Міністерстві юстиції України — журнал реєстрації виданих свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю;

в управлінні юстиції — журнал реєстрації приватної нотаріальної діяльності; повідомлення відділу кадрів управління юстиції про призначення, переведення та звільнення державних нотаріусів; видаткова накладна на відправлення бланків (знаків) ІВЦУН (Держінформ’юстом); звіт про витрачання бланків; копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки; акти про прийняття-передання або знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків та знаків.

Управління юстиції до 10 числа кожного місяця в порядку, встановленому Міністерством юстиції України, надсилають Держ­інформ’юсту для ведення реєстру нотаріусів повідомлення про зміни в складі приватних нотаріусів і державних нотаріальних контор.

Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси щомісячно до 10 числа наступного за звітним місяця надсилають Держ­інформ’юсту звіти про витрачання бланків та знаків, у яких зазначаються серія, номери бланків і знаків, коди та дата їх витрачання.

ІВЦУН щоденно надсилає до Держінформ’юсту відомості про постачання бланків державним нотаріальним конторам і приватним нотаріусам.

Копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки державні нотаріальні контори й приватні нотаріуси надсилають до Держінформ’юсту негайно в разі виявлення факту крадіжки.

Дані, що містяться в реєстрі, доступні для перевірки всім користувачам інформаційної мережі Міністерства юстиції України. Перевірка може здійснюватись за допомогою телефонного зв’язку з черговим адміністратором реєстру.

ІВЦУН, державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність і вірогідність відомостей, наданих Держінформ’юсту для внесення до реєстру.

Держінформ’юст відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у реєстрі даним звітів державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та відомостям, наданим ІВЦУН.