Практическая работа

1. Необходимо настроить конфигурации OUTLOOK, при обучении у заказчиков как уж получится

2. Посмотреть историю по нескольким созданным ранее документам. Проверить наличие теневых копий.

3. Связать два созданных ранее документа между собой.

4. Переслать по почте одному из слушателей курса копию любого созданного ранее документа. Для пересылки использовать документ с версиями. Перед пересылкой посмотреть, какого он объема.

5. Проверить наличие новых электронных писем. Если они появились, то просмотреть их вложения.

6. Сохранить в DIRECTUM документ, пришедший по электронной почте.

Вопросы для проверки

1. Какие возможности пересылки имеются в системе DIRECTUM?

2. Вы отправляете документ для согласования с фирмой-партнером. Какой вариант пересылки электронного документа Вы выберете?

3. Вам необходимо отправить документ из системы DIRECTUM по почте, но перед этим его нужно сжать в zip-архив. Как удобнее это сделать?

4. Почему внешним корреспондентам не высылаются ссылки на документ?

5. Что показывает история работы с документом?

6. Что такое теневая копия документа? Для каких целей она может использоваться?

7. Как можно распечатать документ в системе DIRECTUM?

8. Для чего используется связь документов друг с другом? Можно ли изменять состав связанных документов (добавлять, удалять)? Как это сделать?

1.6 Лабораторная работа №5 Работа с задачами и заданиями

В системе DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Для решения задачи для каждого из ее исполнителей создаются задания. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором задачи.

Ссылки на задачи, которые создает пользователь, автоматически помещаются в его папку «Исходящие», а все задания приходят в папку «Входящие».

Если пользователь назначен замещающим кого-либо, то он может работать с папками «Входящие» и «Исходящие» замещаемого.

Общая схема жизненного цикла задачи

Вся работа над задачей в системе DIRECTUM выполняется в рамках ее жизненного цикла, который состоит из следующих этапов:

1. Запуск новой задачи, который включает:

a. создание новой задачи;

b. заполнение карточки задачи;

c. старт/сохранение задачи.

Задача на этом этапе находится в состоянии «Инициализация», пока ее не стартуют.

2. Получение заданий исполнителями. Задания на этом этапе находятся в состоянии «В работе».

3. Выполнение заданий. Задания после выполнения этого этапа переходят в состояние «Выполнено».

4. Получение инициатором задания-контроль. На данный этап задача переходит автоматически после выполнения всех заданий по задаче, но при условии, что на этапе запуска задачи при заполнении карточки задачи была установлена галочка Контроль задачи. Если галочка установлена, то после выполнения всех заданий задача перейдет в состояние «Выполнена».

5. Принятие задачи (задания-контроль) или отправка ее на доработку. После выполнения данного этапа задача перейдет в состояние «Выполнена».