Состояния выполнения задачи

ИНИЦИАЛИЗАЦИЯ - это состояние задачи, в котором задаются ее параметры: тема, маршрут, наблюдатели, срок. В этом состоянии задача находится до тех пор, пока ее не стартуют. В состоянии инициализации задача также может находиться при отправке ее на доработку или рестарте.

В РАБОТЕ - это состояние, в котором задача находится с момента старта и до тех пор, пока все задания по ней не будут выполнены.

НА КОНТРОЛЕ - это состояние, в которое задача переходит автоматически после выполнения всех заданий по задаче, но при условии, что на этапе «Инициализация» была установлена галочка Контроль задачи. Если галочка не была установлена, то после выполнения всех заданий задача перейдет в состояние ВЫПОЛНЕНО.

ВЫПОЛНЕНА - это состояние, в которое задача переходит после выполнения всех заданий и принятии задания-контроль инициатором (если была установлена галочка На контроле). Если контроль в задаче не предусмотрен, задача переходит в состояние «Выполнена» сразу после выполнения всех заданий по задаче.

ПРЕКРАЩЕНА - это состояние, в которое задача переходит, когда инициатор прерывает ее выполнение. Прекратить выполнение задачи можно на этапах инициализации, выполнения или контроля.

Отображение ссылок на задачи

Для отображения ссылок на задачи используются следующие стили:

• задачи, находящиеся в состоянии «Инициализация» отображаются курсивом

• задачи, находящиеся в состоянии «В работе» или «Контроль», для которых не истек срок исполнения, отображаются черным прямым шрифтом;

• задачи, для которых срок исполнения истек, отображаются красным цветом;

• выполненные и прекращенные задачи отображаются еерым-верече^шушм шрифте-».

Создание задачи Создание новой задачи в проводнике системы

Для создания задачи можно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Создатъ/Создатъ задачу,

• контекстное меню Создать задачу;

• кнопка на панели инструментов Создать/Создать задачу;

• клавиши <Ctrl>+<K>.

Создание новой задачи отправкой документа вложением в задачу

Новую задачу можно создать, отправив вложением в задачу ссылку на документ, папку, другую задачу, задание, запись справочника, компонент или сразу группу ссылок.

Примечание. При создании новой задачи ссылка на нее автоматически помещается в папку «Исходящие» автора задачи. Если в момент создания задачи у пользователя была открыта какая-либо папка для задач, то ссылки на задачу будут помещены и в папку «Исходящие», и в эту текущую папку.

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ

Для того чтобы задачу можно было стартовать, нужно заполнить все обязательные поля в ее карточке.

Заполнить карточку можно следующими способами: вручную или автоматически (воспользовавшись типовым маршрутом).

Ручное заполнение карточки задачи

Последовательность действий при ручном заполнении карточки задачи следующая.

Определение темы задачи

Поле *Тема заполняется кратким описанием задачи. Тема задачи, по возможности, должна быть как можно более содержательной, чтобы позднее задачу можно было легко найти в списке задач по теме.

Если задача создавалась пересылкой (отправкой) документа, записи справочника и т. д. , то тема по умолчанию будет содержать наименование пересылаемого объекта.

Определение маршрута

Маршрут задачи позволяет создать этапы задачи (задания) и сроки их выполнения.

Каждому этапу задачи задается свой исполнитель.

^Маршрут. Поле, используемое для перечисления исполнителей, сделать это можно через «;». При перечислении исполнителей можно указывать только части имен - они будут автоматически расширяться до полных. Для всех исполнителей можно указать тип маршрутизации, срок исполнения и тип задания.

Кнопка Маршрут предназначена для более детального заполнения маршрута.

В этом случае откроется окно «Маршрут задачи», в котором присутствуют следующие поля:

• ^Пользователи. Поле содержит список всех пользователей системы, разбитый по группам;

• *Этапы. Поле содержит список этапов задачи с указанием имен их исполнителей, сроков исполнения и типа приходящего исполнителю задания (уведомление или задание);

• *Гип маршрутизации. Поле содержит тип маршрутизации. Возможные варианты: «Последовательная», «Параллельная», «Сложная» (о маршрутизации см. далее).

Кроме указанных полей в окне есть две галочки:

• Уведомления об этапах. Если поле заполнено, то инициатору будет приходить уведомление об исполнении каждого из этапов;

• Контроль задачи. Если поле заполнено, то по завершении последнего из этапов инициатору придет задание-контроль.

Тип маршрутизации определяет порядок получения заданий и уведомлений исполнителями и наблюдателями, указанными в карточке задачи. Система DIRECTUM поддерживает три типа маршрутизации:

• последовательная;

• параллельная;

• сложная.

Наблюдатели получают уведомления один раз - сразу после старта задачи, вне зависимости от типа маршрутизации.

Задания и уведомления приходят по следующим правилам:

• при параллельной маршрутизации все исполнители получат задания и уведомления одновременно;

• при последовательной маршрутизации после старта задание получит только первый исполнитель и все наблюдатели. Все последующие исполнители будут получать свои задания или уведомления после выполнения задания предыдущим исполнителем. Порядок исполнителей определен в маршруте задачи;

• при сложной маршрутизации в поле Условие старта для каждого пользователя определяется, при выполнении какого условия пользователь получит свое задание. В поле Условие приема перечисляются исполнители, которые должны выполнить свои задания прежде инициатора, для которого придет задание-контроль. Если перечисляемые исполнители соединяются с помощью условия «И», то для получения задания текущим пользователем необходимо, чтобы свои задания выполнили все указанные в условии исполнители. Если в качестве условия используется «ИЛИ», то для получения задания текущим пользователем необходимо, чтобы свое задание выполнил хотя бы один из указанных исполнителей;

• задание-контроль приходит инициатору в случае, если была установлена галочка Контроль задачи:

a. при установленной параллельной или последовательной маршрутизации - были выполнены все задания по задаче;

b. при установленной сложной маршрутизации - сработало Условие приема для контроля.

Например, у руководителя два секретаря, любой из них может зарегистрировать документ. На регистрацию отправляется задача, где в качестве исполнителей будут указаны оба, а условие приема -когда выполнит один из них.