1.4 Лабораторная работа№4 Поиск документов и папок. Настройка вида проводника системы.

В системе имеются развитые возможности для осуществления поиска документов. Поиск осуществляется по полям карточек документов или текстам документов. В результате поиска открывается окно, где содержатся ссылки на найденные по заданным критериям документы.

Примечание. Результаты поиска зависят от прав доступа пользователя, то есть найдутся только те документы, на которые у пользователя есть права хотя бы на просмотр.

Специальный поиск «Мои последние измененные документы»

Он позволяет быстро находить документы, для которых в течение последних 15 дней пользователь осуществлял следующие действия:

• создание документа;

• изменение текста документа;

• создание версии документа;

• изменение карточки документа;

• подписание;

• импорт документа.

Для выполнения этого поиска нужно выбрать в главном меню пункт Поиск/Мои последние измененные документы.

Произвольный поиск по параметрам

Он позволяет искать документы по критериям, задаваемым пользователем. Вызов поиска:

• главное меню Поиск/Поиск документов',

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<D>.

Для задания параметров поиска открывается окно «Поиск документов». Поиск можно производить по следующим критериям:

• поиск по полям карточки;

• поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск).

Поиск по текстовым полям карточки.

К текстовым полям карточки относятся, например, такие поля, как Наименование.

Если просто ввести в столбце Значение последовательность символов, то будет искаться любое вхождение этой последовательности символов в поле.

Чтобы задать более сложные критерии поиска, необходимо нажать на кнопку При этом откроется окно:

Равно. Значение данного критерия будет использоваться при поиске документов по выбранному текстовому полю. При этом будет проверяться полное совпадение значения данного критерия и значения выбранного текстового поля.

Содержит. Поле служит для задания условий поиска на вхождение подстроки.

Кнопка Добавить предназначена для добавления нового условия в список, для этого предварительно нужно ввести искомую подстроку в поле Равно или Содержит.

Значения. В этом поле содержится список условий, по которым происходит поиск в текстовом поле.

Способ объединения значений. В поле указывается необходимый вариант получаемого результата: удовлетворяющий всем условиям «И», удовлетворяющий хотя бы одному «ИЛИ», не удовлетворяющий ни одному «ВСЕ, КРОМЕ».

Кнопка ОК предназначена для утверждения результирующего условия поиска и перенесения условия в поле Значения.

Поиск по полям карточки, содержащим даты

Поля, содержащие даты, это, например:

Дата создания. Поле, в котором указывается дата создания искомого документа.

Дата редактирования. Поле, в котором указывается дата последнего редактирования искомого

документа.

Окно, в котором задаются критерии, содержит поля:

Равно. Значение данного критерия будет использоваться при поиске документов по выбранному полю. При этом будет проверяться полное совпадение значения данного критерия и значения выбранного поля.

С:. Поле служит для задания в качестве условия поиска интервала, начиная с указанной даты.

По\. Поле служит для задания в качестве условия поиска интервала, заканчивая указанной датой.

Поиск возможен не только по конкретным значениям дат, но и по относительным срокам таким, как «Вчера», «Сегодня» и т. д.

Поиск по полям карточки, связанным со справочником

Со справочниками связаны такие поля, как:

Автор. Поле, в котором указывается автор искомого электронного документа.

Вид электронного документа. Поле, в котором указывается вид искомого электронного документа.

Приложение. Поле, в котором указывается приложение искомого электронного документа.

Равно. Значение данного критерия будет использоваться при поиске документов по выбранному полю. При этом будет проверяться полное совпадение значения данного критерия и значения выбранного поля.

Способ объединения значений. В поле указывается необходимый вариант получаемого результата. Возможные варианты: «ИЛИ» и «ВСЕ, КРОМЕ».

Поиск по статусу документа

Поиск по статусу документа задается в поле Статус окна «Поиск документов». Окно задания критериев содержит поле Равно.

Равно. Поле, служащее для выбора значения статуса в выпадающем списке.

Значения. Поле, заполняемое списком условий, по которым происходит поиск.

Способ объединения значений. Поле, в котором указывается необходимый вариант получения результата. Возможные варианты: удовлетворяющие хотя бы одному «ИЛИ», не удовлетворяющие ни одному «ВСЕ, КРОМЕ».

Кнопка Добавить предназначена для добавления выбранного значения статуса в список искомых значений.

Кнопка ОК предназначена для переноса результирующего условия поиска в колонку Значения окна поиска документов.

Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск)

Текст. Поле, предназначенное для поиска по тексту документа. Окно критериев полнотекстового поиска содержит следующие поля:

• С точной фразой. При его заполнении ищется фраза с учетом порядка введенных слов. Слова могут разделяться любым количеством пробелов.

• Со всеми словами. При его заполнении ищутся документы, содержащие все слова из списка.

• С любым из слов. При его заполнении ищутся документы, содержащие любые слова из списка.

• Поиск по словоформам. При его заполнении поиск будет не только по словам, но и по всем частям речи, падежам, спряжениям данного слова. При этом введенные союзы, предлоги и др. незначащие слова отбрасываются.

Общие правила осуществления поиска по тексту документа:

• поиск идет без учета регистра символов;

• при поиске ищутся документы, в которых есть указанные слова. Если нужно найти слово с различными окончаниями, то вместо окончания необходимо ставить звездочку «*» или искать по словоформам;

• полнотекстовый поиск выполняется только для электронных документов следующих форматов: doc, xls, ppt, txt, htm;

• для осуществления полнотекстового поиска используется специальный полнотекстовый индекс программы Microsoft SQL Server, который не обновляется автоматически сразу после изменения электронных документов. Он обновляется администратором с некоторой периодичностью. Следовательно, для только что изменённых документов полнотекстовый индекс не будет обновлён, и полнотекстовый поиск не найдет эти документы.

Папки поиска

В некоторых случаях возникает необходимость регулярно искать документы (задачи, задания или компоненты), соответствующие определенным условиям, состав которых может со временем изменяться. Например, нужно искать все действующие в определенном промежутке времени договоры. Каждый раз настраивать одни и те же параметры поиска электронных документов не слишком удобно. Для этих целей лучше использовать специальный тип папок: папки поиска.

Для создания папки поиска нужно при создании обычной папки в ее карточке поставить отметку в поле Папка поиска, после чего необходимо задать набор критериев, в соответствии с которыми объекты будут помещаться в создаваемую папку. Каждый раз при открытии папки состав объектов в ней будет обновляться (т. е. будет осуществляться поиск объектов по заданным при создании папки критериям, и ссылки на все найденные объекты будут помещаться в папку поиска).