1.11.1.Обследование предметной области

Обследование предметной области является необходимым предшествующим этапом в любых новых разработках. Он, как правило, заключается в выявлении полной совокупности компонент информации, циркулирующей в определенной сфере деятельности человека, будь то производство или обслуживание (в том числе оказание образовательных услуг).

В реальных условиях обследование выполняется по специальной программе с использованием определенных методик и обязательным документированием результатов. Наиболее распространенными в настоящее время являются следующие методы обследования:

1. Метод наблюдения. Данный метод не обеспечивает полного и достоверного изучения предметной области, поскольку зависит от многих субъективных факторов: ответственности и добросовестности наблюдателя, его компетенции в изучаемых вопросах и т. д. Данный метод отражает обследование предметной области извне. Он целесообразен, когда изучаемый вопрос не является трудным для понимания и требуется лишь уточнение некоторых деталей.

2. Метод опроса исполнителей. Данный метод дает более полное представление об изучаемом предмете, в настоящее время наиболее распространен, хотя не является абсолютно точным.

3. Метод личного участия. Данный метод предполагает изучение предметной области “изнутри” путем выполнения определенных служебных функций с последующим их описанием. Он более достоверен и желателен по сравнению с предыдущими методами.

4. Метод анализа материалов. Данный метод предполагает изучение существа вопроса на основе документов (отчетов, распоряжений, квитанций, накладных, счетов-фактур и т. д.), характеризующих наличие и движение сырья, материалов, оборудования, изделий и т. п., имеющих место в соответствующей предметной области. Он наиболее точен, достоверен и научно обоснован.

5. Метод функционально–логического анализа. Данный метод заключает в себе наиболее полное обследование предметной области путем ее комплексного изучения, т. е. выявления основных направлений деятельности, этапов их реализации, состава комплексных и отдельных функциональных задач и операций, выполняемых различными организационными звеньями предприятия или учреждения. Для проведения обследования применяется опросный лист или анкета обследования. В анкете по каждой задаче указываются наименование, вид (составная или детальная), продолжительность выполнения, срок исполнения, предполагаемые задержки, список предшествующих работ, перечень и загруженность ресурсами.

На основе анализа заполненных анкет составляется общий перечень (альбом) обследования. Процесс функционирования исследуемой предметной области удобнее всего отображать в виде дерева целей (иерархической модели). Пример такой модели приведен на рис. 20. Верхний уровень полученной структуры соответствует основной (глобальной) цели функционирования предметной области.

Следующим шагом обследования является разработка и описание информационной модели предметной области. Этот принцип является особенно ценным при проектировании любых новых разработок, в том числе и в проектном менеджменте.

1 уровень

2 уровень

3 уровень

Рис. 20. Функциональная структура фирмы

Результатом моделирования предметной области в данном случае являются два структурных объекта, представляющих собой таблицы или матрицы:

1. Электронная таблица, отражающая следующие данные о каждой входящей в расписание задаче: номер, наименование задачи, ее тип, продолжительность выполнения, наименование ресурсов и объем назначения (занятость выполнением задач проекта). Таблица строится на основе функциональной структуры – дерева целей, полученного в процессе обследования предметной области. Визуальное отражение иерархии задач (расположение их по уровням подчиненности и процесс детализации) в данной модели выражается через многоуровневую нумерацию, а также путем смещения вправо в горизонтальной плоскости наименований детальных задач относительно имен составных задач. При описании продолжительности задач следует помнить, что длительность составных задач получается путем суммирования длительностей ее детальных задач. Табл. 8 отражает пример подобной модели, построенной на основе данных, приведенных на рис. 20.

Таблица 8

Номер	Наименование	Тип	Продолжи- тельность	Ресурсы	Объем назначения
1	Поставки товара	Составная	14 дней	Зам директора	1
1.1	Работа с поставщиками	Составная	8 дней	Зам директора	1
1.1.1	Заключение договоров	Детальная	6 дней	Администратор	1
1.1.2	Расчет	Детальная	2 дня	Бухгалтер	1
1.2	Доставка	Детальная	6 дней	Экспедитор	1
2	Реализация товара	Составная	66 дней	Зам директора	0,5
2.1	Крупные партии	Детальная	66 дней	Экспедитор	0,5
2.2	Мелкий опт	Детальная	66 дней	Продавец	1

2. Матрица связности , представляющая собой квадратичную единичную матрицу, которая определяет взаимозависимость задач проекта. Размерность матрицы соответствует общему количеству задач, описанных в полученной выше таблице. Наличие связи означает, что одна задача (ведомая) не может быть начата до завершения другой задачи (ведущей). Номер строки мат­рицы соответствует номеру ведущей задачи. Но­мер столбца соответствует ведомой задаче. Ненулевое значение элемента матрицы свидетельствует о наличии связи между задачами с номерами и . Нулевое значение элемента матрицы означает отсутствие связи. Табл. 9 соответствует матрице связности для рассматриваемого примера.

Таблица 9

	1	1.1	1.1.1	1.1.2	1.2	2	2.1	2.2
1						1
1.1					1
1.1.1				1
1.1.2
1.2
2
2.1
2.2