2. Функции управления

Ключевое понятие управления – воздействие. Оно связано с деятельностью субъекта управления по переводу объекта управления в новое желаемое состояние. Причем воздействие может быть разным по объему, содержанию, направленности, методам. В зависимости от этого меняется сущность процесса управления. Управление выполняет множество функций. Понятие функция используется в следующих значениях:

1) зависимость какого-либо явления от какой-либо определенной величины, аргумента;

2) роль, назначение чего-либо;

3) обязанности, круг деятельности.

Среди функций управления выделяют следующие классы:

• планирование;

• организация;

• мотивация;

• контроль и учет;

• анализ, координация и регулирование.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с определением целей управляемой системы, поиском наиболее эффективных методов и средств, необходимых для достижения этих целей, и формулированием системы показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных целей. Основоположник научного менеджмента Тейлор так оценивал значение функции планирования: “Завод должен управляться не столько директором-распорядителем, управляющим или начальником мастерской, сколько плановым отделом. Ежедневная работа всего завода должна направляться функциональными лицами отдела так, чтобы, по крайней мере, в теории завод мог работать беспрепятственно даже в том случае, если бы директор-распорядитель, управляющий и его помощники, не входящие в плановый отдел, все сразу отсутствовали в течение месяца”.

В ходе планирования разрабатываются планы. План представляет собой намеченную на определенный период работу с указанием ее целей, содержания, объемов, методов, последовательности, обеспечивающих факторов и сроков выполнения. Планы – это не столько директивы, которым надо жестко следовать, а, скорее всего, индикаторы, показывающие эффективные пути решения целей и задач управляемой системы в конкретной ситуации ее развития.

Организация является второй функцией управления. Ее задачей является формирование структуры управления организацией, а также обеспечение всем необходимым для ее нормального функционирования – персоналом, зданиями, оборудованием, финансовыми ресурсами и т. д. Термин организация происходит от латинского оrganizo – придаю стройный вид, устраиваю. Организационная функция обеспечивает переход управляемой системы из существующего состояния в желаемое, планируемое. Функция организации связана с созданием необходимых условий для достижения поставленных в процессе планирования целей. Функция организации включает распределение работы среди персонала, группировку задач в логические блоки и создание подразделений (отделов, секторов), координацию работы подразделений. Таким образом, организационная структура управления представляет собой форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Организация управления – это система организационных положений (регламентов, нормативов, инструкций, требований ответственности), определяющих и направляющих порядок управления.

Мотивация – функция управления, имеющая целью активизировать деятельность людей и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, определенных в планах. Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его поведения, можно эффективно воздействовать на него. При этом важно помнить, что человеком движет не одна изолированная потребность, а их сочетание и приоритеты потребностей могут меняться. Кроме того, следует учитывать, что “истинные побуждения, которые заставляют человека отдавать максимум усилий, весьма неопределенны и сложны”.

Контроль представляет собой процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Процесс контроля состоит из трех основных элементов:

• установления стандартов деятельности системы (нормативов), подлежащих проверке. Это может быть точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени или вытекающие из принятых планов;

• измерения того, что было достигнуто, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами.

Различают следующие виды контроля:

• предварительный – осуществляется до начала непосредственных работ. Его основная задача состоит в проверке готовности системы, ее персонала к работе;

• текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ;

• заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена.

Анализ, координация и регулирование заключаются в корректировке значений параметров управленческих процессов, если текущие результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Задача контроля состоит в том, чтобы зафиксировать отклонение от установленного стандарта, а функции анализа, координации и регулирования направлены на то, чтобы не допустить такого отклонения либо минимизировать его.

Главная задача управления - достичь цели в намеченные сроки. Основные черты эффективного управления:

• своевременность – устранять отклонения прежде, чем они примут опасные размеры;

• ориентация на результат – важно проконтролировать результат выполнения работы, а не ее процесс;

• экономичность – выгоды, приносимые управлением, должны превышать затраты на его проведение;

• гибкость – корректировка процедур контроля и набора контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации;

• простота – процесс управления, как правило, наиболее экономичный, эффективный, понятный работникам;

• стратегический характер – контролировать достижение, прежде всего достижение стратегических целей, а не промежуточных.

В последнее время в мировой практике получил широкое распространение “бенчмаркинг” – новый метод управления, особая управленческая процедура внедрения в практику работы организации технологий, стандартов и методов работы лучших организаций-аналогов. В процессе бенчмаркинга осуществляется поиск организаций (предприятий), которые показывают наивысшую эффективность, обучение их методам работы и реализации передовых методов в собственных условиях.