1.13.Знакомство с ms Project
Какие же виды задач могут быть решены с помощью MS Project? Прежде чем ответить на этот вопрос, повторим еще раз, что все инструменты сетевого планирования и управления проектами можно (и нужно) рассматривать как средства информационной поддержки принятия управленческих решений. Следовательно, для эффективного использования этого инструмента необходимо достаточно четко представлять себе цели, которые предполагается достичь за счет планирования. Итак, применение MS Project на стадии планирования поможет руководителю ответить на следующие вопросы:
Насколько вообще реально воплощение в жизнь данного проекта?
Какие конкретно работы необходимо выполнить для достижения целей проекта?
Какой состав исполнителей, соисполнителей и какие виды материальных ресурсов потребуются для реализации проекта?
Какова стоимость проекта и как наиболее выгодно распределить во времени финансовые затраты на реализацию проекта?
Кто должен отвечать за те или иные виды работ?
Насколько велик риск, и каков возможный ущерб при завершении проекта на той или иной стадии?
Для ответа на первый вопрос требуется провести полный анализ проекта по методу критического пути с использованием ресурсного планирования, однако без излишней детализации. В этом отношении весьма большую помощь могут оказать шаблоны, входящие в состав пакета. Каждый такой шаблон относится к определенной сфере и может считаться своеобразным стандартом соответствующего плана проекта. Внеся в него необходимые коррективы в соответствии с особенностями конкретного проекта, можно получить вполне реалистичную оценку возможного развития событий и требуемых затрат. Например, на рис. 24 приведен фрагмент диаграммы Гантта, отражающей календарный план проекта по запуску в производство нового изделия.
Рис. 24. Пример использования шаблона для предварительного анализа проекта
Ответ на второй вопрос также может быть получен с помощью одного из стандартных расписаний. Если же подходящего шаблона для планируемого проекта нет, то структуру проекта придется создавать вручную. Тем не менее, и в этом случае MS Project способен оказать существенную помощь, поскольку в его составе имеются средства построения сетевого графика. Технология построения графика практически не отличается от его рисования на листе бумаги, за исключением того, что занимает значительно меньше времени, а для работ проекта автоматически устанавливаются параметры, заданные по умолчанию (такие, как длительность, календарные даты начала и окончания и т. д.).
На основе сетевого графика автоматически формируется календарный план в виде диаграммы Ганта. Определив структуру расписания в виде сетевого графика, вы получаете “заготовку” календарного графика с привязкой сроков выполнения работ к реальным датам.
Чтобы получить ответ на третий по счету из перечисленных выше вопросов, требуется выполнить назначение ресурсов (хотя бы на уровне текущего представления менеджера о составе и характере входящих в проект работ). В качестве ресурсов проекта могут быть заданы либо уникальные для него исполнители и материалы, либо назначены виды ресурсов, использовавшихся в предыдущих проектах (или взятые из шаблонов). Обобщенную информацию об используемых в проекте ресурсах можно получить с помощью таблицы ресурсов (рис. 25), а более детальную на основе анализа объема назначений всех ресурсов.
Для каждого ресурса могут быть построены гистограммы его загрузки и стоимости. После назначения очередного ресурса (с указанием его стоимости и объема) выполняется автоматический пересчет стоимости проекта, благодаря чему очень легко получить сравнительную оценку различных вариантов назначений. Для проведения стоимостного анализа проекта в MS Project используется так называемый “метод освоенного объема”, с помощью которого может быть проведен анализ затрат либо на текущую дату, либо на заданную календарную дату.
Рис. 25. Таблица ресурсов проекта
Любой, даже самый хороший, план не застрахован от случайностей. Чтобы адекватно анализировать риск, необходимо иметь детализированный план проекта. Так что самое лучшее время, чтобы выполнить начальный анализ риска, непосредственно перед сохранением базового плана. Как правило, при анализе рисков рекомендуется использовать многие из тех средств планирования и форм представления проекта, о которых было сказано выше. Кроме них, могут привлекаться дополнительные методы и средства, выбор которых зависит от специфики проекта и уровня подготовки пользователя. Например, простым и вместе с тем эффективным средством является сравнение нескольких версий (сценариев) расписания проекта. Как правило, таких сценариев должно быть три: наиболее вероятный (ожидаемый), оптимистичный и пессимистичный. Для сравнительной оценки длительности проекта по этим трем сценариям в составе MS Project имеется специальный инструмент процедура анализа по методу PERT. С ее помощью вы можете описать и сравнить между собой расписания проекта, учитывающие те или иные риски.
Для более сложных ситуаций могут быть созданы соответствующие макросы, реализованные с помощью VBA (язык программирования Visual Basic Application). Завершая короткий обзор основных возможностей MS Project, отметим, что на любой стадии работы над проектом вы всегда будете чувствовать поддержку со стороны разработчиков: либо в виде всплывающих окон с подсказками, либо в форме смарт-тегов, либо в какой-то другой форме. Например, если вы станете последовательно вводить одинаковые значения параметров для нескольких задач, то на экране появится окно Мастера планирования с подсказкой, как избежать повторного ввода.