1.28.Сохранение базового плана и отслеживание работ по проекту

Базовый план представляет собой набор предварительных оценок начальных и конечных дат, длительностей, трудозатрат и затрат, сохраненных после завершения и настройки плана проекта, но до начала проекта. Базовый план является основным критерием оценки изменений проекта. Помимо этого в базовом плане сохраняются около 20-ти наборов сведений, включая итоги и повременные сведения для задач, ресурсов и назначений. Можно сохранить до 11-ти базовых планов.

Поскольку базовый план содержит данные, с которыми сравнивается фактический ход выполнения проекта, этот план должен содержать наиболее точные предварительные оценки для длительности задач, начальных и конечных дат, затрат, а также других переменных проекта, которые требуется отслеживать. Если данные базового плана значительно отличаются от текущих данных,  это означает, что базовый план был составлен неточно. Обычно такие различия возникают, если изменяются область охвата или основная цель проекта. Если заинтересованные стороны проекта согласны, что различия это оправдывают, то в любой момент можно изменить или доработать базовый план. Сохранение нескольких базовых планов особенно удобно для продолжительных проектов или для проектов, в которых запланированные задачи или затраты были значительно изменены, а данные первоначального базового плана больше не действительны.

Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач). Допускается сохранение до 10-ти промежуточных планов. Если необходимо сделать снимки большого количества данных проекта на стадии планирования, сохраните несколько базовых планов. Например, это можно сделать для основных вех планирования. Затем, после начала проекта, если необходимо сохранить только даты начала и окончания задач, можно сохранить несколько промежуточных планов. Например, эти действия можно выполнять ежемесячно или один раз в квартал.

Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом производится в два этапа.

1-й шаг. Ввод сведений о ходе выполнения проекта (автоматически или вручную).

2-й шаг. Указание способа отслеживания хода выполнения (отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам; путем указания фактических трудозатрат и оставшихся трудозатрат; отслеживать часы трудозатрат за период).

Чтобы обновить проект, выполняются следующие действия:

1. Задается дата отчета о состоянии. В зависимости от выбранных параметров при обновлении сведений о ходе выполнения дата отчета о состоянии может определять дату, на которую соответствующие работы считались завершенными. Дата отчета о состоянии может влиять на расположение выполненных работ и планирование оставшихся работ по задаче.

2. Обновляется ход выполнения проекта, т. е. в столбце “% завершения по трудозатратам” вводится число от 0 (никакие работы по задаче не выполнены) до 100 (все работы по задаче завершены) для каждой задачи, которую требуется обновить.

Проверка хода выполнения проекта базируется на дате отчета о состоянии. Укажем для нашего примера дату отчета о состоянии 25.04.05 и проверим ход выполнения проекта (рис. 46).

Проверка в данном случае показала, что практически все задачи на данном этапе выполнены, кроме задачи “Получение разрешений на продолжение”, которая была сделана только на 70 %. Из-за этого отстают от плана задачи “Закрепление требуемых ресурсов” и “Анализ завершен”.

Сравнение текущих характеристик с базовым планом можно посмотреть и на диаграмме Гантта, для этого необходимо вывести представление “Диаграмма Гантта с отслеживанием”.

Рис. 46. Проверка хода выполнения проекта

В ходе управления проектом Project предоставляет возможность построения различного рода отчетов, в частности:

• печать текущего представления как отчета;

• сравнение хода выполнения с базовым планом;

• просмотр критических задач проекта;

• просмотр рисков и вопросов проекта;

• просмотр выделения времени ресурсов;

• просмотр затрат проекта;

• публикация данных проекта на сервере и т. д.

Предусмотрена возможность представления данных проекта в виде различных представлений (рис. 47).

Рис. 47. Окно представлений данных проекта

Конечно, в этой главе мы рассмотрели далеко не все возможности Microsoft Project. В заключение следует отметить, что изучение и последующее применение этого пакета может значительно улучшить методы проектного менеджмента вашей организации.