Структура делового письма

1.Наименование организации-отправителя	Letterhead
2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д	Reference line
3. Дата написания письма	Date
4. Адрес получателя письма	Inside address
5.Указание на конкретное лицо	Attention line
6. Вступительное обращение	Salutation
7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма	Subject line
8. Основной текст письма	Body of the letter
9. Заключительная формула вежливости	Complimentary close
10. Подпись	Signature
11. Указание на приложение	Enclosure

Ознакомимся подробнее с каждым разделом делового письма.

1.Letterhead (наименование организации-отправителя) печатается типографским способом, содержит название и адрес организации или фирмы, номер факса и телефонов. Располагается заголовок в верхней части бланка.

Consultant’s Bureau Inc.

324 W. 19th St., New York 11

N.Y., USA

Telephone: 052.70-3985 Telefax: (056) 043-075

В конце названий фирм часто встречаются слова Ltd., Corp. или Inc., которые обозначают следующее:

Ltd. (= Limited liability) - ограниченная ответствен­ность (компании), т.е. фирма несет ответственность только в пределах номинальной стоимости акций, принадлежащих ее членам (акционерам): A. Smith & Co., Ltd;

Corp.(= Corporation) - корпорация;

Inc.(=Incorporated) - зарегистрированный как кор­порация (употребляется главным образом в США): John Sullivan & Company, Inc. Названия типа William Brown & Co., Warner Bros., Davis & Sons, Rogers & White означают, что эти предприя­тия являются товариществами, ответственность членов ко­торых гарантируется их имуществом.

2. Reference line (указание на ссылку). В некоторых случаях после заголовка может следовать исходящий номер письма, на который необходимо сослаться в ответе:

Our ref. No. АК/666 наша ссылка № АК/666

Your ref. No. ЕС /124 ваша ссылка № ЕС /124

3. Date (дата написания письма) печатается в правом вер­хнем углу бланка. Существует несколько вариантов написания даты:

15th October,2010 15 October,2010 15 Oct., 2010

Названия месяцев в деловой переписке обычно пишутся сокращенно:

January-Jan.	February-Feb.	March-Mar.	April-Apr.
May-May	June-Jun.	July-Jul.	August -Aug.
September-Sept.	October-Oct.	November- Nov.	December-Dec.

Не рекомендуется цифровое обозначение дат, посколь­ку, в разных странах оно может быть понято по-разному. Так, например, дата 7/8/13 в Англии будет прочитана как 7 августа 2013 года, а в США как 8 июля 2013 года, так как в Соединенных Штатах на первом месте стоит месяц, затем число и год.

4. Inside address (адрес получателя письма) указывается в следующем порядке - номер офиса, дом, улица, город, почтовый индекс, штат (для США), графство (для Великобритании), страна.

5. Attention line (указание на конкретное лицо). Эта строка делового письма не являет­ся обязательным его компонентом. Она мо­жет быть опущена, если фамилия получателя указана во внутреннем адресе. В том слу­чае, когда письмо адресовано какой-либо организации и при этом отправитель заин­тересован в том, чтобы письмо было прочи­тано определенным лицом в этой организа­ции, возникает необходимость каким-то об­разом выделить его фамилию. На английском языке это можно выразить сле­дующим образом:

For the Attention of Mr. Jonathan J. Morgan

6. Salutation (вступительное обращение) - стандартная строка, являющаяся неотъемлемой частью делового письма. Она помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений:

Dear Sirs,	Уважаемые господа (британский стиль)
Gentlemen:	Господа (американский стиль)
Messrs, (сокр. от Messieurs)	Господа (ставится перед фамилиями владельцев фирмы)
Dear Sir or Madam,	Уважаемый господин или госпожа
Dear Mr. …,	Уважаемый господин …
Dear Mrs. …,	Уважаемая госпожа (замужней женщине)
Dear Miss … ,	Уважаемая госпожа (незамужней женщине)
Dear Ms … ,	Уважаемая госпожа (если семейный статус женщины не известен)

7. Subject line (указание на общее содержание письма, т.е. тема письма). Этот раздел не является неотъемлемой частью делового письма, он часто опускается. Однако обозначив общую тему письма, отметив номер контракта или дела, отправитель тем самым сразу мобилизует внимание своего партнера по переписке, направляет его в русло определенного круга проблем.

Dear Sirs,

Order No. 1234 for Snow Racers

We have received your letter...

Указание на общее содержание письма может быть обозначено и по-другому:

Subject: Up-to-date List of Addresses

8. Body of the letter (основной текст письма). Это, безусловно, важнейшая часть письма, в которой отправитель реализует свои намерения. Обычно текст письма разбива­ется на абзацы, что облегчает процесс чтения и восприятия информации.

9. Complimentary close (заключительная формула вежливости). В деловой переписке принята определен­ная форма завершения письма. Обычно заключительная формула помещается непосредственно под текстом письма с правой стороны. Наиболее распростра­ненными являются следующие формулы вежливости:

Yours faithfully,

Yours truly, С уважением (строго официально)

Yours very truly,

Very truly yours,

Yours very sincerely, Искренне Ваш (официально)

Yours sincerely,

Sincerely yours.

10. Signature (подпись). Подпись также имеет фиксированное ме­сто в структуре письма. Она обычно помещается под заключительной формулой вежливости и выглядит следую­щим образом. На отдельной строке указы­вается название фирмы или организации, от имени которой отправлено письмо. Затем следует подпись лица и его должность (возможно также упо­минание отдела).

Dennis J. Stenberg, Manager

Export Department

11. Enclosure (указание на приложение). Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова Enclosure. Как правило, пишется сокращенный вариант этого слова -Encl. (или Еnс.)