Письмо о сотрудничестве (Letter on cooperation)

Письмо о сотрудничестве – это деловое письмо, которое составляется и отсылается организацией своему потенциальному партнеру, с предложением о дальнейшем сотрудничестве в разной форме. Деловые письма о сотрудничестве могут быть с предложением продать товары, услуги, продукты или же купить их. Цель письма - заинтересованность и побуждение адресата действовать в направлении автора. Данное письмо можно направлять одному корреспонденту или одновременно нескольким. Предложение, которое предлагает организация, может быть детальным и конкретным, после чего может сразу заключаться договор или обобщенным, являющимся предложением к взаимному началу переговоров. Если письмо отправляется первый раз, то оно должно содержать не только суть самого изложенного предложения, но и информацию о его авторе и организации. От того насколько правильно и грамотно написано и оформлено письмо о сотрудничестве зависит успех предстоящей сделки. Его содержание будет играть большую роль в доведении до потенциального партнера нужной информации. Начало письма лучше писать с конкретного предмета, чтобы даже при быстром его просмотре можно понять суть. Его основной составляющей должен быть акцент на индивидуальности предложения автора. Основные составляющие письма, которые принесут успех и дальнейшую плодотворную работу, это простой язык написания с умеренным употреблением различных профессиональных терминов, доступность для восприятия написанной информации и лаконичность. В нем должен быть сформулирован вопрос, характеристика самих взаимоотношений и предложение о сотрудничестве. Стиль написания зависит от самого предложения. Письмо целесообразно отправлять по одному вопросу, а если требуется обратиться в компанию по нескольким, то лучше написать отдельные письма. К нему можно приложить убедительные и доказательные материалы, такие как соглашения или проспекты. В письме о сотрудничестве указываются реквизиты, такие как название организации, данные о ней, код, государственный регистрационный номер, код налогоплательщика, дата, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнителе и подпись. Оно может быть написано на определенном бланке или чистом и плотном листе А4.

Информационное письмо (Information letter)

Что вы будете делать, если вам необходимо оперативно сообщить коллегам или конкурентам о намечающейся крупной конференции или другом важном для вашего предприятия событии? Правильно, писать информационные письма и рассылать их по разным инстанциям, начиная с многочисленных отделов своего предприятия, и заканчивая крупными компаниями, работающими в определенном секторе производства или услуг. Итак, попробуем разобраться, что же такое информационное письмо и каковы основные правила его написания.

Информационное письмо – это один из видов некоммерческих деловых писем, оно призвано сообщить адресату важную информацию, которую вы хотите до него донести. Размеры информационного письма могут быть самыми разными от одного-двух абзацев, до нескольких страниц. Обычно, если автор информационного письма желает сообщить большое количество информации, он вкратце резюмирует основные сведения, а масштабный текст оформляет в виде приложений, так существует больше шансов, что письмо будет прочитано адресатом, а не затеряется в потоке ненужной корреспонденции. Нередко в информационных письмах содержатся выдержки из законодательных или нормативных актов. Как мы уже отмечали, основная цель письма - проинформировать, известить, просветить или прорекламировать. Оно также может содержать в себе сообщение, напоминание, предложение, просьбу или другие данные. Нередко информационные письма напоминают адресату о том, что заканчивается срок действия какого-либо договора и его нужно пролонгировать. Оформляется информационное письмо по принципу деловых писем: дата, исходящий номер, должность, фамилия и инициалы адресата, название документа (информационное письмо), текст письма. Обычно информационное письмо заверяется подписью руководителя, либо его заместителя. Если осуществляется массовая рассылка информационных писем, допустимо использовать факсимильную подпись. Чаще всего массовые информационные письма рассылаются внутри одного ведомства, в таком случае на документе допускается подпись личного секретаря руководителя.